Le gestionnaire de paie doit créer un premier modèle de grille avant toute utilisation. Dans ce modèle, il choisit les rubriques à utiliser et la périodicité de la grille. Une fois créée, la grille est disponible pour lui et les RH.
💡 Accéder au paragraphe sur les grilles modèles pour plus d'informations.
Le RH ne peut modifier le contenu d'une grille. Il doit contacter son gestionnaire de paie pour mettre à jour les rubriques utilisées.
Matrice annuelle (page d'accueil navette)
Dès qu'au moins un Modèle de grille a été créé, la Matrice Annuelle (ou frise chronologique) est votre écran principal de travail dans l'application.
Vous pouvez :
- assurer le suivi des saisies
Exemple
Exemple
Dans l'exemple ci-dessus, 3 modèles distincts sont paramétrés par le gestionnaire de paie : 'Acompte au 15', 'EVP mensuels', 'Primes trimestrielles'. Ces 3 modèles sur lesquels peuvent être effectuées la saisie séparément chaque mois, constituent les EVP à transmettre à la Paie.
- naviguer dans les années grâce aux chevrons entourant l'année : < >
Les grilles affichées peuvent prendre différents statuts :
- À saisir : Aucune donnée saisie
- En cours : Cas d'une saisie enregistrée, mais non encore transmise au Gestionnaire de paie ni Envoyée en Paie. L'utilisateur client devra finaliser sa saisie puis transmettre les éléments au GP.
- Transmis : L'utilisateur client a terminé la saisie du mois pour la grille concernée et l'a transmis au Gestionnaire de Paie. La saisie ne peut plus être modifiée par le client.
- Envoyé : La saisie mensuelle du mois pour la grille a été effectuée et a été envoyée en paie ; elle ne peut plus être modifiée par aucun intervenant dans Navette.
- Correction GP : La grille a déjà été envoyée en paie, mais est en cours de correction par un GP. Plus d'information dans l'article "Corriger une navette envoyée en paie".
En cliquant sur l'un des pictogrammes, l'utilisateur entre dans la Grille mensuelle et pourra saisir ou consulter les EVP pour cette période.
Grille mensuelle
Une fois que vous avez cliqué sur l'un des pictogrammes dans la vue annuelle, vous accédez à la grille mensuelle.
Sont affichés en fonction du modèle qui a été créé par le Gestionnaire de paie :
Les contrats du mois (en lignes)
Les Rubriques et Zones saisies (en colonnes)
Les Commentaires qui apparaîtront sur la rubrique du Bulletin de Paie du salarié.
Écran récapitulatif des EVP
Un écran récapitulatif est affiché avant transmission des EVP au Gestionnaire de paie ou envoi en paie.
L'utilisateur peut garder une copie PDF des éléments qui seront transmis au cabinet comptable. Après transmission/envoi ce fichier PDF est aussi stocké / archivé automatiquement dans la GED de l'application Document (dossier "Social > Collecte de données Variables de Paie") comme illustré :
Gestion des modèles de grilles
Création des modèles de grilles
Si aucune grille n'est encore créée,
Pages d'accueil lorsque le dossier Navette ne contient aucun Modèle de grille (le RH et le GP ont des écrans légèrement différents) :
Page d'accueil Navette vierge pour un collaborateur Gestionnaire de Paie :
- Le bouton Créer un modèle est accessible uniquement par le Gestionnaire de Paie et permet de créer un nouveau modèle.
- Le bouton Importer des modèles, accessible uniquement par le Gestionnaire de Paie, permet d'intégrer un modèle d'un autre dossier, accélérant le paramétrage de Navette.
Page d'accueil Navette vierge pour un client RH :
Un utilisateur client doit avoir à disposition au moins un modèle pour effectuer une saisie mensuelle et transmettre des éléments variables au Gestionnaire de Paie.
Modification d'un modèle de grille
L'accès au modèle de grille s'effectue en cliquant sur l'icône "3 points" en fin du nom du modèle, puis sélectionnez l'un des 3 menus proposés :
Via un assistant à 2 étapes, le GP définit la période (dates et fréquences) de saisie + les rubriques + les zones à saisir mensuellement et d'autre options comme l'ordre des rubriques ou la possibilité de personnaliser le libellé des rubriques.
Assistant : Etape 1 ' Informations générales'
Assistant : Etape 2 ' Gérer les rubriques'
