Tâche / Enjeu	Sans Portail RH (Méthode "classique")	Avec Portail RH
Collecte des EVP	Chasse aux informations par email/téléphone, compilation manuelle sur Excel.	Les données sont saisies par les salariés/managers et arrivent automatiquement centralisées.
Risque d'erreurs	Élevé. Erreurs de ressaisie, oublis, données non validées.	Faible. Saisie à la source, pas de ressaisie, workflows de validation obligatoires.
Gestion des absences	Le GP reçoit un formulaire papier ou email, le saisit, calcule le solde manuellement.	Le salarié pose sa demande, le manager valide, le solde se met à jour automatiquement.
Questions des salariés	Le GP est constamment sollicité pour les soldes de congés, duplicatas de bulletins...	Le salarié est autonome et trouve 90% de ses réponses sur le portail 24/7.
Traçabilité	Difficile, dispersée dans les emails et les fichiers.	Totale et infalsifiable. Chaque action est horodatée et enregistrée.
Rôle principal du GP	Opérateur de saisie, gestionnaire administratif.	Expert en paie, auditeur de données, conseiller.

1. Fiabilisation des données et réduction drastique des erreurs

Saisie à la source : L'information est saisie une seule fois, directement par le salarié (demande de congé) ou son manager (validation, saisie de prime). Le GP n'a plus à ressaisir des informations reçues par email ou sur des tableurs Excel, ce qui élimine la principale source d'erreurs de paie.
Workflows de validation : Le portail impose un circuit de validation. Le GP reçoit une donnée déjà vérifiée et approuvée.
Traçabilité complète : Chaque action (qui a demandé, qui a validé, quand ?) est enregistrée. En cas de litige ou de contrôle, l'historique est clair et indiscutable.

2. Gain de temps massif et concentration sur l'expertise

Le temps est la ressource la plus précieuse pour un GP, surtout en période de clôture de paie.

Fin de la collecte manuelle : Plus besoin de compiler des dizaines d'emails et de fichiers Excel pour rassembler les éléments variables de paie (EVP). Tout est centralisé et consolidé automatiquement.
Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée : Le portail gère les calculs de soldes de congés, les notifications, les rappels... Le GP peut se libérer de ces tâches chronophages et répétitives.
Autonomie des salariés et clients RH : Un salarié peut consulter ses soldes de congés ou télécharger son bulletin de paie sans solliciter le GP. Un client RH peut consulter l'historique des absences de son équipe. Cela réduit considérablement le nombre d'interruptions et de questions récurrentes.

3. Sécurité et Conformité renforcées

À l'heure du RGPD, la gestion des données personnelles est un enjeu majeur.

Zéro email avec des données sensibles : Fini les échanges de RIB, d'arrêts maladie ou d'informations personnelles par email. Le portail est un coffre-fort sécurisé avec des accès contrôlés.
Centralisation pour la DSN : Avoir des données fiables et centralisées dans un seul système simplifie et sécurise la génération de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et autres déclarations légales.
Respect du RGPD : Un portail RH est conçu pour respecter les normes de sécurité et de confidentialité des données, ce qui protège l'entreprise et le GP en cas de contrôle.

Scénario d'utilisation mensuel de portail RH

Phase 1 : Utilisation de l'application Portail RH par le RH client et ses salariés

Étape 1 : Saisie des absences

Saisie au fil de l'eau des absences dans le Planning, depuis l'application Web ou l'application Mobile. Rappel : ces saisies d'absences peuvent être réalisées par différents intervenants (le salarié lui-même, son manager, le RH, ...)

Étape 2 : Validation des absences

Les absences saisies doivent ensuite être approuvées. Cette validation est de la responsabilité du client ou du manager des équipes.

Étape 3 : Saisie des variables

Saisir les Rubriques dans les grilles du mois et transmettre ces grilles mensuelles au Gestionnaire de Paie. Cette opération est à réaliser par le RH. Rappel : les grilles mensuelles permettent d'envoyer en paie aussi bien les rubriques saisies que les absences validées (cf l'écran récapitulatif affiché lors de l'envoi).

Phase 2 : Utilisation de portail RH par le GP (collaborateur du Cabinet)

Étape 4 : Envoi des EVP en paie

Valider les EVP transmis par le RH (éventuellement les corriger) et envoyer les Grilles mensuelles en Paie

Étape 5 : IJSS

Si ce module est activé dans votre solution, le système procède automatiquement au calcul des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS) et des maintiens de salaire associés, suite à la transmission des éléments par le GP.

Étape 6 : Production Paie