📌 Objectif
Cet article décrit comment utiliser le module IJSS et maintien
↗️ Accès au module
Menu principal : Paie / IJSS et maintien
Le module IJSS et maintien de salaire permet l'automatisation des calculs du maintien de salaire légal ou conventionnel.
Afin de vous assurer que votre dossier présente la configuration permettant une utilisation optimale du module, il est impératif de lire toute la documentation, notamment les cas ne pouvant pas être gérés, avant activation.
Accès aux paramètres
Menu principal : Paie / IJSS et maintien / Paramètres
Activation
1️⃣ Cliquer sur Activer le module Maintien/IJSS
2️⃣ Choisissez le mode de calcul
Le mode Jurisprudence (par défaut)`
Il applique la grille (légale ou conventionnelle) définie par nos juristes comme la plus favorable à l'ensemble des salariés de la société et pour tous les arrêts (appréciation au global).
L'arbitrage pourra être consulté au niveau de la liste des grilles de maintien, colonne "Plus avantageux".
Si Oui, la grille conventionnelle est appliquée, si Non c'est la grille légale qui est appliquée.
Le mode Administration :
Il applique la grille la plus favorable (légale ou conventionnelle) salarié par salarié et arrêt par arrêt.
La comparaison est faite en début d'arrêt sur le calcul suivant :Nombre de jours à indemniser sur l'arrêt (carence déduite) x taux d'indemnisation
Exemple : Arrêt de 18 jours calendaires
Légal (carence 7 jours) : 6 jours à indemniser à 90% et 5 jours à 66.67%.
Conventionnel (carence 4 jours) : 9 jours à indemniser à 80% et 5 jours à 60%.
(6 x 0.9) + (5 x 0.6667) = 5.4 + 3.3335 = 8.7335
(9 x 0.8) + (5 x 0.6) = 7.2 + 3 = 10.2
La grille conventionnelle s'appliquera.
Autre exemple où le droit du travail est plus avantageux :
Cette comparaison n'est faite que sur la première saisie d'arrêt (infra ou extra-mensuelle). En cas de prolongation il n'y aura pas de nouvelle évaluation du plus favorable.
Si le dossier de paie est ouvert en production au moment de l'enregistrement, il est nécessaire de le fermer puis de l'ouvrir à nouveau afin de pouvoir utiliser le module immédiatement.
Paramétrer ses grilles de maintien
Les dispositions légales et les dispositions conventionnelles des conventions suivies par nos soins sont modélisées sur des grilles consultables dans le module.
Accès aux grilles
Menu principal : Paie / IJSS et maintien / Grilles
La liste des grilles est présentée sous forme de tableau, dont les différentes colonnes sont :
L'IDCC (avec son caractère étendu ou non).
Les éventuels secteurs auxquels s'applique la grille.
Le libellé de la grille.
Les types d'absences couverts par la grille.
Les dates de début et de fin de validité.
Le caractère plus avantageux que le légal (utilisé en mode Jurisprudence).
Le niveau de déclinaison de la grille (Modèle, Cabinet, Dossier, Etablissement)
Consulter les dispositions modélisées
1️⃣ Cliquer sur l'icône oeil à correspondant à la grille souhaitée
2️⃣ Le détail s'affiche :
On retrouve en haut les critères de la grille sélectionnée :
L'IDCC.
Les types d'absences couverts par la grille.
Le libellé de la grille.
Le type d'historique de droits utilisé (Année glissante, Année civile).
Le type d'ancienneté utilisé (Ancienneté société, Ancienneté groupe, Ancienneté profession).
Le critère utilisé pour l'application de la grille au salarié (Statut, Statut retraite, Classification modélisée).
Les dates de validité.
En-dessous, un ou plusieurs blocs sont affichés selon que les dispositions sont les mêmes pour tous les critères.
En en-tête du bloc sont listés les critères auxquels s'appliquent les conditions.
On retrouve ensuite les informations concernant les différentes conditions :
Plage d'ancienneté.
Délai de carence applicable.
Durée du maintien (en jours ou mois).
Taux appliqué
Si la durée de maintien est exprimée en mois la formule utilisée par le module est la suivante : 365*3+366/48=30.43 (arrondi)
365 correspond au nombre de jours dans une année
366 correspond au nombre de jours dans une année bissextile
48 correspond au nombre de mois sur 4 ans
Ceci afin de prendre en compte l'année bissextile qui est tous les 4 ans
Personnaliser une grille de maintien
Si vous souhaitez déroger aux dispositions conventionnelles ou si la convention n'est pas modélisée, il est possible de créer une grille personnalisée en ajoutant une grille ou en dupliquant et modifiant une grille existante.
1️⃣ Depuis la liste des grilles, cliquer sur Ajouter une grille
2️⃣ Choisir le niveau de déclinaison
Cabinet : disponible uniquement pour les Administrateurs de comptabilité. La grille s'appliquera à tous les dossiers de l'agence.
Dossier : la grille s'appliquera à tous les salariés du dossier (Entreprise).
Etablissement (ouvre un champ "Etablissement"): la grille s'appliquera à tous les salariés de l'établissement choisi.
3️⃣ Choisir l'IDCC
Si la convention choisie possède des secteurs, un champ "Secteur" s'ouvre.
Les secteurs ne doivent être cochés que si la grille s'applique spécifiquement à ce ou ces secteurs. Si elle s'applique à tous les secteurs, ne rien cocher.
4️⃣ Choisir le format de calendrier (type d'historique) :
Année glissante : évaluation des droits consommés sur les 12 mois glissants au premier jour de l'arrêt.
Année civile : évaluation des droits consommés depuis le 1er janvier
En année civile, une case à cocher vous permet de choisir la gestion des droits pour les arrêts chevauchant deux années civiles.
Si la case est cochée, les droits appliqués à compter du 01/01 seront ceux restants sur N-1 au 31/12.
Si la case est décochée, les droits appliqués à compter du 01/01 seront les droits nouvellement acquis sur N.
5️⃣ Choisir le type de maintien : Brut ou Net
6️⃣ Choisir le type d'ancienneté : Champ de la fiche salarié utilisé pour évaluer l'ancienneté.
Ancienneté société
Ancienneté groupe
Ancienneté profession
7️⃣ Identifier la grille : Choisir un libellé explicite permettant d'identifier facilement la grille.
8️⃣ Choisir le type d'absence : Plusieurs types d'absences peuvent être choisis pour une même grille.
Maladie (Maladie non professionnelle)
Maladie sans carence (Absence de carence IJSS)
Maladie professionnelle
Accident du travail
Accident de trajet
Maternité
Adoption
Paternité
9️⃣ Configurer la Gestion du maintien par type d'arrêt
Si la case est cochée, les durées d'indemnisations du/des type(s) d'absence de la grille ne seront pas impactées par les autres types d'absences indemnisées précédemment.
🔟 Choisir le critère : critère utilisé pour identifier la condition applicable à un salarié.
Classification modélisée
Statut
Statut retraite
➕ Définir la date de début de validité : Par défaut c'est la date de création de la grille qui est affichée.
➕ Définir si la grille est plus avantageuse que le légal (en mode Jurisprudence uniquement)
Cliquer sur Ajouter une grille pour valider
L'écran des conditions est affiché.
➕ Cliquer sur Ajouter une condition.
Choisir la population pour laquelle la condition va s'appliquer (dépend du critère choisi à l'étape précédente : Statut, Statut retraite, Classification modélisée) : Choix multiple possible.
Choisir le format de la durée d'ancienneté requise : Année, Mois.
Définir la plage d'ancienneté
Pour cette plage d'ancienneté, définir la carence : Elle est définie en jours. Si pas de carence renseigner 0.Choisir le format de la durée de maintien : Mois ou jours.
Définir la durée et le taux de maintien
Pour définir une seconde condition sur la même plage d'ancienneté,
cliquer sur Dupliquer l'ancienneté.
Pour ajouter une nouvelle plage d'ancienneté,
cliquer sur Ajouter une ligne avec une ancienneté différente.
Le début d'ancienneté est renseigné automatiquement avec la fin d'ancienneté de la ligne précédente.
Après avoir défini toutes les conditions, cliquer sur Valider.
Pour ajouter des conditions pour une autre population, cliquer à nouveau sur Ajouter une condition et suivre la même procédure. Les critères déjà choisis sur la condition modélisée précédemment ne sont plus disponibles.
Dupliquer une grille de maintien
1️⃣ Depuis la liste des grilles, cliquer sur le bouton Dupliquer.
2️⃣ Le formulaire de paramétrage de la grille dupliquée apparaît :
La duplication de grille permet de récupérer toutes les informations déjà modélisées d'une grille existante afin de n'en modifier qu'une partie.
Seul le choix du critère n'est pas modifiable.
La date de début de validité se renseigne automatiquement à la date du jour, sauf si la grille d'origine possède une date de fin de validité. Dans ce cas, c'est la date au lendemain de la date de fin de validité de l'autre grille qui est renseignée.
Une fois la grille dupliquée, l'écran des conditions est affiché.
Toutes les conditions sont modifiables selon vos besoins.
Attention, la chronologie des grilles sur un même niveau de déclinaison, avec des critères identiques, est primordiale. Veiller à avoir des dates d'applications cohérentes afin de ne pas avoir de chevauchement qui entrainerait un échec de calcul du maintien.
Paramètres des absences Portail RH
3 champs doivent particulièrement attirer votre attention si vous avvez activé le module IJSS : Prolongation, Subrogation et Carence maintien.
Prolongation : Il est impératif de cocher cette case si la saisie est la prolongation d'un arrêt. A défaut, l'arrêt sera considéré comme un arrêt initial et les délais de carences seront appliqués à tort.
Subrogation : A cocher si l'entreprise pratique la subrogation des IJSS.
Carence maintien : Il permet, si nécessaire, de modifier ou neutraliser la carence appliquée sur le maintien de salaire (pas sur le calcul des IJSS) :
S'il reste vide, la carence paramétrée dans la grille de maintien s'applique.
Si une valeur (hors 0) est saisie, elle remplacera la valeur de la carence paramétrée dans la grille de maintien.
Si la valeur 0 est saisie, la carence est neutralisée.
La modifcation de la carence ne peut être effectuée que lors de la saisie de l'arrêt initial.
Dans certains cas, décrits dans la liste des cas non couverts, il sera nécessaire de décocher la case maintenue afin de ne pas envoyer l'absence vers le module.
Il est impératif de saisir l'arrêt de travail dans son intégralité, notamment si celui-ci chevauche deux mois.
Accidents et maladie professionnelle
Le jour de l'évènement étant pris en charge par l'employeur, la saisie des absences accident du travail, accident de trajet et maladie professionnelle doit se faire au lendemain de l'évènement.
Annulation d'une absence
Il est possible d'annuler depuis Portail RH une absence envoyée en paie et traitée par le module IJSS si celle-ci est la plus récente.
L'annulation de l'absence supprime les calculs effectués par le module pour cette absence ainsi que les données envoyées dans les grilles de saisies collectives de Portail RH et du module IJSS.
Attention : la chronologie des saisies et annulations d'absences est primordiale pour un calcul correct du maintien. L'annulation des absences doit se faire de la plus récente à la plus ancienne et aucune absence ne doit être saisie à des dates antérieures à une absence déjà envoyée en paie.
Attention : l'annulation d'une absence traitée sur un mois antérieur ne génère pas de régularisation sur le bulletin. Il convient de gérer la régularisation manuellement.
Les alertes
Lorsque des absences qui passent par le module IJSS et maintien de salaire sont envoyées en paie, des alertes sont générées dans le module Alertes présent dans l'application paie.
Elles indiquent soit la réussite du traitement, soit l'échec, avec un message indiquant la cause de l'échec.
Réussite
L'absence xxx du xxx au xxx du salarié XXX a été traitée et intégrée.
Echec
Aucun salaire rétabli trouvé pour le salarié : Vous pouvez saisir vos salaires rétablis directement depuis l'application portail RH.
Impossible de récupérer le nombre de salaires rétablis requis pour le salarié : L'application trouve un certain nombre de salaires rétablis mais pas suffisamment pour son calcul, il convient de saisir les salaires rétablis manquant dans l'application portail RH.
L'ancienneté du salarié est inférieure à celle requise par la grille : Le salarié n'a pas l'ancienneté suffisante pour être maintenu.
Le salarié ne possède pas la valeur du type d'ancienneté attendu par la grille de maintien identifiée : Le type d'ancienneté attendu par la grille de maintien n'est pas renseignée dans la fiche contrat du salarié.
En l'absence de grille conventionnelle le calcul légal a été effectué : vérifier le paramétrage de vos grilles de maintien. La CCN n'est pas suivie et non modélisée.
Le salarié a consommé tous ces droits : Le salarié a consommé tous les jours maintenus prévus par la grille de maintien.
Erreur lors de la récupération des informations du salarié nécessaire au traitement de l'absence : Vérifier la fiche contrat du salarié, si le problème persiste contacter le support.
Plusieurs grilles modélisées correspondent aux critères de recherche. : Vérifier le paramétrage de vos grilles de maintien.
L'absence de XXX n'est pas maintenue : Seules les absences maintenues envoyées depuis Portail RH sont traitées par le module IJSS et maintien de salaire.
Une rubrique est nécessaire pour la poursuite du traitement : Veuillez contacter le support si le problème persiste.
Une erreur est survenue lors de l'envoi des variables de paie : Veuillez contacter le support si le problème persiste.
Dans le cas d'une génération d'erreur dans IJSS, annuler l'absence dans Portail RH, corriger la source de l'erreur si possible, puis ressaisir et envoyer l'absence.
Consulter les détails de calculs
Lorsque les absences ont été traitées par le module, le résultat des calculs est consultable dans l'écran Calculs du module IJSS/Maintien.
↗️ Accès à l'écran Calculs
Menu principal : Paie / IJSS et maintien / Grilles
Présentation
La liste des salariés pour lesquels des calculs de maintien ont été effectués sur la période filtrée (mois en cours et mois précédent par défaut) est affichée.
Le filtre de la période d'affichage est modifiable.
Lorsque l'on sélectionne un salarié, on peut voir l'ensemble des absences traitées sur la période précédemment sélectionnée, qu'elle ait été envoyée en paie ou issue de la reprise des absences (les absences issues de la reprise sont identifiées).
1️⃣ Cliquer sur la ligne de votre choix pour déplier le détail des calculs.
Les calculs sont présentés en deux colonnes.
Colonne IJSS, on retrouve :
Les informations légales de calcul des IJSS selon le motif d'absence.
Le caractère subrogé ou non selon le choix fait à la saisie de l'absence.
La carence appliquée.
Les salaires rétablis utilisés
Les étapes du calcul de l'indemnité journalière
La période et durée de versement des IJSS ainsi que leur montant brut (et net si subrogation).
Colonne Maintien, on retrouve :
Le niveau de déclinaison de la grille choisie pour l'arrêt (Modèle, Cabinet, Entreprise, Etablissement).
L'IDCC (et le secteur le cas échéant) de la grille utilisée.
Les statuts du salarié
Le type d'ancienneté requise par la convention
La date d'ancienneté du salarié
La carence maintien appliquée
Les périodes et durées de maintien ainsi que le taux appliqué à chaque période
La période de versement des IJSS correspond toujours au maximum à la période de maintien du salaire (hors carence différentielle). Si l'employeur continue de percevoir des IJSS subrogées après la fin des droits au maintien, il conviendra de les ajouter sur le bulletin manuellement.
Edition du détail de calcul
Il est possible de télécharger le détail des calculs au format PDF.
Cliquer sur Télécharger en PDF.
Points d'attention
Valorisation des absences
Le module, comme Portail RH, se base sur le calendrier du salarié.
Il est donc préconisé d'utiliser une valorisation des absences en heures ou jours réels.
Arrêt chevauchant en début de période de référence
Si sur le dossier il existe un arrêt en cours en début de période de référence, le module ne doit pas être activé. Cet arrêt ayant débuté avant le début de la période, le module ne pourra pas le prendre en compte correctement pendant la reprise pour assurer les calculs suivants.
Il est nécessaire d'attendre que cet arrêt sorte de la période de référence avant d'activer le module.
Exemple : Arrêt du 15/04/2023 au 08/05/2023 : Activation possible à partir du 01/06/2024
Si le module est malgré tout activé, la gestion du maintien de ce salarié nécessitera un traitement manuel.
Plafonnement de la déduction d'IJSS brutes
Lorsque le montant des IJSS brutes est supérieur au montant de maintien attendu, il est nécessaire de plafonner la déduction d'IJSS afin de ne pas léser le salarié qui doit conserver la part d'IJSS nettes supérieure à son salaire habituel.
Pour le maintien du brut, ce plafonnement est automatisé avec la rubrique 2749.
Pour le maintien du net, il convient d'intervenir directement sur le montant dans les rubriques d'IJSS brutes.
Gestion manuelle du maintien avec module activé
Lorsque la gestion manuelle du maintien est nécessaire, alors que le module est activé, en cas de maladie non professionnelle ou d'accident de trajet non assimilé à un accident du travail (dans le cadre de l'application de la loi DDADUE), il convient de renseigner le nombre d'heures ou de jours (selon le profil du salarié) maintenu dans la rubrique de maintien ainsi que le taux de maintien. A défaut, l'acquisition de congés payés et l'alimentation de la base CP seront erronées.
La saisie du nombre déclenche également le calcul de la base à maintenir.
Cas non gérés
En cliquant sur le lien, vous accéderez à la liste des cas non couverts par le module à ce jour.