L'import des variables de paie
Un module d’import permet de récupérer une grille de saisie de variables de paie (absences, heures supplémentaires, tickets restaurant,... ) à partir d’un fichier de type Excel au format CSV exclusivement.
Accès : sélectionner Paie | Variable de paie | Saisie collective :
Dans le menu Outils, sélectionner "Exporter" : Il est possible, dans un premier temps, d'exporter une grille de saisie en format CSV qui servira de base à la construction du fichier d'import. Il faut pour cela, qu'une grille de saisie soit renseignée. Le format de l'export est totalement identique au format importé :
La première colonne correspond aux noms et prénoms des salariés. Elle ne sera pas prise en compte lors de l'import.
le première ligne correspond au libellé des rubriques. Elle ne sera pas prise en compte lors de l'import.
Même si ces éléments sont présents à titre d'information, il est indispensable de conserver cette colonne et cette ligne pour pouvoir réimporter le fichier. |
Pour importer le fichier, sélectionner "Importer / Import CSV" :
Une boîte de dialogue s'ouvre pour sélectionner un mois et un exercice (l'exercice en cours est proposé par défaut) :
Si l'utilisateur décide de poursuivre son import (clic sur bouton OK), une nouvelle boite de dialogue s'ouvre permettant à l'utilisateur de rechercher le fichier Excel (Attention : type CSV uniquement) qu'il souhaite importer puis bouton "Ouvrir".
L'import démarre automatiquement.
Format à respecter pour le fichier CSV sur la base d'un exemple
Description du fichier CSV
Ligne 1 : permet, la cas échéant, d'identifier les libellés des rubriques. Lors de l'import, cette ligne est ignorée. Son remplissage est facultatif.
Ligne 2 : réservée aux libellés des colonnes :
Colonne A : Noms et prénoms des salariés. Lors de l'import, cette colonne est ignorée. Son remplissage est facultatif.
Colonne B : "Matricule des salariés". Cette colonne n'est pas importée mais son remplissage est obligatoire. C'est grâce à ce matricule que le module d'import reconnait les salariés.
Colonne C et suivantes : Renseigner les numéros des rubriques à importer (un numéro par colonne - 4 caractères numériques) suivis de la colonne d'import sur le bulletin de paie en majuscule (au choix : B pour Base, N pour Nombre, TS pour taux salarial, MS pour montant salarial, TP pour le taux patronal, MP pour Montant patronal ou encore C pour un commentaire). Informations indispensables pour l’import. Les valeurs de cette ligne 2 ne seront pas importées mais permettent d’identifier les rubriques dans lesquelles les valeurs seront importées.
Ligne 3 et suivantes :
Colonne A : Nom et prénoms des salariés. Remplissage facultatif. Permet de distinguer plus facilement les salariés.
Colonne B : Matricules tels qu’ils sont reconnus par l’application Paie.
Colonne C et suivantes : il s’agit des valeurs à importer que l’on retrouvera en l’état dans le corps du bulletin de paie.
A noter : le nombre de colonnes est illimité. |
Exemple : Dans le fichier Excel ci-dessus (voir copie d'écran), on peut lire :
Ligne 3 pour le matricule AGE00001, import de la rubrique 1100 avec la valeur 2000 dans la colonne Montant Salarial du bulletin.
Ligne 4 pour le matricule AGE00003, import de la rubrique 2021 avec la valeur 1 en nombre et la valeur « le 07/12/2021 » en commentaire.
Ligne 5 pour le matricule AGE00002, import de la rubrique 3000 avec la valeur 7 en nombre et la valeur « le 13/12/2021 » en commentaire.
Remarques :
En cas de rubrique non reconnue, un message avertit l'utilisateur "L'import pour la rubrique XXXX a échoué. Soit ce code de rubrique n'existe pas, soit plusieurs versions existent." autant de fois qu'il y a de rubriques non reconnues.
En cas de matricule salarié non reconnu, un message récapitulatif en fin d'import avertit l'utilisateur de l'ensemble des matricules non reconnus "L'import pour les matricules XXXXX, XXXXX, XXXXX… a échoué. L'import pour le reste des matricules est terminé." Les matricules reconnus sont bien importés.
Qu’il y ait une rubrique ou un matricule non reconnu, l'import se poursuit se poursuit toujours et valide les matricule reconnus.
Lorsque l'ensemble des matricules est reconnu (aucune anomalie de matricule constatée), le message suivant apparaît "L'import pour l’ensemble des matricules est terminé."
Dans le cadre de saisie d’absences par exemple, il est obligatoire de prévoir deux colonnes : la première avec le nombre de jours (ou d’heures) dans la colonne d’import N, la seconde avec les dates dans la colonne d’import commentaire C, en respectant strictement la syntaxe suivante :
du [date] au [date]
le [date]
le [date] et le [date]
le [date], [date], [date]
A noter que, dans ces syntaxes, chaque [date] devra être renseignée selon l'un des formats suivants : JJ ou JJ/MM ou encore JJ/MM/AAAA.
Remarque : Dans la saisie collective, la syntaxe permettant l'import de date et de période a été simplifiée. Le programme détecte simplement la présence du vocable "AU" et considère que la date située avant est une date de début de période, et que la date située après ce vocable est la date de fin. Toute autre date sera considérée comme une journée unique, même en l'absence du mot LE ou en présence de mot inconnus. Vos tableaux Excel existant continueront de fonctionner sans changement, mais la création de nouveaux tableaux se trouve simplifiée.
Après l'import, affichage à l'écran
- la grille se présente avec 3 colonnes minimum : prénom, nom et matricule (+ une colonne par rubrique importée) ;
- cette grille n'est pas encore validée, elle est donc modifiable manuellement. Il est nécessaire de la valider avant de générer les bulletins du mois en cours.
Cas particuliers - Plusieurs absences importées
Il est possible de cumuler plusieurs périodes d’absence pour un même salarié au cours du même mois (voir les syntaxes de dates ci-dessus). L’import se fait en décomposant les différentes périodes d’absence dans la saisie collective, puis en additionnant les heures d’absence sur le bulletin.
Explications en images, ci-dessous, dans un nouvel exemple :
1 : exemple de fichier CSV importé
2 : résultat dans la saisie collective (décomposition des périodes d'absence sur plusieurs lignes)
3 : cumul des deux absences sur le bulletin (la rubrique 3000 apparaît une seule fois, avec le cumul des heures d'absence)
