L'application permet de créer et gérer différents types de tâches pour organiser le travail collaboratif et assurer le suivi des activités. Le système de tâches est directement intégré dans l'application mobile, vous permettant ainsi de créer, assigner, répondre et suivre l'évolution des tâches en temps réel.
Types de tâches disponibles selon votre profil :
Accessibles à tous (clients et collaborateurs)
À faire : Une simple mais efficace tâche à réaliser
Question : Poser une question nécessitant une réponse textuelle, numérique ou binaire
Accessibles uniquement aux collaborateurs
Demande de document : Demander des documents en précisant où ils doivent être classés
Demande de validation : Demander à certaines personnes de valider des documents
1. Naviguer dans les tâches
Accéder à la page des tâches
Depuis l'écran d'accueil, appuyez sur "Tâches" dans la barre de navigation en bas de l'écran.
Tableau de bord des tâches
En haut de la page, quatre compteurs vous donnent un aperçu instantané de votre situation :
Aujourd'hui : Nombre de tâches à traiter dans la journée courante
Semaine : Total des tâches prévues pour la semaine en cours
En retard : Tâches dont la date d'échéance est dépassée (affichées en rouge)
Complétées : Nombre de tâches terminées
Ces compteurs se mettent à jour automatiquement selon l'état d'avancement de vos tâches.
Outils de recherche et filtrage
Barre de recherche : Utilisez "Rechercher des tâches" pour trouver rapidement une tâche spécifique par mots-clés, titre ou contenu
Filtres avancés : Cliquez sur l'icône de filtre (entonnoir) à droite de la barre de recherche pour affiner l'affichage
Organisation automatique
Les tâches sont automatiquement organisées par sections temporelles
Les compteurs se mettent à jour en temps réel selon vos actions
L'interface s'adapte à votre charge de travail avec des indicateurs visuels clairs
2. Créer des tâches
Note importante : La création des demandes de documents et demandes de validations est réservée aux profils Collaborateurs.
Accès à la création
Depuis la page des tâches, cliquez sur le bouton plus (+) situé en bas à droite. Le menu "Nouvelle tâche" s'ouvre avec les types disponibles selon vos droits.
Processus commun de création
Pour tous les types de tâches, le processus suit ces étapes :
Sélection du type de tâche
Assignation des utilisateurs responsables
Configuration des détails spécifiques
Finalisation par sauvegarde
Créer une tâche "À faire"
Les tâches "À faire" correspondent aux tâches simples mais efficaces à réaliser.
Étapes de création :
Sélection des assignés : Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement des utilisateurs spécifiques. Choisissez un ou plusieurs assignés en cochant les cases
Configuration : Renseignez les informations suivantes :
Titre (obligatoire) : Décrivez clairement la tâche
Description (optionnel) : Ajoutez des détails
Date d'échéance (obligatoire)
Entreprise (optionnel)
Options avancées :
Fichiers joints : Jusqu'à 100 Mo
Abonnés : Pour le suivi sans assignation
Mode confidentiel : Visible uniquement par vous et les assignés
Créer une question
Les questions permettent de poser des interrogations nécessitant différents types de réponses.
Configuration spécifique :
Sélection des assignés
Type de réponse (au choix) :
Texte : Réponse libre (sélectionné par défaut)
Nombre : Réponse numérique
Oui/Non : Réponse binaire
Options :
Entreprise (facultatif)
Fichiers joints : Jusqu'à 100 Mo pour contextualiser
Mode confidentiel selon vos besoins
Créer une demande de document (Collaborateurs uniquement)
Les demandes de document permettent de solliciter des documents en précisant où ils doivent être classés.
Particularités du processus :
Sélection d'entreprise (obligatoire) : Contrairement aux tâches simples, commencez par choisir l'entreprise concernée
Assignation : Sélectionnez les utilisateurs comme pour les tâches simples
Configuration spécifique :
Titre et description
Date d'échéance
Date de classification (spécifique aux demandes de document)
Type de document : Choisissez "Archive" ou "Comptabilité"
Journal comptable : Obligatoire pour les documents comptables
Créer une demande de validation (Collaborateurs uniquement)
Les demandes de validation servent à faire valider des documents par certaines personnes.
Processus et spécificités :
Sélection d'entreprise puis assignation des validateurs
Configuration avancée :
Documents à valider (obligatoire) : Maximum 100 Mo
Mode confidentiel : Activé par défaut
Circuit de validation :
Option "Unanimité requise" : Tous les validateurs doivent approuver
"Ajouter un niveau" : Validation en étapes successives
Approbation automatique : Définir un délai de fermeture automatique
Finalisation de toutes les créations
Cliquez sur "Sauvegarder" pour créer la tâche. Le système vous redirige automatiquement vers la page des tâches avec un message de confirmation. Les compteurs se mettent à jour automatiquement et la tâche apparaît avec son icône distinctive.
3. Répondre aux tâches
Principe général
Cliquez directement sur n'importe quelle tâche de la liste pour accéder à ses détails complets et aux actions disponibles. Chaque type de tâche a une icône distinctive pour faciliter l'identification.
Répondre à une tâche "À faire"
Consulter les détails : La tâche s'ouvre dans l'onglet "DÉTAILS" avec date d'échéance, description, pièces jointes et assignés
Ajouter des commentaires (optionnel) : Utilisez l'onglet "ACTIVITÉS" pour l'historique et commentaires
Marquer comme terminé : Cliquez sur le bouton en bas de page dans l'onglet DÉTAILS
Confirmation : Retour automatique à la liste avec message de confirmation et mise à jour des compteurs
Rouvrir une tâche terminée :
Les tâches terminées restent consultables via le compteur "Complétées"
Utilisez le bouton "Rouvrir" si nécessaire pour remettre la tâche en cours
Répondre à une question
Questions binaires (Oui/Non)
Accéder aux détails : Visualisez la question et les boutons "Oui"/"Non" en haut de page
Sélectionner la réponse : Cliquez sur votre choix (le bouton devient grisé)
Confirmer : Une popup demande confirmation - choisissez "Confirmer" ou "Annuler"
Validation : Retour automatique avec message de confirmation et mise à jour des compteurs
Après validation : La question apparaît avec une coche verte et un point d'interrogation vert, indiquant qu'elle est terminée. Les questions terminées restent visibles pour garder une trace des réponses.
Questions texte et nombre
[Processus similaire avec champs de saisie appropriés selon le type de réponse attendu]
Répondre à une demande de document
Consulter les détails : Onglet "DÉTAILS" avec informations essentielles et onglet "ACTIVITÉS" pour historique
Envoyer les documents : Utilisez le bouton en bas d'écran pour ajouter scan, image ou document depuis vos fichiers
Finaliser selon la situation :
Documents fournis : Utilisez "Fermer la tâche"
Tâche non applicable : Utilisez "Marquer comme non applicable" si erreur ou non pertinence
Répondre à une demande de validation
Pour le créateur (collaborateur)
Publication : Cliquez sur "Publier" pour rendre la tâche visible aux assignés
Démarrage optionnel : Possibilité de démarrer la validation via le bandeau bleu ou bouton en bas d'écran
Pour les assignés (validateurs)
Accès au document : Deux options d'accès
Bouton "Démarrer la validation"
Clic sur la carte du document puis "Voir le document"
Décision de validation :
Approbation : Message d'information, statut modifié, redirection vers liste des tâches
Refus : Motif de rejet obligatoire, puis message d'information et redirection
Gestion des validations refusées (collaborateur)
Si document validé : Tâche automatiquement terminée avec le message "L'approbation est terminée"
Si le document est refusé, une action est nécessaire
Cliquez sur la carte du document portant le tag Rejeté.
Sélectionnez sur Voir les activités (à ne pas confondre avec l’onglet Activités présent dans le détail de la tâche : ici il s’agit bien de l’écran des activités accessible uniquement depuis la carte du document).
Dans cet écran, le bouton Garder la version actuelle permet de relancer la tâche avec ce document.
Un motif est obligatoire pour poursuivre.
Pour envoyer un nouveau document, il faudra passer par la version web.
Si vous décidez de conserver le document actuel, il sera nécessaire de republier la tâche.
Notes importantes
Les tâches créées sont visibles par tous les assignés et abonnés, sauf si marquées confidentielles
Utilisez les filtres de recherche pour retrouver facilement vos tâches
Les compteurs se mettent à jour en temps réel selon les actions effectuées
Les tâches terminées restent accessibles pour consultation ultérieure