📌 Objectif
Cet article explique comment analyser et finaliser le point 4 de l'ECF sur l'application ECF.
Le point 4 de l’ECF est relatif à la conservation des documents.
✅ Pré-requis
Il est important de conserver vos documents professionnels de manière adéquate pour valider le point. Le process interne de conservation des documents doit être écrit et documenté.
🛠 Étapes détaillées
1️⃣ Aller dans le menu “Point 4 - Documents”
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2️⃣ Répondre aux questions suivantes par oui, non ou non applicable (le cas échéant) et appuyer sur le bouton enregistrer pour valider vos choix :
"L‘entreprise a-t-elle fourni l‘attestation de conservation des documents ?"
"Les délais de conservation sont-ils respectés ?"
"Le cabinet a-t-il au dossier au moins un exemplaire de chacun des documents ?"
"Les procédures d‘archivage des documents (PME) sont-elles documentées ?"
Une anomalie est levée lorsqu'une réponse négative est apportée.
Vous pouvez les consulter dans la liste Anomalies métiers ou bien sur l'onglet Contrôles.
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3️⃣ Consulter les anomalies identifiées depuis leur fiche détail.
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4️⃣ Commenter les anomalies si besoin (note interne ou commentaire à inclure dans le compte rendu de mission) via le bouton "Commenter l'anomalie", notamment pour les justifier ou les expliquer.
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5️⃣ En fonction des anomalies identifiée, remplir la section "Conformité du point 4"
Indiquer Oui à la question 1 si le point est conforme puis enregistrer
Indiquer Non à la question 1 si le point n'est pas conforme puis enregistrer
⚠️ Si une question obligatoire est manquante le point passe en statut en cours
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6️⃣ Importer des pièces justificatives si besoin via la section "Pièces justificatives"
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🤖 Éléments automatisés
Le point 4 est indiqué en "Applicable" par défaut, car un ECF ne peut pas être réalisé sans analyser ce point.
🔎 Détail des analyses réalisées sur le point 4
Les points suivants sont analysés par Keeper ECF pour valider le mode et la durée de conservation des documents professionnels.
❌ Erreurs fréquentes et solutions
Erreur : Le statut du point reste “En cours”
Vérifier que tous les champs obligatoires sont bien remplis.