👮♂️ Cet article s'adresse aux utilisateurs GP ou RH.
Créer une absence
Depuis le planning, vous pouvez saisir une absence ou un événement de deux manières différentes :
En utilisant le bouton "nouvelle demande"
1. Cliquez sur le bouton 
2. Sélectionnez le contrat sur lequel poser l'absence (ou l'événement).
La liste propose toutes les absences et tous les événements modélisés disponibles pour le contrat sélectionné. Si le contrat est en heure, les absences et les événements qui ne concernent que les contrats en jours ne seront alors pas proposés.
3. Cochez ou décochez la case 
en fonction des cas.
Si vous activez le module IJSS (voir doc), il est préconisé de saisir les absences donnant lieu à des calculs de maintiens ou d'IJSS en mode "maintenue". Une absence non maintenue n'enclenchera pas de calcul de maintien.
4. Pour les arrêts maladies, vous pouvez choisir si l'absence est une prolongation d'une absence précédente.
5. Pour les arrêts maladies, vous pouvez choisir si l'absence est subrogée ou non.
6. Sélectionnez la date de début et de fin de l'absence ou de l'événement ainsi que la période (matin ou après-midi) si besoin.
7. La durée de l'absence est calculée automatiquement. Si besoin, vous pouvez la modifier. En cas de modification, l'application ne fait aucun contrôle de cohérence.
8. Ajoutez un commentaire qui sera visible sur le bulletin du salarié.
9. Dans le cas de certaines absences, il est possible d'ajouter un justificatif. L'ajout d'un justificatif est optionnel. Il sera stocké et accessible depuis l'application Documents ou depuis la section Gestion du personnel > Salarié > Documents.
10. Enregistrez l'absence.
Directement depuis le planning
1. Cliquez une fois sur la date de début directement sur le planning.
2. Déplacez votre souris et cliquez sur la date de fin de l'absence.
3. Le volet latéral de création d'une absence/événement s'ouvre alors prérempli avec le contrat et les dates que vous avez sélectionnées.
4. Suivez les étapes précédemment décrites.
Poser une absence pour plusieurs salariés à la fois
1. Vous pouvez sélectionner saisie multiple, ou revenir vers saisie simple en fonction de votre besoin.
2. Vous devez choisir tout d'abord une absence parmi celles disponibles pour cette entreprise (la liste des absences disponibles est modifiable dans le menu Paramètres > Mise à disposition des absences).
3. Choisissez ensuite les salariés sur lesquels vous voulez appliquer l'absence choisie. Seuls les salariés avec un type de salaire en adéquation avec l'absence choisie vous seront proposés. Ces salariés sont triés par équipe.
4. Il est également possible de cocher ou décocher la case maintenue si celle-ci n'est pas désactivée.
5. Sélectionnez la date de début et de fin de l'absence ou de l'événement.
6. Sélectionnez la période (matin ou après-midi) si besoin.
7. Vous pouvez ajouter un commentaire bulletin à l'absence. Il s'appliquera à tous les salariés sélectionnés.
8. Enregistrez l'absence.
Modifier une absence
Pour modifier une absence, cliquez dessus depuis le planning. Le volet latéral s'ouvre et la modification est possible en fonction du statut de l'absence et de votre rôle.
voir l'article : "Les actions possibles en fonction du statut d'une absence"
cf. Les actions possibles en fonction des statuts des absences
Supprimer ou annuler une absence
La suppression n'est possible que par l'utilisateur qui a créé l'absence et seulement pour les absences au statut en attente. Dans ce cas-là, l'absence est définitivement supprimée.
Dans les autres cas, l'absence peut être annulée. Une absence "annulée" n'est plus affichée sur le planning, mais elle peut être consultée dans le journal des absences.
En tant que GP
En tant que GP
En cliquant sur 
, le GP peut annuler n'importe quelle demande, même envoyée en paie. Les salariés impactés seront notifiés via leur flux d'activité.
Pour des périodes échues, la saisie d'absences ne génère aucune régularisation automatique et demeure subordonnée à une saisie manuelle des éléments en correction.
Pour la période de paie en cours, l'annulation d'une absence déjà envoyée en paie permet la régularisation automatique en paie.
Cette régularisation automatique s'applique lors de la prochaine génération d'un bulletin. Si le module IJSS est activé, la régularisation prendra bien en compte les calculs déjà effectués.
Dans le cas d'un bulletin déjà existant sur la période en cours, nous vous invitons à le supprimer puis le générer de nouveau.
En tant que RH
En tant que RH
En cliquant sur 
, un RH peut effectuer une demande d'annulation sur les absences au statut envoyée en paie.
Si l'absence est à un autre statut, le RH peut l'annuler directement en cliquant sur 
sans passer par le workflow. Les salariés impactés seront notifiés via leur flux d'activité.
Valider ou refuser les demandes d'annulation de vos salariés
Dans certains cas, un workflow de validation des demandes d'annulation se met en place. Vous devez alors, en tant que manager, RH ou GP, valider ou refuser la demande d'annulation effectuée par un utilisateur.
Cas d'une absence qui ne peut être ni supprimée, ni annulée
Si l'absence a été créée par un autre utilisateur et qu'elle est en attente, en tant que GP ou RH, vous ne pourrez pas la supprimer ou l'annuler. Vous devez accéder au menu de validation des demandes et accepter ou refuser la demande d'absence.
