Pourquoi créer des équipes
Les équipes vous permettront de gérer le workflow de validation des absences.
Les salariés sont obligatoirement membres d'une équipe. Leurs absences peuvent être validées par le ou les managers de leur équipe. On notera qu'un RH ou un gestionnaire de paie peut valider les absences de toutes les équipes d'une société.
Cas d'une entreprise qui n'a pas d'utilisateur client
Il n'est pas nécessaire de paramétrer des équipes et seule l'équipe par défaut suffit pour faire fonctionner l'application.
On peut tout de même imaginer de paramétrer des équipes pour regrouper des salariés par établissement, département ou service. Le gestionnaire de paie ou le RH gardent alors accès à toutes les équipes sans avoir à choisir de manager.
Les membres d'une équipe
Les individus créés dans le dossier de paie associé seront forcément inclus dans une équipe. À leur création, on les retrouve dans l'équipe par défaut. Les utilisateurs GP ou RH peuvent ensuite les affecter à une autre équipe.
Les managers d'une équipe
Tous les utilisateurs clients peuvent être manager d'une équipe. Un manager a le droit de valider ou refuser les absences des membres de ses équipes.
Le manager peut aussi consulter, poser et modifier les absences des membres de ses équipes.
À quoi sert l'équipe par défaut
À la création d'une entreprise, une équipe par défaut est automatiquement initialisée. Tous les individus nouvellement créés dans la paie feront automatiquement partie de cette équipe par défaut.
Cette équipe prend le même nom que l'entreprise.
Par défaut, aucun manager n'est sélectionné. Si vous voulez mettre en place le workflow de validation des absences, il faudra sélectionner un manager ou créer de nouvelles équipes qui correspondent à votre organisation.
Les membres d'une équipe ne peuvent appartenir à 2 équipes différentes. Ils sont automatiquement transférés dès lors qu'ils sont affectés à une nouvelle équipe.
Comment créer, modifier ou supprimer une équipe ?
Accès au module
L'accès au module se fait via le menu "Gestion des équipes" disponible dans le paramétrage de l'application.
Seuls les GP ou RH dans l'application peuvent gérer les équipes d'une société.
Créer une nouvelle équipe
Pour créer une nouvelle équipe, il faut cliquer sur le bouton "Nouvelle équipe".
Pour créer une équipe il faut a minima :
- Renseigner un nom d'équipe
- Ajouter des membres dans l'équipe.
L'ajout d'un manager est facultatif. Sans manager, les absences devront être validées par un RH ou gestionnaire de paie.
Ajouter des membres à une équipe
Pour ajouter un membre à une équipe, il faut cliquer sur le bouton "Ajouter" sous la section "Membres". L'ensemble des individus créés dans la paie peuvent être ajoutés à une équipe.
Un individu ne peut être membre de plusieurs équipes. Si vous sélectionnez un individu déjà présent dans une autre équipe, il sera automatiquement transféré dans sa nouvelle équipe.
Modifier la composition d'une équipe
Vous pouvez facilement modifier la composition d'une équipe en cliquant sur l'icône en forme de crayon.
Vous accédez ainsi au même menu que lors de la création d'une équipe. Vous pouvez modifier le nom d'une équipe, ou ajouter/retirer des membres d'une équipe.
Retirer les membres d'une équipe
Vous pouvez retirer un membre d'une équipe. En le retirant, ce membre rejoindra
automatiquement l'équipe par défaut.
Retirer les managers d'une équipe
Vous pouvez retirer un manager d'une équipe. Il perdra automatiquement ses droits d'accès aux absences de cette équipe. Il ne pourra plus les valider ou les refuser, il ne pourra plus gérer les absences des salariés de cette équipe.
Modifier le nom d'une équipe
Vous pouvez modifier le nom d'une équipe à tout moment. Le changement de nom sera effectif dans l'application dès l'enregistrement de la modification.
Supprimer une équipe
Vous pouvez supprimer une équipe en cliquant directement sur l'icône en forme de poubelle.
L'équipe par défaut ne peut être supprimée. À la suppression d'une équipe, les managers perdent leurs droits instantanément. Les membres d'une équipe supprimée rejoignent automatiquement l'équipe par défaut.
Comment ajouter le rôle manager à un utilisateur
Qui peut être manager ?
Seuls les utilisateurs avec un compte client et avec un accès à l'entreprise sont affichés dans la liste des managers.
Les managers auront accès à la page de validation/refus des absences et pourront
poser ou modifier les congés des membres de leur(s) équipe(s).
Un manager peut aussi être membre d'une équipe s'il est aussi salarié.
Comment ajouter un utilisateur comme manager d'une équipe ?
L'ajout du rôle manager se fait via le menu de gestion des équipes.
Accéder à l'écran de gestion des équipes
Choisissez l'équipe sur laquelle vous voulez ajouter un manager
Choisissez les utilisateurs à ajouter en tant que manager et enregistrez vos modifications
Retrouver tous les rôles de vos utilisateurs clients dans la gestion des rôles
Rappel : Dans le menu de gestion des rôles, vous retrouverez les rôles de vos utilisateurs mais seul le rôle RH peut y être administré
