Un document d'achat ou de ventes n'est pas systématiquement une facture mais peut aussi être un avoir.
Un avoir correspond à une facture rectificative qui annule ou diminue une facture précédente. Il peut s'agir :
d’un avoir de vente (émis à un client pour annuler une vente),
ou d’un avoir d’achat (reçu d’un fournisseur pour annuler un achat).
Il s'agit d'une facture négative, qui suit les mêmes règles qu'une facture standard, mais avec des montants négatifs.
Cet article va expliquer le fonctionnement du module image pour traiter les avoirs d'achat et de vente.
Voir aussi : comment saisir une facture d'achat ou de vente
Gestion des avoirs avec l'affichage des montants sur deux colonnes débit / crédit
Les paramètres d'Image sont enregistrés de la sorte :
Le document d'avoir va arriver dans le module Image après le passage de l'OCR (reconnaissance du document), les montants sont imputés en fonction du type du journal, soit au débit soit au crédit.
Le journal est de nature Achat.
Le montant TTC reconnu sera automatiquement alimenté au Crédit, même s'il est négatif. le HT et TVA sera imputé donc au débit :
Au moment de la comptabilisation, le sens de l'écriture sera automatiquement inversé en mettant les montants positifs : -960 au Crédit devient + 960 au Débit
L'écriture générée est bien celle de l'avoir d'une facture d'achat :
L'utilisateur peut aussi choisir d'imputer correctement l'avoir dans la grille de saisie, c'est à dire dans l'exemple ci dessus :
Le journal est de nature Vente.
Le montant TTC reconnu sera automatiquement alimenté au débit, même s'il est positif. Le HT et TVA sera imputé donc au crédit
Au moment de la comptabilisation, le sens de l'écriture sera automatiquement inversé en mettant les montants positifs :
- 960 au Débit devient + 960 au Crédit
L'écriture générée est bien celle de l'avoir d'une facture de ventes :
L'utilisateur peut aussi choisir d'imputer correctement l'avoir dans la grille de saisie, c'est à dire dans l'exemple ci dessus :
Gestion des avoirs avec l'affichage des montants sur une colonne
Les paramètres d'Image sont enregistrés de la sorte :
Le document d'avoir va arriver dans le module Image après le passage de l'OCR (reconnaissance du document), les montants sont imputés dans la colonne montant
le TTC au crédit et le HT TVA en débit
Dans cet affichage, il existe la possibilité de cocher Avoir ou facture.
Facture étant coché par défaut :
Il n'est pas nécessaire de cocher avoir, le mécanisme vu ci-dessus va fonctionner.
A la comptabilisation le -960 au Crédit va devenir 960 au Débit et inversement pour des factures de ventes.
Si l'utilisateur coche avoir, les champs montant seront vidés de leurs valeurs.
En résumé :
Si le document est un avoir de vente ou d'achat, alors c'est le sens négatif qui est reconnu par l'OCR, et qui va permettre de comptabiliser correctement le document.
Le produit Image transforme un - 100 au débit en + 100 au crédit et un -100 au crédit comme un +100 au débit.
L'utilisateur peut, cependant, changer l'imputation et le sens des montants pour générer la même écriture.