Objectif
Cet article présente les paramétrages spécifiques au dossier pour le délai de conservation des bulletins.
Afin de permettre aux entreprises de respecter les durées légales de conservation des bulletins de paie conformément à la RGPD, un nouveau champ intitulé « Durée de conservation des bulletins » a été ajouté.
Si les bulletins de paie sont stockés dans l’application Documents et que vous souhaitez supprimer totalement ces bulletins, il convient d’effectuer ce réglage dans Documents, à l’aide de la fiche dédiée.
Accès
Paramètres / Préférence / Paie
Onglet Général
Durée de conservation des bulletins
Par défaut, la durée de conservation est positionnée sur ‘Sans limite’, impliquant qu’aucune suppression automatique des données ne sera effectuée sans intervention explicite d’un utilisateur.
Une liste déroulante est mise à disposition. Elle permet de sélectionner une durée de conservation des bulletins comprise entre 3 et 5 ans. Lorsqu’une durée de conservation est paramétrée, la suppression automatique des bulletins concernés est effectuée chaque année au mois de janvier.
La durée de conservation des bulletins n’impacte pas l’année en cours.
Exemple : lorsque la durée de conservation des données est paramétrée à 5 ans, alors en janvier 2026 tous les bulletins datant de 2021 et des années suivantes seront conservés, tandis que ceux antérieurs à 2021 seront supprimés.
Modification de la durée de conservation du bulletin
En cas de modification du paramètre relatif à la durée de conservation, un message d’information est affiché au moment du changement.
Exemple
En janvier 2026, la durée de conservation est paramétrée à 4 ans
Avant suppression
Des bulletins sont présents depuis Octobre 2021
Après suppression
La durée d’épuration des données étant paramétrée à 4 ans, en janvier 2026, tous les bulletins datant de 2022 et des années suivantes seront conservés, tandis que ceux antérieurs à 2022 seront supprimés.