L'application Documents permet de stocker de manière sécurisée des documents de formats variés.
.pdf .jpeg .jpg .png .tiff .tif .doc .docx .dot .xls .xlsx .xlt .xlsm .ppt .pptx .pot .pps .ppa .csv .txt .msg .dat .rtf .html .xltx .xltm .xml .odt .zip |
L’ajout de documents peut se faire depuis plusieurs points d'entrée.
Il n’y a aucune limite de stockage ! |
Ajouter des documents depuis l’application directement.
Ouvrir l'application (plusieurs possibilités) :
insert screenshot
Cliquer sur l’icône de l’application Documents
Sélectionner l’espace dans lequel envoyer les documents (espaces
ou
ou
puis 2 possibilités :
Soit glisser/déposer directement les documents dans l’application
Soit cliquer sur l’icône
puis :
Soit glisser/déposer les documents dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir
Soit cliquer sur 'glisser-déposer ou importer'
pour ouvrir un explorateur de fichier
En fonction de l’espace choisi, les champs à compléter sont différents :
Pour l’espace
les champs à compléter sont :
Parent (à savoir le dossier ou sous-dossier où les documents seront déposés)
Le nom du fichier
Un commentaire si besoin
La date d'ajout du document
La date de classification du document
Pour les espaces
et
, les champs à compléter sont :
La destination : choix de l’entreprise ou du compte utilisateur
Le dossier/sous-dossier
Le choix de la visibilité (quels utilisateurs pourront voir ce document)
Le nom du fichier
Un commentaire si besoin
La date d'ajout du document
La date de classification du document
Compléter les différents champs demandés en cliquant sur le bouton 'flèche haute' situé sur la droite de chaque fichier.
Cliquer sur le bouton
En cas d'envoi de multiple documents, pour gagner du temps, il est possible de remplir les informations communes à tous les documents via la section 'Paramètres globaux' et de valider cela en cliquant sur 'Appliquer à tous' :
Les informations renseignées pour les paramètres communs sont valables uniquement pour l’envoi en cours. Elles ne seront donc pas conservées pour les prochains envois.
Dans les espaces Entreprises et Utilisateurs (partagés avec le cabinet comptable) un espace de dépôt de documents est accessible :  La Box : permet de transmettre les documents administratifs au cabinet comptable et d'alimenter un dossier de travail personnalisé créé par vos soins et pour vos besoins dans cet espace. |
Ajouter des documents depuis le portail
Soit glisser/déposer les documents dans le widget 'Envoyer des documents'.
Soit cliquer directement sur “Déposer des documents ici” pour ouvrir la modale d'ajout de documents.
Sélectionner
"A archiver" pour ajouter les documents dans l'arborescence de l'entreprise. Vous devrez remplir les champs nécessaires pour ce type de stockage (type, droits d'accès, etc).
"A classer plus tard" pour ajouter les documents dans la Box de l'entreprise. Vous devrez indiquer où les documents seront ajoutés dans l'arborescence de la Box, et pouvez également ajuster les droits d'accès au document.
Cliquer sur
Note: Si vous sélectionnez "A comptabiliser" alors cela vous permet d'envoyer le document dans Interop en vue de le comptabiliser.
Ajouter des documents depuis l’application Scan
Scan offre la possibilité d’envoyer directement des documents.
Cliquer sur la bannette
Glisser ou scanner les documents dans celle-ci
Renseigner le nom des documents, leur date de création et leur date de classification
Choisir l’emplacement des documents dans le répertoire Box
Mettre une description si besoin
Cliquer sur
Cette action permet d’ajouter des documents uniquement dans l’espace Entreprise. Par défaut, les documents vont directement dans le répertoire "Box". |
Ajouter des documents via l’envoi par email
Comme vu dans l’article "Comment envoyer un document par email ?" 2 possibilités d’envoi :
Envoyer des documents dans votre espace
Envoyer des documents dans la box
Obtenir les adresses emails d’envoi
Pour obtenir les adresses emails vers lesquelles envoyer les documents, il faut :
Se connecter au portail
Cliquer sur le widget “Transférer des documents par email”
Puis sélectionner le bouton copier qui vous intéresse pour envoyer les documents dans la box de l'entreprise ou dans l'espace 'mes documents'
Envoyer des documents par mail
Se connecter à votre boîte email (personnelle ou professionnelle)
Créer un nouvel email
Indiquer en destinataire l’adresse email de l’espace souhaité, préalablement récupérée sur votre portail
Insérer en pièces jointes les documents*
Les documents sont alors envoyés vers l’espace indiqué.
Lors du premier envoi, la validation de l’adresse mail est nécessaire.
voir l'article : "Comment approuver l’envoi des documents par email ?" |
*Type de documents autorisés : Office®, PDF, TIF, JPG, CSV, XML |
Ajouter des documents depuis l'application Tâches
Un collaborateur comptable peut créer via "Tâches" une demande de document assignée au client. Voir l'article : "Comment créer une nouvelle tâche ? (Version collaborateur)"
Une fois la demande de document créée, vous aurez dans "Tâches" la possibilité d'importer le document demandé.
Pour cela :
Se rendre dans l'application "Tâches"
Cliquer sur la tâche concernée
Glisser/déposer le document demandé
Cliquer sur
