Comme vu dans l’article “Comment envoyer des documents par email ?”, lors de l’envoi de documents, une étape de validation peut être nécessaire.

Plusieurs cas sont alors possibles en fonction de l’espace vers lequel l’e-mail est envoyé.

Cette opération est à réaliser une seule fois. Une fois l’adresse approuvée, cette action n’est plus nécessaire (sauf en cas de refus de validation). Lors des prochains envois, le document sera directement envoyé vers l’espace utilisé.

Envoi vers “Mes documents”

2 cas possibles :

• Vous envoyez votre document depuis votre adresse email rattachée à votre compte :
  Aucune approbation n’est à effectuer, le document vous attend dans votre espace “Mes documents” de l’application Documents.
• Vous envoyez votre document depuis une autre adresse mail qui n’est pas rattachée à votre compte, ni à aucun autre compte du portail :
  Vous recevez alors un email vous indiquant que l’envoi est impossible. En effet, pour envoyer dans “Mes documents” vous pouvez uniquement utiliser l’adresse email associé à votre compte.

Envoi vers la box de l’entreprise dans Documents ou vers Image

3 cas possibles :

• Vous envoyez le document depuis votre adresse email rattachée à votre compte collaborateur et sur une entreprise faisant partie de vos favoris :
  Aucune approbation n’est à effectuer, le document est envoyé dans la box de l’entreprise de Documents ou dans Image
• Vous envoyez le document depuis votre adresse email rattachée à votre compte collaborateur et sur une entreprise ne faisant pas partie de vos favoris :
  Une fois votre email envoyé, vous recevez un email de la part du portail vous indiquant que votre demande est en attente. Votre demande doit être validée par un des collaborateurs rattachés au dossier. Une fois validée par ce dernier, vous recevez un mail de confirmation et votre document est envoyé dans la box de l’entreprise de Documents ou dans Image
• Vous envoyez votre documents depuis une autre adresse mail qui n’est pas rattachée à votre compte collaborateur, ni à aucun autre compte :
  Une fois votre email envoyé, vous recevez un email de la part du portail vous indiquant que votre demande est en attente. Votre demande de validation doit être validée par l’administrateur client de la société. Une fois validée par ce dernier, vous recevez un mail de confirmation et votre document sera envoyé dans la box de l’entreprise de Documents ou dans Image

Gérer les demandes d’approbation via le portail

Depuis votre portail, vous avez la possibilité de visualiser les demandes d’approbation, et de les modifier si besoin.
Pour y accéder vous devez :

1. Vous rendre dans votre portfolio
2. Sélectionner ensuite l’espace "Entreprise” dans le menu de gauche
3. Sélectionner l’entreprise souhaitée
4. Puis sélectionner le menu “Accès email”

Vous accédez alors à 2 menus :

• “Email” vous permettant de retrouver l’ensemble des adresses email utilisées pour l’envoi de documents vers l’entreprise, avec le statut correspondant : “Autorisée”, “Refusée” ou “En attente”.
  Pour les demandes “En attente”, vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser l’approbation, mais également de “Blacklister” l’adresse email. Cette dernière ne pourra donc plus envoyer de document sur l’entreprise.
• “Activité” vous permettant de retrouver la liste de l’ensemble des emails envoyés sur l’entreprise.