L'application Documents permet de stocker de manière sécurisée des documents de formats variés.

L’ajout de documents peut se faire depuis plusieurs points d'entrée.

Depuis l’application directement

1. Ouvrir l'application (plusieurs possibilités) :
2. Cliquer sur l’icône de l’application Documents
3. Sélectionner l’espace dans lequel envoyer les documents (espaces , ou )puis 2 possibilités :
   • Soit glisser/déposer directement les documents dans l’application
   • Soit cliquer sur l’icône puis :
     • Soit glisser/déposer les documents dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir
     • Soit cliquer sur   pour ouvrir un explorateur de fichier
4. En fonction de l’espace choisi, les champs à compléter sont différents :
   • Pour l’espace les champs à compléter sont :
     • Parent (à savoir le dossier ou sous-dossier où les documents seront déposés)
     • Le nom du fichier
     • Un commentaire si besoin
     • La date d'ajout du document
     • La date de classification du document
   • Pour les espaces et , les champs à compléter sont :
     • La destination : choix de l’entreprise ou du compte utilisateur
     • Le dossier/sous-dossier
     • Le choix de la visibilité (quels utilisateurs pourront voir ce document)
     • Le nom du fichier
     • Un commentaire si besoin
     • La date d'ajout du document
     • La date de classification du document
5. Compléter les différents champs demandés en cliquant sur le bouton “+” situé sur la droite de chaque fichier.
   
6. Cliquer sur le bouton

Dans les espaces Entreprises et Utilisateurs (partagés avec le cabinet comptable) 2 espaces de dépôt de documents sont accessibles : La Box : permet de transmettre les documents administratifs au cabinet comptable et d'alimenter un dossier de travail personnalisé créé par vos soins et pour vos besoins dans cet espace. Les dossiers d'Archives : permettent d'archiver, en complément de votre cabinet comptable, des documents afin de les conserver dans votre dossier. Par défaut, l'application est pré-positionnée dans les Il vous faudra alors sélectionner le type de document que vous déposez afin de le classer dans le bon dossier d'archive. Si vous souhaitez faire un dépôt de documents dans la Box, il faut alors sélectionner IMPORTANT : Nous vous conseillons de vous rapprocher des équipes en charges de votre dossier (comptabilité, social, etc...) pour vous accorder sur les bonnes pratiques d'utilisations.

En cas d’envoi multiple, il est possible de renseigner des informations identiques à tous les documents :

• Cliquer sur
• Cliquer sur  pour confirmer

Depuis le portail

1. Soit glisser/déposer les documents dans le widget Soit cliquer directement sur “Glisser vos documents ici” pour ouvrir l’explorateur de fichier
2. Sélectionner le dossier dans lequel les documents seront ajoutés
3. Cliquer sur

Depuis l’application Scan

Scan offre la possibilité d’envoyer directement des documents.

1. Cliquer sur la bannette
2. Glisser ou scanner les documents dans celle-ci
3. Renseigner le nom des documents, leur date de création et leur date de classification
4. Choisir l’emplacement des documents dans le répertoire Box
5. Mettre une description si besoin
6. Cliquer sur

Depuis l’envoi par email

Comme vu dans l’article "Comment envoyer un document par email ?" 2 possibilités d’envoi :

• Envoyer des documents dans votre espace
• Envoyer des documents dans la box

Obtenir les adresses emails d’envoi

Pour obtenir les adresses emails vers lesquelles envoyer les documents, il faut :

1. Se connecter au portail
2. Cliquer sur le widget “Vos documents par email”

3. Puis sélectionner l’entreprise souhaitée

Envoyer des documents par mail

1. Se connecter à votre boîte email (personnelle ou professionnelle)
2. Créer un nouvel email
3. Indiquer en destinataire l’adresse email de l’espace souhaité, préalablement récupérée sur votre portail
4. Insérer en pièces jointes les documents*

Les documents sont alors envoyés vers l’espace indiqué.

Depuis l'application mobile

Il est également possible de transmettre des documents depuis l'application mobile Inexweb  

voir l'article : "Envoyer un document dans le Document"

Depuis l'application Tâches

Un collaborateur comptable peut effectuer via "Tâches" une demande de document au client

voir l'article : "Comment créer une nouvelle tâche ? (Version collaborateur)"

Une fois la demande de document créée, vous aurez dans "Tâches" la possibilité d'importer le document demandé.

Pour cela :

• Se rendre dans l'application "Tâches"
• Cliquer sur la tâche concernée
• Glisser/déposer le document demandé
• Cliquer sur