Comment ajouter des documents dans portail RH ?

Modifié le Mer, 13 Mars à 11:15 H

Ajouter un document depuis portail RH

Vous pouvez ajouter des documents à un salarié directement depuis l'application portail RH :

1. Accédez au menu Gestion du personnel > Fiches individus > Documents.

2. Depuis cet écran, vous avez accès à plusieurs dossiers pouvant contenir des documents.

3. Une fois entré dans un dossier, vous y trouvez tous les documents du salarié triés par défaut par date de création.

4. Via le bouton Ajouter en haut à droite, vous pouvez ajouter jusqu'à 5 documents à la fois.

- Vous ne pouvez pas ajouter de documents dans le dossier justificatifs d'absences puisqu'ils sont ajoutés via les absences directement.
- Seuls les documents jpg, png et pdf sont autorisés.

Qui peut ajouter un document dans portail RH ?

Dossier	Accès en lecture	Accès en écriture
Justificatif d'absences	GP, RH, Salarié	Ajout des justificatifs possible via la création ou modification d'une absence
Contrats	GP, RH, Salarié	GP, RH
Entretiens (EAP)	GP, RH, Salarié	GP, RH
Bulletins de salaire	Bêta-testeurs	Bêta-testeurs
Entrée (Documents salarié)	GP, RH, Salarié	GP, RH, Salarié
Divers	GP, RH, Salarié	GP, RH, Salarié

Où sont stockés les documents ?

Les documents sont stockés dans l'application Documents. Si vous avez accès à cette application, vous pouvez aussi les consulter depuis l'application Documents.

En ajoutant un document depuis l'application Documents, le salarié n'y aura pas accès et le document ne sera pas affiché dans portail RH.
Vous devez ajouter vos documents depuis portail RH ou depuis la paie (voir paragraphe suivant).

Supprimer un document

Il n'est pour le moment pas possible de supprimer ou modifier un document depuis portail RH. Vous devez accéder à l'application Documents pour procéder à une modification ou une suppression d'un document.

voir l'article : "Comment supprimer un élément de la GED ?"

Ajouter un document depuis l'application paie

Cette fonctionnalité nécessite un accès à l'application paie.

Seuls les documents suivants seront affichés dans l'application Portail RH : 
- Les documents ajoutés depuis une fiche individu ou une fiche salarié,
- Les bulletins de salaire publiés dans documents depuis le menu paie > Impressions bulletins. Pour ces derniers, ils ne sont accessibles qu'aux bêta-testeur pour le moment. 

Si vos salariés ont accès à Portail RH, ils pourront alors consulter ces documents.

Ajouter des documents depuis la fiche individu ou la fiche salarié

Depuis l'application de production paie :

1. Accédez à votre dossier / entreprise.

2. Ouvrez la fiche individu du salarié.

3. Sur la gauche, vous trouverez l'encart ci-dessous permettant d'ajouter des documents :

4. Vous pouvez alors sélectionner un document, et vous devez ajouter ou choisir :

le nom du document,
le type du document qui correspond au dossier dans lequel sera placé le document,
la visibilité du document en sélectionnant les profils qui auront accès au document,
les dates de validité du document (champs préremplis et optionnels),
un commentaire qui sera visible dans l'application Documents.

Une fois envoyé, votre document est disponible dans les applications Documents & Portail RH.

Publier mes bulletins de salaire

Cliquer sur Publier dans Documents pour envoyer vos bulletins vers Documents.

Les bulletins de salaires ne sont accessibles dans Portail RH qu'aux utilisateurs avec le rôle bêta-testeur.