📌 Objectif
Cet article présente la création d'un individu, permettant de renseigner les informations personnelles du salarié, étape indispensable préalablement à la création de contrats.
↗️ Accès
Menu principal : Paie / Production paie
Puis Ressources / Fiches individuelles
Présentation générale
La saisie des informations de l’individu est composée d'un parcours utilisateur de 5 étapes :
Identité
Etat civil
Coordonnées bancaires
Comptabilité et fiscalité
Contacts et ayants droit
🛠 Etapes de création d'individus
1️⃣ Cliquer sur Ajouter un individu
Le formulaire suivant s'affiche
Le bouton Annuler présent sur chaque onglet (en bas à gauche) permet d’abandonner la création de l’individu.
2️⃣ Saisir les informations concernant l'identité de l'individu
Civilité : obligatoire, sélectionner une valeur dans la liste déroulante
Nom : obligatoire
Nom de naissance : obligatoire, saisir le nom de jeune fille pour les femmes mariées
Prénom : obligatoire
Pseudonyme : facultatif
N° et nom de la rue : obligatoire
Immeuble, lotissement, etc. : facultatif, 2ème ligne d’adresse
Commune, lieu-dit : facultatif, 3ème ligne d’adresse
Code postal : obligatoire
Code Insee : obligatoire, alimenté automatiquement selon le code postal renseigné, modifiable (un code postal peut correspondre à des codes Insee différents)
Ville : obligatoire, alimenté automatiquement selon le code postal renseigné
Pays : obligatoire
Si vous modifiez le code postal en cours de saisie, les champ codes Insee et ville sont modifiés dynamiquement.
Mobile : facultatif
Téléphone : facultatif
E-mail : facultatif
3️⃣ Renseigner l'état civil
Numéro de sécurité sociale : obligatoire : 13 chiffres obligatoires ou 15 chiffres avec la clé. Si vous saisissez la clé, un message s'affiche si celle-ci est erronée. Le département de naissance peut prendre les valeurs 20, 2A ou 2B (pour Corse), ou 96 (année 1968), 99 (étranger).
Si le numéro n'est pas encore connu, saisir 1 ou 2 seulement et appliquer la procédure pour saisir le NTT.Sexe : obligatoire, alimenté selon le numéro Sécurité Sociale
Jour, Mois,Année : seul le jour de naissance est obligatoire, saisissable et modifiable si le numéro de sécurité sociale est complété. Les mois et année de naissance sont alimentés automatiquement et non modifiables.
Le jour et mois de naissance sont forcés par défaut à 01/01 si le mois de naissance du NIR a une valeur particulière (>12).
La valeur 99 ne peut pas être saisie.Commune de naissance : obligatoire. déterminé par le numéro S.S. Dans le cas de la Corse (départements 2A, 2B) la commune sera affichée selon le code commune du NIR uniquement pour les salariés nés après 1976 ; dans le cas contraire sélectionner la commune dans la liste.
Département naissance : obligatoire, alimenté par le numéro S.S si France, sinon à saisir (99 pour Etranger).
Pays : obligatoire, pays France si numéro de S.S différent de 99. Sinon, sélectionner le pays de naissance dans la liste déroulante.
Nationalité : sélectionner la nationalité dans la liste déroulante. Si l’utilisateur renseigne une valeur autre que Française, 3 champs supplémentaires s’affichent :
Type de titre de séjour : obligatoire, sélectionner la valeur appropriée dans la liste déroulante
Numéro du titre de séjour : (fournit par la préfecture)
Date de fin de validité : obligatoire, (fournit par la préfecture)
Situation familiale : facultatif, sélectionner la valeur souhaitée dans la liste déroulante
Niveau de diplôme obtenu : facultatif
Nombre de personnes à charge : facultatif
Nombre d’enfants à charge : facultatif
Lien de parenté :
Les trois champs ci-dessus ne sont pas en lien avec la saisie des ayants droits (onglet Contacts et ayants droit).
Numéro technique temporaire (NTT) : la reprise du NTT provenant d'un logiciel antérieur (ou reprise de dossier) est nécessaire uniquement dans le cas où le NTT a été transmis auparavant en DSN et si le numéro de sécurité sociale définitif n'est pas encore connu. Dans le cas contraire, l'application va créer elle-même le NTT :
dans le champ numéro sécurité sociale, saisir uniquement 1 ou 2, cela affiche un champ à l'écran :laisser le champ 'Numéro technique temporaire' vide
compléter les champs date de naissance, commune de naissance et nationalité) puis enregistrer la saisie.
Un NTT unique et non modifiable sera calculé automatiquement par l'application.
Si un NTT a été défini initialement, Suite à la saisie du numéro de sécurité sociale dans la fiche individu, le premier fichier DSN généré contiendra dans le bloc individu à la fois le numéro de sécurité sociale et le NTT (si renseigné), les fichiers ultérieurs uniquement le numéro de sécurité sociale.
4️⃣ Renseigner les coordonnées bancaires
Mode de paiement du bulletin : modifiable, alimenté par défaut par le mode de règlement définit dans le menu Paramètres/Préférences/Paie.
Pour un virement secondaire, il est possible d’ajouter un RIB secondaire en complétant le montant qui est à payer à un tiers.
Les champs suivants sont à compléter uniquement si le mode de paiement est virement
Bénéficiaire du RIB
Nom de la banque
IBAN
BIC
RIB secondaire
Montant : saisissable uniquement sur le RIB secondaire dans le cas d'un versement d'une somme fixe à un tiers. Dans ce cas, le RIB principal verse le solde du bulletin sous déduction du montant renseigné. Le bulletin doit être en adéquation avec ce montant.
5️⃣ Comptabilité et fiscalité
Cet onglet regroupe les données nécessaires à la génération des OD de paie, barème du PAS et domicile fiscal.
Domicile fiscal : obligatoire, complété par défaut à France si l’adresse du salarié est située en France. Dans le cas contraire sélectionner l’option souhaitée dans la liste déroulante.
Barème PAS : obligatoire, correspond au barème du taux neutre ; complété avec une valeur par défaut selon l'adresse du salarié :
Barème métropole (si adresse en France métropolitaine)
Barème Guadeloupe, Réunion et Martinique
Barème Guyane, Mayotte
Barème non identifié.
Code analytique : permet de rattacher la section analytique au salarié dans le cas où le type de la grille de la saisie analytique est paramétré en automatique
Compte de salaire net : permet de rattacher le compte 421 au salarié dans le cas où le compte est paramétré avec le type compte salarié net dans les affectations comptables
Compte de salaire brut : permet de rattacher le compte 641 au salarié dans le cas où le compte est paramétré avec le type compte salarié brut dans les affectations comptables
Compte d’acompte : permet de rattacher le compte 425 au salarié dans le cas où le compte est paramétré avec le type compte salarié d'acompte dans les affectations comptables
Compte d’opposition : permet de rattacher le compte 427 au salarié dans le cas où le compte est paramétré avec le type compte salarié d'opposition dans les affectations comptables
6️⃣ Contacts et ayants droit
Cet onglet permet de renseigner les contacts et ayants-droit du salarié. Une personne pourra être ayant-droit, contact et/ou enfant selon le cas souhaité.
Pour créer une nouvelle personne, cliquer sur le bouton ajouter.
Il est possible de sélectionner/désélectionner une ou plusieurs types pour de personne.
Compléter les informations obligatoires puis Enregistrer.
Le bouton Ajouter une personne s'affiche lorsqu’au moins 1 ayant droit/contact a été saisi. Il permet d’ajouter une personne supplémentaire.
MODIFIER OU SUPPRIMER UNE PERSONNE
Survoler la ligne du tableau avec la souris permet d'afficher deux boutons supplémentaires en fin de ligne :
CONTACT PRINCIPAL
Lors de la création d'un contact, il peut être qualifié de contact principal (case à cocher) qui sera identifié comme tel dans le tableau
7️⃣ Enregistrement et récapitulatif
Après la saisie du dernier onglet (contact et ayant droit); la création de l’individu est terminée : en bas à droite, le bouton Retour permet de revenir à un onglet pour effectuer des modifications sans perdre la saisie en cours.
Le bouton Valider la fiche enregistre et créé l’individu.
Une notification verte « Une personne a été créée » s'affiche brièvement en haut à droite.
En cas d’erreur une notification rouge annonce l'anomalie détectée.
Le bouton VOIR LE RECAPITULATIF affiche le récapitulatif de la fiche individu, soit la totalité des informations saisies sur une page unique.
Une fois l'individu créé, l'étape suivante consiste à créer son contrat de travail.
Le bouton NOUVEAU CONTRAT permet sans sortir de l’écran la création d’un contrat pour l’individu et d’accéder à l’assistant de création du contrat (voir aide sur le contrat de travail).
La zone Document permet d'intégrer des documents associés au salarié (stockés dans l'application Documents, voir GED paie)