📌 Objectif
Cet article présente les principes généraux et informations disponibles dans l'application concernant la les effectifs ainsi que les étapes pour lancer leur génération ou les modifier.
Effectif pour cotisations et allégements
De nombreuses obligations imposées à l’employeur sont liées à l'effectif de l'entreprise ou de l'établissement.
Les seuils et modes de calcul des types d'effectifs varient selon le besoin.
Les types effectifs suivants sont obligatoires pour le calcul des cotisations correspondantes :
Participation à l’effort construction ;
Cotisations spécifiques pour expatriés ;
Réduction générale ;
FNAL supplémentaire ;
Participation à la formation professionnelle continue ;
Forfait social de 8 % ;
Sortie dégressive de ZFU ;
Contribution supplémentaire à la taxe d’apprentissage ;
Déduction forfaitaire patronale des heures supplémentaires (loi TEPA) ;
Versement mobilité ;
La réduction liée aux zones de revitalisation rurales (ZRR).
En l’absence de l'un de ces types effectifs au 31 décembre N-1, les cotisations correspondantes ne peuvent pas se calculer correctement sur N.
La génération et la mise à jour des effectifs au 31/12/N-1 est obligatoire avant le calcul du premier bulletin de l'année N.
Aucune modification de l'effectif ne sera possible dès la présence d'un bulletin sur l'année.
↗️ Accès
Menu principal : Paie / Production paie
Puis Paramètres / Effectifs de la société
🛠 Fonctionnement
La gestion des effectifs est un élément très important pour le calcul des bulletins de paie. En effet, vous n’avez pas à gérer de "profils salariés" ou de "bulletins modèles". C’est la prise en compte dynamique de chaque effectif qui activera ou inhibera certains calculs lors de la génération du bulletin.
Le calcul de l'effectif n'est pas automatique. Il vous appartient de compléter les valeurs que vous avez calculées ou qui vous ont été fournies par l'URSSAF selon les besoins.
En cas de création d'entreprise, l'effectif de N-1 ne doit pas être conservé à 0, il convient d'indiquer 1.
Dans le cas de reprise de dossier, les seuils doivent être modifiés manuellement pour correspondre à la situation attendue. |
Volet de gauche
La valeur reprise par défaut est celle de l’année précédente.
Si aucun effectif n’avait été généré, la valeur est 0.
liste des établissements,
date du calcul de l’effectif et sa valeur (après avoir lancé la commande "Générer les effectifs").
La valeur reprise par défaut est celle de l’année précédente. Si aucun effectif n’avait été généré, la valeur sera 0.
La dernière colonne intitulée "Modification" permet de modifier la valeur de l’ensemble des effectifs (voir commentaires ci-dessous).
Volet de droite
Après sélection d’un établissement sur le volet de gauche, la liste des effectifs rattachés à cet établissement est affichée avec :
son type
sa valeur complétée au niveau de l’établissement
et son seuil. `
Les effectifs sont affichés en fonction de la date de référence.
Exemples :
avec une date de référence située en 2021, les effectifs au 31/12/2020 sont affichés.
une date de référence située en 2020 permettra de consulter les effectifs au 31 décembre 2019.
🛠 Générer les effectifs
C'est la première étape obligatoire à la gestion des effectifs dans l'application.
Avertissement : Générer les effectifs ne veut pas dire calculer l’effectif moyen automatiquement en fonction des salariés présents. Cette fonction permet de reprendre les effectifs de l’année précédente, de calculer les franchissements de seuils et de faire évoluer le lissage progressif. |
Les effectifs doivent être générés à chaque début d’année civile représentant ceux au 31/12 de l’année précédente.
1️⃣ Lancer la génération des effectifs
Il convient tout d'abord de positionner la date de référence (en bas et à droite de l'écran) correspondant à l'exercice sur lequel seront calculés les premiers bulletins.
Exemple 1
Création ou reprise d'entreprise courant 2022
> date de référence placée en 2022.
Exemple 2
Changement de millésime 2022 vers 2023
> date de référence placée en 2023.
Cliquer sur "Générer les effectifs".
Les types d’effectifs dits « principaux » suivants seront créés :
Versement mobilité
Urssaf annuel (classique)
TEPA
Taxe d’apprentissage
Formation Professionnelle
FNAL
Fillon (coefficient)
Effort de Construction
Apprenti
Vous pourrez ensuite insérer si besoin, un autre type d’effectifs dits "facultatifs", comme par exemple l’effectif expatrié assurance volontaire maladie si l’employeur est concerné.
Lorsque les effectifs ont déjà été générés l’année précédente, l’ensemble des effectifs déjà en place sont régénérés automatiquement, y compris les effectifs dits "facultatifs.
Un effectif généré pour la première fois le sera avec la valeur zéro par défaut. Une intervention manuelle afin de modifier l’effectif sera donc nécessaire (voir ci-après).
2️⃣ Modifier la valeur de l’effectif par établissement
Lorsque l’effectif généré dans la colonne Effectif n’est pas correct, il convient de le modifier manuellement pour chaque établissement.
Dans le volet de gauche, saisir la valeur de l’effectif dans la colonne "Modification" et cliquer sur "Enregistrer". Cette valeur sera imposée à l’ensemble des types d’effectifs de l’établissement dans le volet de droite.
Il est possible de modifier individuellement l’effectif de chaque type d’effectif d’un établissement. Les seuils correspondant seront dynamiquement mis en à jour.
Le dépassement d'un seuil entraine automatiquement le déclenchement de la première année de gel par type d'effectif.
Le seuil du type d'effectif "TEPA" n'est pas géré automatiquement
du fait de l'ajout en décembre 2022 des seuils "20 à moins de 250 salariés" et "250 salariés et plus". Il convient donc de gérer manuellement l'évolution des seuils de gel.
Pour cela, double-cliquer sur le seuil à modifier, choisir le seuil souhaité et enregistrer.
Lorsque l'entreprise est composée de plusieurs établissements, l'application fait la somme des effectifs saisis sur chaque établissement. Il convient de positionner le seuil correspondant à l'effectif global de l'entreprise sur chaque établissement.
Choisir le seuil en fonction de l'effectif global de l'entreprise et enregistrer la modification. Les seuils d'un même type d'effectif doivent être identiques sur tous les établissements.
Cas particulier du versement mobilité
L'effectif utilisé pour le versement mobilité peut être celui d'un établissement, de plusieurs établissements, voir l'effectif global de l'entreprise selon la localisation des établissements dans les zones de versement mobilité.
Il convient de renseigner, pour chaque établissement, l'effectif cumulé de salariés présents dans la zone de versement mobilité à laquelle appartient l'établissement.
Exemple
Les deux établissements sont dans la même zone, il convient de renseigner l'effectif cumulé (13+38) sur les deux établissements.
Double-cliquer sur la valeur à modifier et la saisir. Enregistrer la modification.
Les valeurs doivent être modifiées sur tous les établissements concernés.
3️⃣ Ajout d’un effectif facultatif
Certaines situations nécessitent l'ajout d'un type d'effectif spécifique (expatriés, sortie progressive ZFU, exonération du forfait social 8%).
Cliquer sur "Insérer"
Ce bouton ne doit être utilisé que pour insérer un nouveau type d'effectif spécifique. Il ne doit pas être utilisé pour mettre à jour les types d'effectifs principaux au changement de millésime (sauf cas particulier).
Sélectionner l’effectif désiré, par exemple pour les expatriés
Rattacher cet effectif à un établissement
Lui attribuer une valeur
Les dates de l'effectif, de début et de fin de validité se renseignent automatiquement en fonction de la date de référence.
Réitérer l'opération si plusieurs établissements sont concernés.
Les seuils de gel des effectifs spécifiques (expatriés, sortie progressive ZFU, exonération du forfait social 8%) insérés ne sont pas modifiés automatiquement au changement de millésime. Il convient de les modifier manuellement.
Dans le cas où l'un des effectifs principaux serait absent à la suite d'un manquement de l'utilisateur l'année précédente, veuillez suivre exceptionnellement la procédure d'insertion d'effectif spécifique ci-dessus afin de les compléter de façon exhaustive.
Illustration : changement d'année civile
Placer la date de référence sur Janvier de N.
2022
2023
Les valeurs et les seuils doivent être contrôlés et mis à jour en respectant les procédures décrites précédemment.
4️⃣ Modification d’un seuil de l’effectif
Si l’on souhaite modifier un seuil d’effectif en lui attribuant un seuil différent que celui proposé :
double clic sur le champ du seuil de d’effectif concerné
sélectionner le seuil souhaité
enregistrer.
5️⃣ Modification de la valeur de l’effectif
L'effectif saisi par établissement (volet gauche) est imposé à l’ensemble des types d’effectifs de l’établissement (volet droit) et déclenche les différents seuils de l’effectif.
Il est possible dans certains cas de modifier la valeur de l’Effectif du volet droit afin d’ajuster l’effectif société en lieu et place de celui de l’établissement.
En effet, certains types d’effectif, comme par exemple le FNAL, ne doit pas être apprécié au niveau établissement afin de déterminer son taux, mais bien au niveau de la société. Il convient dans ce cas pour chaque type d’effectif concerné, de remplacer manuellement l’effectif établissement par l’effectif de la société, et de vérifier le seuil.
Pour modifier la valeur d'un effectif : double cliquez sur la ligne correspondante dans la colonne "Effectif".
Il est indispensable de vérifier les effectifs et leurs seuils avant de lancer la génération des premiers bulletins de l’année. Pour rappel, la position de la date de référence est essentielle pour les valeurs affichées dans les volets Effectifs.
Dès qu’un bulletin aura été réalisé sur l’année, vous ne pourrez plus modifier les données Effectifs, sauf si vous le supprimez.