Funktionen für Berater

Mit dem Freigabeprozess können Dokumente von mehreren Personen validiert werden. Sobald die Dokumente validiert wurden, werden sie gesperrt und können nicht mehr geändert werden. Beim Erstellen der Anforderung ist es möglich, Dokumente auszuwählen, die bereits in der Dokumentanwendung vorhanden sind, oder Dokumente vom Computer hinzuzufügen. Die so hinzugefügten Dokumente werden dann direkt in der Dokumentanmeldung im Bereich "Unternehmen" archiviert.

Es ist möglich, die Freigabeprozessmithilfe der Bots in der Documents-Anwendung zu automatisieren (siehe "Wie richtet man einen Freigabebot ein?").

Wie erstellt man eine Freigabeprozess?

• Klicken Sie auf   unten rechts
• Klicken Sie auf die "Freigabeprozess" Schaltfläche
• Wählen Sie das Unternehmen
• Hinzufügen der zu validierenden Dokumente
  • Klicken Sie entweder auf "Dokumente aus Dokumenten auswählen"
  • Oder klicken Sie auf "Dateien hochladen"

• Füllen Sie die Felder aus:
  • Der Titel der Aufgabe
  • Die Beschreibung
  • Das Fälligkeitsdatum
  • Vertraulichkeit: siehe Artikel "Wie erstellt man eine neue Aufgabe?"
  • Die Optionen:
    • Automatische Veröffentlichung: Veröffentlicht die Genehmigungsaufgabe automatisch auf dem Client X Tage nach seiner Erstellung.
      • Wenn der Wert "0" ist, wird der Task innerhalb von 30 Minuten veröffentlicht.
        • Falls der Wert leer ist, muss die Veröffentlichung manuell von einem Berater durchgeführt werden.
    • Automatische Genehmigung: Schließt den Vorgang X automatisch Tage nach dem Fälligkeitsdatum, wenn das Fälligkeitsdatum noch offen ist. Die Dokumente gelten dann als validiert
      • Wenn der Wert leer ist, bleiben die Dokumente ausstehende Validierung, bis der Client sie überprüft hat.

• Die Personen, die der Aufgabe zugewiesen werden sollen:
  • Klicken Sie auf "Hinzufügen".
  • Wenn alle ausgewählten Bevollmächtigten das Dokument genehmigen müssen, lassen Sie die Option "Alle Benutzer müssen genehmigen" aktiviert.
  • Wenn nur einer der ausgewählten Bevollmächtigten die Validierung der Dokumente zulässt, deaktivieren Sie die Option "Alle Benutzer müssen genehmigen".
  • Es ist möglich, mehrere Validierungsebenen zu haben. Sobald die Dokumente also von Stufe 1 validiert werden, wechselt die Anforderung zu den Personen, die der Ebene 2 zugewiesen sind, und so weiter.
  • Um eine zusätzliche Ebene hinzuzufügen, klicken Sie auf "Eine Ebene hinzufügen" und füllen Sie dann die Ebene 2 aus. Wiederholen Sie die Aktion so oft wie nötig.

• Klicken Sie auf "Speichern".

• Klicken Sie auf "Einreichen" , um den Freigabeprozess fertigzustellen und an die zugewiesenen Personen zu senden.

Zugewiesene Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass sie Dokumente zu validieren haben.