Dans Achats, un document peut passer en statut Trop-payé lorsqu’il a déjà été réglé puis que son montant est modifié et devient inférieur aux paiements existants.
La modification du montant peut intervenir après une correction effectuée par le collaborateur comptable dans Image. Les informations mises à jour dans Image sont automatiquement synchronisées dans Achats, ce qui peut générer ce nouveau statut.
Image est l'outil de saisie, de contrôle et de comptablisation des factures par le collaborateur comptable. En savoir plus
Où voir le statut Trop-payé ?
Seuls les collaborateurs comptables, les administrateurs d'Achats et les gestionnaires de paiement accèdent à ce statut de document.
Dans la Synthèse d’Achats
→ Dès qu’au moins un document est au statut Trop-payé, un encart spécifique apparaît dans la Synthèse.
Dans la liste des documents
Le statut Trop-payé s’affiche dans la colonne Statut en rouge.
Le filtre Statut permet d’afficher uniquement les documents concernés.
Dans la vue du document
Le statut Trop-payé apparaît directement sur le document
Une alerte précise que les paiements doivent être corrigés pour régulariser la situation.
Pourquoi ce statut ?
Le statut Trop-payé apparaît sur un document dans les conditions suivantes :
Le document était déjà validé et réglé dans Achats.
Il a été édité dans Image par le collaborateur comptable.
Suite à cette modification, le nouveau montant du document dans Achats est devenu inférieur au total des paiements.
Exemples concrets
Cas | Ce qui s’est passé | Résultat |
Confusion entre facture et avoir | L'avoir a été saisi comme montant positif au lieu de négatif. | Après correction dans Image, le montant du document devient négatif → Le document est au statut Trop-payé. |
Montant trop élevé corrigé | Une facture réglée est saisie par erreur à 1 000 € puis est corrigée dans Image à 900 €. | Les paiements dépassent le montant → statut Trop-payé. |
Corriger un document Trop-payé
1.Vérifier les montants dans le PDF
Ouvrir le document PDF et comparer le montant avec celui affiché dans Achats.
2. Si le montant dans Achats est correct
Ajuster les paiements :
Éditer, supprimer ou annuler un ou plusieurs paiements pour que le total corresponde.
3. Si le montant dans Achats est erroné
Il est possible qu'il y ait une erreur de traitement dans le module Image. Dans cette situation, contacter le collaborateur comptable.
4. Après correction
Le statut Trop-payé est retiré et le document passe dans l'état correspondant à sa situation.
