Achats propose plusieurs options pour gérer le règlement des factures fournisseurs, assurant un suivi précis des montants dus et une mise à jour continue de la situation des documents. L’objectif est de refléter fidèlement la réalité des paiements et, le cas échéant, de simplifier les opérations via le produit Comptes. Il est possible de :
Déclarer des paiements (paiement simple, virement avec ou sans fichier SEPA, ou marquer comme "payé") pour maintenir à jour l’état des factures.
Réaliser un paiement effectif grâce à Comptes, avec virement direct, sans passer par un fichier SEPA.
Réconcilier manuellement une transaction bancaire avec un document (en Bêta uniquement).
Prérequis : activer la gestion des règlements
Avant toute action, la gestion des paiements doit être activée dans les réglages.
voir l'article : Activer/Désactiver les paiements
Ce guide a pour objectif de décrire la marche à suivre pour la déclaration d'un paiement ou d'un remboursement.
Déclaration de paiement
La déclaration de paiement permet de tenir à jour le statut des factures sans nécessairement effectuer un paiement effectif depuis le module. Trois approches sont possibles :
Ajouter un paiement détaillé (virement, espèces, carte, etc.).
Générer un fichier SEPA pour ordonner des virements multiples.
Marquer la facture comme « payée » sans paiement détaillé.
Déclarer un paiement sur un document (paiement unitaire)
Valider la facture dans la rubrique A valider (cf. article Traiter/valider les factures)
Se rendre dans la rubrique A payer et cliquer sur la facture à régler.
Dans le panneau latéral, cliquer sur le bouton Ajouter un paiement
Cliquer sur Déclarer un paiement
Renseigner la date, le montant, et le mode de paiement (virement, espèces, etc.) puis cliquer sur Payer
Le paiement est ajouté.
Le statut de la facture évolue en conséquence (payée ou partiellement payée). Il est possible de passer à la facture suivante si nécessaire.
Déclarer des paiements et générer un fichier SEPA
Depuis un document
Procéder comme ci-dessus et choisir le mode de paiement Virement (SEPA)
Un fichier SEPA (au format XML) est généré, prêt à être transmis à la banque.
Le mode de paiement Virement sans l'option "SEPA" permet de déclarer un règlement par virement sans générer le fichier SEPA.
Depuis la liste des documents à payer
Valider les factures fournisseurs dans la rubrique A valider (cf. article Traiter/valider les factures)
Accéder à la rubrique “A payer”.
Sélectionner les factures concernées (cases à cocher) et cliquer sur Générer fichier SEPA.
Dans le panneau latéral, choisir l’IBAN de la société et ceux des fournisseurs.
Un IBAN fournisseur peut être ajouté directement à cette étape.
Cliquer sur IBAN du bénéficiaire puis sur Ajouter un IBAN
Renseigner l'IBAN dans la fenêtre qui apparaît puis cliquer sur Sauvegarder
Choisir la date d’exécution du virement (immédiat ou à la date d’échéance de chaque document).
Cliquer sur Générer fichier SEPA pour télécharger le fichier XML et le bordereau de virement.
Ces deux fichiers restent téléchargeables à postériori en allant sur un des documents concerné par le virement
Paiement à échéance : si certaines factures n’ont pas de date d’échéance, elles seront réglées à la date du jour.
Marquer des factures comme "payé" (sans détail de paiement)
Il est possible de considérer certaines factures comme réglées sans générer de paiement détaillé.
Depuis un document
Depuis la vue d'un document à payer, cliquer sur Ajouter un paiement dans le panneau latéral puis sur Marqué payé.
Depuis la liste des documents
Valider les factures fournisseurs dans la rubrique A valider (cf. article Traiter/valider les factures)
Accéder à “A payer”.
Sélectionner les factures à marquer.
Cliquer sur “Marquer payé”.
Les factures quittent la liste des documents à payer et sont considérées comme réglées, sans information de paiement.
Annuler un paiement : Un paiement, qu'il soit planifié ou non, peut être annulé sous certaines conditions.