📌 Objectif
Cet article présente la création d'un contrat, qui doit être réalisée après création de l'individu.
↗️ Accès principal
Menu principal : Paie / Production paie
Puis Ressources / Fiches salariés
La création d’un nouveau contrat est accessible :
À la fin du parcours de création de l'individu via le bouton Nouveau Contrat
Sur la fiche individu, via le bouton Nouveau Contrat
Dans tous les cas, le bouton dirige l’utilisateur vers le parcours de création de contrats.
La saisie des informations du contrat est composée de 7 onglets :
Général
Période et nature de contrat
Salaire
Congés
Déclaratif
Affiliation
RH.
🗂️ Général
Date de début : obligatoire, renseigner la date de début du contrat de travail.
Etablissement : obligatoire, par défaut reprend l’établissement parametré dans le dossier s'il n'y en a qu'un
Département : facultatif (champ libre paramétré dans le menu DP/Social/Département)
Service : facultatif (champ libre paramétré dans le menu DP/Social/Service).
CCN applicable : obligatoire, reprend la CCN paramétrée comme convention principale dans l’onglet social du menu DP/Social/Etablissement) de l’établissement affecté au salarié.
Libellé convention : reprend par défaut le libellé de la CCN paramétrée dans l’onglet social du menu DP/Social/Etablissement) de l’établissement affecté au salarié ; modifiable.
Catégorie conducteur : conditionné à la CCN 0016 Transport routier, secteur transport de marchandises
Droit à CP ancienneté figés au 01/01/2023 : conditionné à la CCN 3248
Rémunération annuelle 2023 (GCIR) : conditionné à la CCN 3248
Fonction : obligatoire, saisie manuelle par l’utilisateur
Qualification : facultatif, saisie manuelle par l’utilisateur
Matricule : obligatoire, proposé par défaut 8 caractères (3 premières lettres du nom + code numérique incrémenté). Il est modifiable mais doit être unique.
Emploi code PCS : obligatoire, sélectionner la valeur souhaitée dans la liste déroulante.
Complément PCS : champ conditionné à certains emplois (conformément au cahier technique DSN)
Classification
Si la CCN est modélisée, sélectionner un élément de la liste déroulante. Selon la CCN au moins 2 champs non modifiables apparaissent avec les valeurs correspondantes.
S'il n'y a pas de classification modélisée, cocher la case « Classification manuelle », 12 champs s’affichent afin de saisir la classification du salarié.
Adresse de travail
Par défaut, l’adresse de travail du salarié est l'adresse de l'établissement auquel il est affecté. D
ans le cas contraire, cocher Lieu de travail différent de l’établissement d’affectation et renseigner les coordonnées de l’établissement. S'il s'agit d'un salarié externe compléter le champ « DSN mise à disposition externe » (valeur par défaut : non concerné)
🗂️ Période et nature
Entrée
Date de début : obligatoire et non modifiable, correspond à la date de début de contrat (onglet Général)
Heure d’entrée : facultatif enseigner l’heure au format 00:00 ; mais obligatoire pour la DPAE
Motif de début : obligatoire, par défaut Embauche, début d'activité..
Durée période d’essai : facultatif, sélectionner la durée dans la liste déroulante. Il est ensuite possible de renseigner une deuxième période (cocher la case « Renouvellement période d’essai »)
Date de fin période d’essai : non modifiable (sauf si durée période d'essai libre) ; calculé automatiquement selon la durée paramétrée.
Date d’ancienneté société : obligatoire, par défaut correspond à la date d'entrée initiale. Elle est modifiable.
Date d’ancienneté groupe, profession : facultatif (requis par certaines conventions).
Réduction ancienneté (en mois) : permet d'ajuster la durée d'ancienneté (utilisé pour le calcul de certaines indemnités de fin de contrat).
Nature du contrat
De nombreux champs dans cette section ont un impact sur les rubriques du bulletin et donc sur le calcul du bulletin de paie ; veillez à remplir précisément ces informations.
Statut : obligatoire, sélectionner la valeur concernée dans la liste déroulante.
Exonération particulière : obligatoire, complété par défaut selon le statut sélectionné. Permet de paramétrer les exonérations de charges et réductions. Il reste modifiable. Ce champ est également conditionné par le Type de contrat (certains contrats peuvent être soumis à une exonération ou aucune).
Statut retraite : obligatoire et modifiable. Il est conditionné selon le statut. Exemple si employé, la valeur proposée par défaut sera Non cadre.
Nature du contrat : obligatoire. Choisissez la valeur souhaitée parmi :
CDD. Si sélectionné, des champs d'information complémentaire s'affichent en-dessous :
Terme imprécis (compléter la date de fin de la durée minimale)
Senior
Etudiant
Date de fin de la durée minimale : pour les CDD à terme imprécis
Motif de recours : obligatoire (sélection dans la liste)
Type d'exonération : champ facultatif
Date de renouvellement du CDD : champ facultatif
CDI
Sans (nouvelle valeur). Concerne par exemple Dirigeant, Stagiaire
Type de contrat : obligatoire ; la sélection de certains types impacte également le champ Exonérations particulières.
Type de travail : obligatoire, sélectionner la valeur souhaitée dans la liste déroulante.
A domicile, vacataire : affiche en dessous le champ conditionné Type de Plafond.
Intermittent : affiche en dessous le champ conditionné Secteur Intermittent.
Dispositions cadres applicables aux non cadres : conditionné à la CCN 3248 ou 3248NE et affichée si le statut est différent de cadre & statut retraite autre que Cadre ( article 4, 4bis). Cocher la case is le salarié du fait de l'application au 0/01/2024 de la nouvelle classification issue de la CCN métallurgie est passé du statut cadre à non cadre.
Taux AT : obligatoire. Par défaut le taux AT paramétré pour l’établissement si un seul taux existe ; sinon choisir la valeur dans la liste déroulante. Il n’est pas possible de renseigner ce champ si le taux AT n’a pas été parametré au préalable dans l’établissement.
Taux versement mobilité : par défaut reprend la valeur paramétrée pour l’établissement.
DSN aménagement temps de travail : facultatif
Alsace Moselle : case à cocher facultative
Retraité(e) : case à cocher facultative (en cas de cumul emploi-retraite)
Type exonération : facultatif, permet de renseigner le type d’exonération (identique à celui de l'établissement) ou personnalisé sur le salarié (LODEOM, ZRR, etc.).
Statut BOETH : valeur à compléter (non concerné par défaut).
Sortie
Date de fin prévisionnelle : obligatoire si nature du contrat = CDD
Date de fin : compléter la date de fin de contrat
Date du dernier jour travaillé payé : obligatoire si la date de fin est complétée
Motif de rupture du contrat : obligatoire si la date de fin est complétée
Date de signature de la convention rupture : conditionnée à certains motifs de rupture de contrat
Date de notification : conditionnée à certains motifs de rupture de contrat
Date d’engagement procédure : conditionnée à certains motifs de rupture de contrat
Continuité du contrat : case à cocher à utiliser pour la poursuite d’un CDD en CDI. Si cochée, les champs date du dernier jour travaillé payé et motif de rupture de contrat ne sont plus accessibles
DSN – Maintien au contrat collectif : facultatif, à cocher dans le cas où le salarié conserve les droits prévoyance-mutuelle
Type de préavis : à compléter si nécessaire (conditionné au motif de rupture)
Date de début du préavis, date de fin du préavis. A compléter si Type de préavis différent de « salarié non concerné ».
Type deuxième préavis : facultatif, peut être complété si existence d'un premier préavis.
🗂️ Salaire
Type salaire : obligatoire, sélectionner la valeur souhaitée dans la liste déroulante. Un changement de valeur provoque la réinitialisation des champs Salaire, Nombre d'heures/jours, Salaire horaire : les champs ci-dessous sont dynamiques et leur saisie est possible selon le type de salaire renseigné.
Nombre d'heures/jours au taux de base : conditionné au champ type de salaire = Horaire, mensuel brut, forfait jours, heures.
Pour un salarié en forfait heure hebdomadaire, indiquer un nombre d'heures mensuelles.
Pour un salarié en forfait jour, compléter du nombre de jours contractuels annuels.
Type de forfait : conditionné au champ Type de salaire = Forfait heures
Début d'annualisation : conditionné au champ Type de salaire = Forfait jours
Durée annuelle contractuelle : conditionné au champ Type de salarie = Forfait heure et au champ Type de forfait = Annuel. Correspond au nombre d'heures de la convention au forfait. Affiché sur le bulletin de paie
Salaire : champ saisissable sauf si Type de salaire = Horaire. Si valeur vide, par défaut minimum légal ou conventionnel présent sur le bulletin.
Pour un salarié en forfait heure hebdomadaire, renseigner le salaire mensuel.
Salaire horaire : automatiquement calculé selon le type de salaire sélectionné et les valeurs saisies sur les champs Salaire, Nombre heures/jours au taux de base. A compléter dans le cas où type de salaire = Horaire
Horaire collectif : valeur par défaut paramétrée dans le dossier ou à sélectionner si plusieurs horaires collectifs brut,
Quotité de travail du contrat. conditionné au champ type de salarie = Mensuel brut, forfait heures, forfait jours. Renseigner l'horaire mensuel incluant les heures supplémentaires structurelles et les heures d'équivalence.
Pour un salarié en forfait jour, compléter du nombre de jours mensuels, la quotité sera déclarée dans la rubrique S21.G00.40.013 du fichier DSN.
Taux d'abattement : facultatif. Si complété, saisir la catégorie d'abattement
Nombre de points ou UV : à compléter selon la CCN
Payé au trimestre : facultatif
Détail du temps de travail
Cette section permet de gérer le calendrier de travail du salarié ainsi que les jours fériés.
Type de Calendrier, par défaut Idem société : reprise du calendrier définit comme calendrier par défaut pour la société (menu Paramètres/Préférences/Calendrier).
Type de Calendrier, Personnalisé : saisie manuelle d’un calendrier pour le salarié et permet également de définir des journées travaillées spécifiques au calendrier (paramètres avancés)
Autre calendrier : sélection d’un autre calendrier que celui paramétré par défaut pour la société
A noter : dans le contrat de travail, l'utilisateur ne peut modifier le paramétrage du calendrier "idem société" ou "Autre calendrier".
Paramètres avancés : accès à la personnalisation journalière d’un calendrier afin de définir des horaires spécifiques, etc.
Des duplications sont possibles (à partir d'une semaine type). Pour en savoir plus sur le calendrier, la gestion des jours fériés, consulter l'article dédié à la création des calendriers.
Un calendrier spécifique "Calendrier forfait jours' est disponible pour les salariés dont le type de salaire est Forfait jours. Il suffit de cliquer sur l'icone "valise" pour indiquer si le jour est travaillé ou non travaillé" (chaque journée compte pour 1 ou 0), cette information est également transmise au planning du module Portail-RH.
Le calendrier paramétré dans le contrat doit être cohérent :
Total des heures hebdomadaires : un contrôle bloquant est effectué entre le total des heures du calendrier personnalisé/affecté au salarié et le type de temps de travail (champ Type de travail de l'onglet Période et nature) pour
salarié à temps complet : le total d'heures ne peut être inférieur à 35h.
salarié à temps partiel : le total d'heure doit être inférieur à 35h.
Les autres types de travail (intermittent, domicile, vacataire, occasionnel, forfait) ne font pas l'objet de contrôle.
Exemples :Message affiché sous le calendrier du salarié :
"Type de travail à temps complet alors que seulement 18h sont renseignées dans le calendrier. Indiquer un total de 35h minimum pour un salarié à temps complet. Sur un semaine, le total renseigné ne peut être supérieur à 60h."Message affiché sur l'onglet Période et nature :
"Vérifier dans l'onglet Salaire le nombre d'heures du calendrier salarié." -
Mode d'acquisition CP (ouvrés/ouvrables) : un contrôle bloquant est effectué entre le paramètre des préférences sociales et le nombre de jours de repos définis dans le calendrier.
Même si l'utilisateur ne gère pas les CP dans le dossier, il faut renseigner soit 1, soit 2 jours maximum de repos hebdomadaires.
Exemples :
L'utilisateur à paramétré 0 ou 1 seul jour de repos alors que le mode d'acquisition des CP est paramétré en jours ouvrés (2 jours de repos hebdomadaires).
Inversement, pour un salarié ne travaillant que 3 jours dans la semaine par exemple, l'utilisateur a coché 3 jours de repos. Le maximum est de 2, renseigner 0 heures travaillées dans les jours non travaillés.
Rubriques
Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les modifications.
🗂️ Congés
Les 2 sections permettent de personnaliser au niveau du salarié les paramétrages CP ou RTT.
Paramétrage personnalisé des CP
Paramétrage personnalisé des RTT
🗂️ Déclaratif
Cette section regroupe des données relatives à la DSN ou le déclaratif spécifique au BTP.
Statut particulier : à compléter selon la valeur souhaitée
Classification CI-BTP, Code métier CI-BTP : obligatoire pour salarié TP-BTP
DSN N° de contrat : complété automatiquement, s'affiche seulement une fois le contrat enregistré
Objet de la période contractuelle
DSN Numéro du contrat d'origine : à renseigner en cas de changement de modalité de contrat, reprise de dossier
Date modification du N° de contrat : à renseigner en cas de sommes versées post-contrat, changement d'établissement
Date déclaration DSN : à renseigner en cas de sommes versées post-contrat, changement d'établissement
DSN date déclaration contrat d'origine : à renseigner en cas de sommes versées post-contrat, changement d'établissement
DSN - SIRET de l'ancien établissement d'affectation : à renseigner en cas de changement d'établissement
Les 6 champs ci-dessus sont conditionnés et complétés automatiquement dans le cas de duplication de contrat (sommes versées post-contrat ou duplication pour changement d'établissement) mais restent modifiables.
Pénibilités
Cases à cocher selon le ou les facteurs souhaités. Si coché, compléter chaque année la date de franchissement du seuil d'exposition.
🗂️ Affiliations
Le salarié doit avoir au moins une affiliation de protection sociale. Lors de la création de sa fiche, le salarié va hériter de toutes les affiliations de l'établissement auquel il est rattaché. Cette section permet de personnaliser les affiliations au niveau du salarié (ajouter ou supprimer une affiliation).
Supprimer une ou plusieurs affiliations
Cocher dans le tableau la ou les cases de gauche correspondantes à la ligne ou aux lignes de l'affiliation à supprimer, puis cliquer sur le bouton "Supprimer la sélection".
Ajouter une affiliation
Cliquer sur le bouton "+ Ajouter une affiliation"
Les affiliations disponibles sont celles présentes au niveau de l'établissement et dont le salarié ne bénéficie pas encore (non présentes dans le tableau des affiliations du salarié). La date de début de validité de l'organisme correspond à la date d'entrée du salarié, elle peut être modifiée.
Sélectionner le type et l'affiliation de l'organisme.
Dans l'exemple ci-dessus ajout d'une caisse de retraite cadres au salarié
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider l'affiliation.
Compléter l'affiliation d'une date de fin de validité
Saisir la date de fin de validité souhaité sur la ligne de l'organisme.
🗂️ RH
L'onglet RH permet un suivi des visites médicales, des habilitations et des formations effectuées par le salarié.
Visites médicales
Cliquer sur "Ajouter" et compléter les informations requises.
Habilitations
Cliquer sur "Ajouter" et compléter les informations requises.
Formations
Cliquer sur "Ajouter" et compléter les informations requises.
Cliquer sur Valider pour enregistrer la création ou la modification de la fiche .
