Afin d'industrialiser et de maintenir la fiabilité des données, le parcours automatisé avec Chaintrust traite les factures complexes sans ressaisie manuelle.
🎯 1. Qu’est-ce que cela apporte au cabinet ?
En complétant l'OCR classique, l'add-on Chaintrust permet au cabinet de gagner du temps sur la saisie, de garantir la fiabilité des données et d'offrir une meilleure visibilité au client. Les collaborateurs réduisent le temps consacré aux tâches de saisie pour se concentrer sur la révision et le conseil.
Le parcours s'appuie sur cinq piliers fonctionnels :
Une performance OCR accrue : Une technologie de reconnaissance adaptée aux factures volumineuses, complexes, ou comportant plusieurs lignes de TVA et des ventilations spécifiques.
L'envoi automatisé des écritures comptables : Chaintrust génère les écritures et les intègre dans l'outil de production, supprimant les transferts manuels.
La traçabilité de l'état comptable : La facture validée est celle qui est comptabilisée. Le lien entre l'écriture et la facture d'origine est conservé, ce qui permet d'afficher l'état comptable du document directement dans le module Achats du client.
Le traitement et découpage multifactures : En cas de dépôt d'un scan unique contenant plusieurs tickets de caisse ou justificatifs, l'outil détecte les ruptures, sépare les pièces et crée une écriture pour chaque document.
Le respect de la structure comptable : Les écritures générées s'adaptent au plan de compte et aux habitudes de saisie définies sur le dossier.
⚙️ 2. Le Parcours de traitement
Les factures traitées par Chaintrust sont les pièces du client préalablement validées et donc issues du flux d'acquisition des factures de son espace de gestion entreprise (module Achats).
Point d'attention : Le processus n'est pas instantané. Pour assurer la fiabilité sur les pièces complexes, les données transitent de manière asynchrone.
Voici le cycle de vie d'un document :
Validation sur la plateforme : La facture d'achat est validée (manuellement ou via une règle d'automatisation).
Collecte Chaintrust (⏳ Délai de synchronisation) : Les factures validées sont récupérées en continue et selon une fréquence définit par Chaintrust.
Reconnaissance & Injection (⏳ Délai de traitement) : Chaintrust traite le document (découpage multifactures inclus), génère l'écriture comptable et l'intègre dans l'outil de production.
Il est donc normal de constater un décalage de quelques heures entre la validation de la pièce par le client et son apparition en comptabilité.
🚀 3. Comment activer le parcours ?
Le paramétrage de ce parcours est réalisé en prenant contact avec le responsable de compte.
Étape 1 : L'ouverture des droits de l'agence
Avant toute action sur les dossiers, l'intégration doit être activée sur l'agence.
Action : Contacter le responsable de compte.
Rôle : Il se charge d'activer la passerelle technique Chaintrust pour l'agence.
Étape 2 : Le déploiement sur les dossiers clients
Une fois l'agence configurée par le responsable de compte, le cabinet peut activer le service sur les dossiers choisis.
Où : Depuis l'interface utilisateur.
Comment : L'activation du parcours se fait dossier par dossier
Prérequis : Pour effectuer cette manipulation, l'utilisateur doit disposer des droits Administrateur ou Responsable de dossier sur Chaintrust.