Fact permet de générer des factures à des fréquences données.

Exemples : 

• Abonnements
• Loyers
• Toutes autres factures récurrentes.

La facturation périodique se fait en 4 temps :

1. Création d'une première facture validée qui servira de modèle (modèle de contenu)
2. Création et paramétrage des spécificités liées à la récurrence
3. Génération des factures périodiques (production des documents)
4. Modification et validation des factures générées

Mise en place de la facturation périodique

1. Aller dans le menu “Documents”
2. Sélectionner le type de document “Facture”
3. Sélectionner la facture préalablement validée que est à basculer en facturation périodique (cliquer simplement dessus pour y accéder)
   

4. Une fois que la facture validée a été sélectionnée, cliquer sur le bouton “Créer une facturation périodique”

5. Compléter ensuite les différents champs pour mettre en place la facturation périodique :
   • Objet : Objet qui sera défini sur les prochaines factures. Il est possible de rendre cet objet dynamique en y intégrant des champs de date.
     
     

     Les champs et ce qu'ils permettent d'afficher en automatique : #month : "Juillet" #MONTH : "JUILLET" #YEAR : "2022"

     
     

   • Première génération : Date de la prochaine facture à générer.
   • Fréquence : Choix de la fréquence de génération (hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle etc…)
     
     
   • Période facturée : Permet d’afficher une période de facturation sur les factures périodiques (mois précédent, mois en cours ou mois suivant)
     
     

     Disponible uniquement si l’option “Période facturée (factures)” est cochée dans les réglages, partie personnalisation des documents

     
     

   • Occurrences : Permet de programmer le nombre de factures à générer à partir de la date de première génération.
     
     

     Indiquer “0” pour une facturation sans limite de temps

     
     

   • Dernière génération : Indique la date de la dernière facture programmée.
     Se calcule automatiquement d’après le nombre d’occurrences renseignées ci-dessus.
   • Mode de génération: Permet de définir la méthode de génération des factures périodiques :
     • Mode “Automatique” : Les factures sont générées, validées et envoyées automatiquement par mail au client. Les factures ne sont donc pas modifiable et seront créées et validées automatiquement par Fact
     • Mode “Après validation” : Les factures seront à générer manuellement (voir ci-après). Elles seront générées dans un premier temps à l’état “Brouillon”, donc avec la possibilité de les modifier et de les visualiser avant les étapes de validation et d’envoi aux clients.
6. Cliquer sur “Enregistrer” pour valider la programmation de la périodique.
   
   

La facturation périodique est maintenant activée pour cette facture. Il est bien évidemment possible de modifier les paramètres en cliquant sur la périodique qui est a modifier dans l'onglet “Périodique” du menu "Documents".

Comment générer une facture périodique ?

1. Aller dans le menu “Document”
2. Sélectionner le menu “Périodiques”
3. Cliquer sur le bouton “Générer les factures"
4. Cliquer sur “Générer” pour valider la générations. Toutes les factures en attente de génération à la date du jour seront alors générées

La génération prépare toutes les factures périodiques non encore générées à la date du jour, elle peut donc générer plusieurs factures d’un même modèle dans le cas où les factures du mois précédent n'auraient pas été générées.

Comment valider les factures générées ?

Lorsque la génération des factures est terminée, Fact affiche un par un les brouillons de factures.

2 méthodes de validations sont possibles :

• Voir la liste des factures à valider pour réaliser une validation en masse
  • Soit toutes les factures,
  • Soit une partie des factures (une sélection est possible)
• Valider les factures une par une

Valider les factures en masse

Cliquer sur le bouton “Voir la liste” (uniquement dans le cas où il y a plusieurs factures périodique)

La liste des factures périodiques s'affiche en cours de validation afin de les générer. 

Une fois sur la liste des factures, cliquer sur une facture pour y accéder, ou enfin, cliquer sur “Générer” afin de valider les factures périodiques sélectionnées.

Valider les factures une par une

Pour chaque facture brouillon, les actions suivantes sont disponibles :

• Modifier les éléments de la factures : objet, articles, PU, quantité, etc… Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder les modifications
• Envoyer par mail : permet d’envoyer le projet de la facture au client par mail
• Supprimer cette échéance : annule l’échéance de cette facture périodique,
  Exemple : le client ne doit pas être facturé ce mois-ci
• Arrêter la génération : supprime la programmation de la facture périodique. Elle ne sera donc plus générée lors des prochaines échéances prévues.
• MAJ le modèle : enregistre les modifications apportées sur cette facture dans le modèle. Les prochaines échéances seront donc générées en tenant compte des modifications apportées.
  
  

  Il faut impérativement avoir enregistré les modifications au préalable avec le bouton “Enregistrer”

  
  
• “Générer” (uniquement dans le cas où il y a une seule facture) : Permet de générer et valider la facture.
  
  

Une fois les factures périodiques générées, vous les trouverez dans le menu “Factures” à l’état “A régler”, et elles seront envoyés automatiquement par mail à vos clients (adresse mail renseignée dans la fiche du client). Vous avez la possibilité de désactiver cet envoi automatique par mail dans les paramètres de l’application.

voir l'article : "Effectuer les réglages généraux"

Lorsque les factures périodiques ont été générées et qu'elles n'ont pas été validées, il est possible d'y accéder en allant de nouveau dans le menu “Périodique” et en cliquant sur “Accéder aux factures”, situé en haut de l'écran, sous la barre de recherche.

Visualisation de l’état des périodiques

1. Cliquer sur le menu “Périodiques”
2. Visualiser l’état de la facture, la prochaine échéance et la période de génération programmée

Depuis ce menu, vous avez également la possibilité de cliquez sur le bouton “Modifier” afin de modifier les paramètres de la facture périodique, ou encore, via la flèche situé tout à droite, de générer une facture, ou d’arrêter une facturation.