Import de factures et d'avoirs

Modifié le Thu, 20 Jul 2023 sur 10:54 AM

Fact permet d’importer des factures et des avoirs.

! L'import de factures et d'avoirs ne permet pas d’importer un historique finalisé depuis un ancien logiciel de facturation. Il permet uniquement la création en masse de nouvelles factures ou de nouveaux avoirs.

Le principe de fonctionnement d'un import est le suivant :

Chaque ligne créée dans le fichier d'import correspond à une ligne d'article qui vient s'ajouter dans une facture ou un avoir.
La colonne "Type" permet de préciser pour chaque ligne, s'il s'agit d'une ligne de facture ou d'une ligne d'avoir.
Si une facture (ou un avoir) contient plusieurs lignes (plusieurs articles à facturer) :
- Il faut créer autant de lignes que d’articles sur le ficher d’import, et les regrouper grâce au même code de regroupement.
- Ce code de regroupement est appelée "Référence de la facture" dans le fichier d'import.
Les factures et avoir importés sont créées à l’état "Brouillon".
Les avoirs importés sont orphelins (ils ne sont pas liés à une facture en particulier).

Le fichier importé

L'import de données sur Fact est possible à partir de fichiers .xlsx, .csv et .ods .
Le nombre de lignes maximum est fixé à 2000.
Le fichier importé doit contenir une ligne d'en-tête contenant le nom de chaque colonne.
Dans le parcours, vous déterminerez la correspondance des colonnes de votre fichier avec le modèle de données. De ce fait :
- L'ordre des colonnes du fichier n'a pas d'importance ;
- Le fichier peut contenir des colonnes superflues (qui ne seront pas prises en compte).
En cas d'import de caractères accentués, nous vous recommandons d'utiliser le format .xlsx.
Décimales dans les montants : Dans les cellules correspondant à des montants (montants, taux de TVA, quantités et remises), la virgule est systématiquement transformée en point pour être considérée comme un séparateur de décimales.
Spécificité pour les fichiers .xlsx : Concernant l'import de fichiers Excel, pour les valeurs correspondant à une suite de chiffres (ex: N° de téléphone, SIRET, code postal, ...), nous vous recommandons de saisir un caractère apostrophe avant la valeur pour forcer le format texte. Dans le cas contraire, la donnée pourrait être mal interprétée lors de l'import.
Modèles : dans le parcours d'import, sont mis à votre disposition des modèles de fichiers d'import aux formats éligibles.

Traitement du fichier

Voici la marche à suivre pour renseigner le fichier d'import.

Type de document : Le type de document permet de déterminer si une ligne correspond à une ligne d'avoir ou une ligne de facture.
- Si le type est vide ou si la saisie ne correspond pas aux correspondances ci-après, la ligne est automatiquement affectée à une facture.
- Tableau de correspondance :

Valeur souhaitée	Valeurs à renseigner
Facture	facture ou invoice ou vide ou autre
Avoir	avoir credit_note credit note

Référence client: il s’agit idu numéro de la fiche client présente dans le dossier Fact
- voir les articles : Créer un client / Editer un client

Date de la facture : date à laquelle la facture (ou l'avoir) doit être établie

! Merci de respecter la chronologie des factures. Dans le cas contraire, Fact invitera à modifier la date de la facture avant la validation de celle-ci.

Référence de la facture (code de regroupement) : La référence de facture correspond au code de regroupement qui permet d'identifier les lignes qui doivent être intégrées à une même facture ou un même avoir.

! Pour que deux lignes soient ajoutées au même document, elles doivent avoir la même référence mais aussi le même type de document

Exemple 1

Dans les 3 lignes, le type de document n'est pas renseigné : les lignes correspondent donc à des factures.

Les 3 lignes ont la même référence (1) : elles sont donc affectées à la même facture.

Exemple 2

Les 3 lignes sont de type facture et elles ont la même référence (2), elles appartiennent donc à la même facture.

Exemple 3

Les 3 lignes sont de type facture (vide = facture et invoice = facture) et elles ont la même référence (3) : elles vont former une seule et même facture.

Exemple 4

Les 2 lignes sont du type avoir et elles ont la même référence (4), elles appartiennent donc au même avoir.

Exemple 5

Les 3 lignes ont la même référence (FC28) mais la seconde ligne n'a aucun type de document renseigné. Elle est donc considérée comme une facture.

Suite à l'import, un avoir sera créé avec la 1ère et la 3ème ligne et une facture sera créée avec la 2de ligne.

Libellé de la facture : correspond au champ "Objet" dans Fact

Référence de l’article : saisir la référence de l’article à facturer, issu du catalogue mis en place dans Fact (référence de l’article et non pas de la catégorie – il n’est pas possible d’importer des factures avec uniquement des catégories de créées, les articles sont obligatoires)

Description de l’article (facultatif) : description de l’article qui apparaîtra sur la facture – si rien n’est indiqué, Fact ira chercher le libellé présent dans le catalogue.

Quantité de l’article
Prix unitaire de l’article : les virgules seront systématiquement remplacées par des points au moment de l'import afin d'être considérées comme des séparateurs de décimales.

Taux de remise de l’article (facultatif) : applique une remise uniquement sur cet article (saisir avec un "point" à la place de la "virgule" – voir l’exemple au-dessus)

Commentaire de facture (facultatif) : permet d’afficher un commentaire qui apparaîtra en bas de la facture (correspond au champ "Commentaire" dans Fact)

Taux de remise de la facture (facultatif) : applique une remise globale sur l’ensemble du document (saisir avec un "point" à la place de la "virgule" – voir l’exemple au-dessus)

Échéance de paiement (facultatif) : permet de définir la date d’échéance de la facture – si rien n’est indiqué, Fact ira chercher la date d’échéance présente dans la fiche client.
Attention : pour saisir la date d’échéance, utiliser les correspondances suivantes :

Valeur	Code à saisir
15 jours	15_days
30 jours	30_days
30 jours fin de mois, le 10	30_days_fall_month
30 jours fin de mois, le 15	30_days_fall_month_15
45 jours	45_days
45 jours fin de mois	45_days_fall_month
60 jours	60_days
60 jours fin de mois	60_days_fall_month
60 jours fin de mois, le 10	60_days_fall_month_10
60 jours fin de mois, le 15	60_days_fall_month_15
8 jours	8_days
90 jours	90_days
90 jours fin de mois	90_days_fall_month
A l'achèvement	at_completion
A l'enlèvement	at_removal
Fin du mois	fall_month
Fin du mois, le 5	fall_month_5
A réception de la facture	invoice
Le 20 du mois	month_20
Le 15 du mois	month_15
Le 5 du mois	month_5
Plan de paiement	payment_plan
A convenir	to_agree
Immédiat	immediate

Importer des factures

Une fois le fichier d'import élaboré, vous pouvez l'importer dans Fact. Voici la marche à suivre :

Dans le menu, cliquer sur “Réglages”, Sélectionner “Import” ;
Sélectionner le type de données à importer, à savoir “Factures”
1. Dans la fenêtre d'import, Glisser-déposer le fichier à importer (pour les .csv, préciser le type de délimiteur utilisé). C'est également dans cette fenêtre que vous pouvez retrouver nos modèles d'import.
2. Cliquer sur “Import"
Vérifier que la première colonne "Champ" soit bien complétée. Si ce n’est pas le cas, sélectionner la valeur en fonction du fichier d’import (correspond aux en-têtes du fichier).
Enfin, cliquer sur "Import" pour lancer le processus d’importation. Le nombre de lignes validées, erronées et importées apparaissent dans une synthèse. En cas d'erreurs sur votre fichier d'import, un tableau liste les lignes erronées et précise le nombre d'erreurs sur chaque ligne ainsi que les colonnes concernées.

Les factures se retrouvent alors dans le menu "Factures" à l’état "Brouillon". Il ne reste plus qu’à les contrôler, les produire et les valider en suivant le processus classique du cycle de facturation.
voir l'article : "Comment créer une facture ?"