Premier cas : Panier hors des locaux de l'entreprise

Lorsque le repas est pris hors des locaux de l’entreprise, le taux d’exonération est limité à 9.40 euros par panier (valeur en vigueur en 2021). Cette valeur est modélisée. Vous n’avez pas à la renseigner. Toutefois, il est possible de consulter et de vérifier cette limite lors de la préparation du bulletin (voir ci-dessous).

Procédure à suivre et calcul effectué

Lors de la préparation du bulletin, procéder de la façon suivante :

- Insérer la rubrique 3223 – Repas en déplacement (hors restaurant).

L’ajout de cette rubrique 3223, provoque l’insertion automatique dans le bulletin, si les conditions nécessaires sont réunis, des rubriques suivantes :

• La rubrique 3224 : Repas en déplacement (hors restaurant) soumis. Dans cette rubrique, l’application affichera la part des frais repas qui excède la limite d’exonération (si le montant du repas n’atteint pas cette limite, cette rubrique ne se calcule pas).
• La rubrique 3225 : Repas en déplacement (hors restaurant) partiellement soumis qui s’insère et se calcule uniquement si le salarié bénéficie d’un abattement pour frais professionnels.
• La rubrique 8321 : Repas en déplacement (hors restaurant) non soumis. Cette rubrique calcule la part inférieure à la limite de cotisation, soumise à aucune charge. Cette rubrique ne s’insère que si le salarié ne bénéficie pas d’un abattement. 

Remarque : une constante (intitulée « cstFraisRepasHorsRestaurant » affiche la limite d’exonération pour un panier.

- On prendra soin ensuite, de préciser le nombre de paniers payés par l’employeur, dans la colonne « Nombre » et la valeur d’un panier dans le taux salarial de la rubrique 3223.

Remarque 1 : dans la rubrique 3223, la valeur du panier apparaît parfois automatiquement dans le taux salarial lorsque cette valeur est modélisée conventionnellement. Mais il est toujours possible de contredire manuellement cette valeur dans cet écran.

Remarque 2 : si la valeur du panier est supérieure à la limite d’exonération, la rubrique 3224 s’insère automatiquement sur le bulletin afin de mentionner la part du remboursement non exonéré.

Remarque 3 : On l’a vu, deux des trois rubriques 3224, 3225 et 8321 s’incèrent et se calculent automatiquement selon les besoins. Aucune valeur ne doit être saisie manuellement dans ces 3 rubriques.

Dans cet exemple calculé en 2021, pour un panier à 12 euros, seuls 9.40 euros par panier sont exonérés (rubrique 8321).

La différence apparaît dans la rubrique 3224. Elle sera donc soumise à cotisations.

La rubrique 3225 n’apparaît pas car elle est inutile pour un salarié qui ne bénéficie d’aucun abattement pour frais professionnels.

Deuxième cas : Repas pris sur le lieu de travail

Lorsque le repas est pris sur le lieu de travail, le taux d’exonération est limité à 6.70 euros par panier (valeur en vigueur en 2021). Cette valeur est modélisée. Vous n’avez pas à la renseigner. Toutefois, il est possible de consulter et de vérifier cette limite lors de la préparation du bulletin.

Procédure à suivre et calcul effectué

Lors de la préparation du bulletin, procéder de la façon suivante :

- Insérer la rubrique 3220 – Repas en entreprise.

L’ajout de cette rubrique 3220, provoque l’insertion automatique dans le bulletin, si les conditions nécessaires sont réunis, des rubriques suivantes : 

• La rubrique 3221 : Repas en entreprise soumis. Dans cette rubrique, l’application affichera la part des frais repas qui excède la limite d’exonération (si le montant du repas n’atteint pas cette limite, cette rubrique ne sera pas calculée).
• La rubrique 3222 : Repas en entreprise partiellement soumis qui s’insère et se calcule uniquement si le salarié bénéficie d’un abattement pour frais professionnels.
• La rubrique 8320 : Repas en entreprise non soumis. Cette rubrique calcule la part inférieure à la limite de cotisation, soumise à aucune charge. Cette rubrique ne s’insère que si le salarié ne bénéficie pas d’un abattement.

Remarque : une constante (intitulée « cstFraisRepasEntreprise » affiche la limite d’exonération pour un repas pris au sein de l’entreprise.

- On prendra soin ensuite, de préciser le nombre de paniers payés par l’employeur, dans la colonne « Nombre » et la valeur d’un panier dans le taux salarial de la rubrique 3220.

Remarque 1 : dans la rubrique 3220, la valeur du panier apparaît parfois automatiquement dans le taux salarial lorsque cette valeur est modélisée conventionnellement. Mais il est toujours possible de contredire manuellement cette valeur dans cet écran.

Remarque 2 : si la valeur du panier est supérieure à la limite d’exonération, la rubrique 3221 s’insère automatiquement sur le bulletin afin de mentionner la part du remboursement non exonéré.

Remarque 3 : On l’a vu, deux des trois rubriques 3221, 3222 et 8320 s’incèrent et se calculent automatiquement selon les besoins. Aucune valeur ne doit être saisie manuellement dans ces 3 rubriques.

Dans cet exemple calculé en 2021, pour un panier à 7 euros, seuls 6.70 euros par panier sont exonérés (rubrique 8320).

La différence apparaît dans la rubrique 3221. Elle sera donc soumise à cotisations.

La rubrique 3222 n’apparaît pas car elle est inutile pour un salarié qui ne bénéficie d’aucun abattement pour frais professionnels.

Troisième cas : Repas pris en restaurant

Remarque : le repas pris en restaurant ne fait pas partie du régime des « paniers ». Toutefois, comme il complète l’indemnisation des repas du salarié, nous l’incorporons dans cette notice.

Lorsque le repas est pris en restaurant, le taux d’exonération est limité à 19.10 euros par repas (valeur en vigueur en 2021). Cette valeur est modélisée. Vous n’avez pas à la renseigner. Toutefois, il est possible de consulter et de vérifier cette limite lors de la préparation du bulletin.

Procédure à suivre et calcul effectué

Lors de la préparation du bulletin, procéder de la façon suivante :

- Insérer la rubrique 3226 – Repas en déplacement (restaurant) par un clic droit.

L’ajout de cette rubrique 3226, provoque l’insertion automatique dans le bulletin, si les conditions nécessaires sont réunis, des rubriques suivantes : 

• La rubrique 3227 : Repas en déplacement (restaurant) soumis. Dans cette rubrique, l’application affichera la part des frais repas qui excède la limite d’exonération (si le montant du repas n’atteint pas cette limite, cette rubrique ne sera pas calculée).
• La rubrique 3228 : Repas en déplacement (restaurant) partiellement soumis qui s’insère et se calcule uniquement si le salarié bénéficie d’un abattement pour frais professionnels.
• La rubrique 8322 : Repas en déplacement (restaurant) non soumis. Cette rubrique calcule la part inférieure à la limite de cotisation, soumise à aucune charge. Cette rubrique ne s’insère que si le salarié ne bénéficie pas d’un abattement.

Remarque : une constante (intitulée « cstFraisRepasRestaurant »affiche la limite d’exonération pour un repas pris au restaurant.

- On prendra soin ensuite, de préciser le nombre de repas payés par l’employeur, dans la colonne « Nombre » et la valeur d’un repas dans le taux salarial de la rubrique 3226.

Remarque 1 : dans la rubrique 3226, la valeur du repas apparaît parfois automatiquement dans le taux salarial lorsque cette valeur est modélisée conventionnellement. Mais il est toujours possible de contredire manuellement cette valeur dans cet écran.

Remarque 2 : si la valeur du repas est supérieure à la limite d’exonération, la rubrique 3227 s’insère automatiquement sur le bulletin afin de mentionner la part du remboursement non exonéré.

Remarque 3 : On l’a vu, deux des trois rubriques 3227, 3228 et 8322 s’incèrent et se calculent automatiquement selon les besoins. Aucune valeur ne doit être saisie manuellement dans ces 3 rubriques.

Dans cet exemple calculé en 2021, pour un panier à 20 euros, seuls 19.10 euros par panier sont exonérés (rubrique 8322).

La différence apparaît dans la rubrique 3227. Elle sera donc soumise à cotisations.

La rubrique 3228 n’apparaît pas car elle est inutile pour un salarié qui ne bénéficie d’aucun abattement pour frais professionnels.

Quatrième cas : Repas pris de nuit

Ce jeu de rubriques appelé « repas de nuit » a été créé principalement pour l’indemnisation des repas de nuit de certaines conventions collectives, pour lesquelles la rémunération correspond aux frais de repas pris hors des locaux de l’entreprise (comme par exemple, pour la convention des ouvriers des travaux publics du Rhône).

Si vous souhaitez indemniser des repas de nuit classiques, pris au sein de l’entreprise, reportez-vous aux rubriques décrites pour les repas pris sur le lieu de travail.

Lorsque le repas est pris de nuit à l’extérieur, le taux d’exonération est limité à 6.70 euros par panier. (valeur en vigueur en 2021). Cette valeur est modélisée. Vous n’avez pas à la renseigner. Toutefois, il est possible de consulter et de vérifier cette limite lors de la préparation du bulletin.

Procédure à suivre et calcul effectué

Lors de la préparation du bulletin, procéder de la façon suivante :

- Insérer la rubrique 3230 – Repas de nuit, par un clic droit.

L’ajout de cette rubrique 3230, provoque l’insertion automatique dans le bulletin, si les conditions nécessaires sont réunis, des rubriques suivantes : 

• La rubrique 3231 : Repas de nuit soumis. Dans cette rubrique, l’application affichera la part des frais repas qui excède la limite d’exonération (si le montant du repas n’atteint pas cette limite, cette rubrique n'est pas calculée).
• La rubrique 3232 : Repas de nuit partiellement soumis qui s’insère et se calcule uniquement si le salarié bénéficie d’un abattement pour frais professionnels.
• La rubrique 8323 : Repas de nuit non soumis. Cette rubrique calcule la part inférieure à la limite de cotisation, soumise à aucune charge. Cette rubrique ne s’insère que si le salarié ne bénéficie pas d’un abattement.

Remarque : une constante (intitulée « cstFraisRepasEntreprise » affiche la limite d’exonération pour un repas pris au sein de l’entreprise.

- On prendra soin ensuite, de préciser le nombre de repas de nuit payés par l’employeur, dans la colonne « Nombre » et la valeur d’un repas dans le taux salarial de la rubrique 3230.

Remarque 1 : dans la rubrique 3230, la valeur du repas apparaît parfois automatiquement dans le taux salarial lorsque cette valeur est modélisée conventionnellement. Mais il est toujours possible de contredire manuellement cette valeur dans cet écran.

Remarque 2 : si la valeur du repas de nuit est supérieure à la limite d’exonération, la rubrique 3231 s’insère automatiquement sur le bulletin afin de mentionner la part du remboursement non exonéré.

Remarque 3 : On l’a vu, deux des trois rubriques 3231, 3232 et 8323 s’incèrent et se calculent automatiquement selon les besoins. Aucune valeur ne doit être saisie manuellement dans ces 3 rubriques.

Dans cet exemple calculé en 2021, pour un panier à 8 euros, seuls 6.70 euros par panier sont exonérés (rubrique 8323).

La différence apparaît dans la rubrique 3231. Elle sera donc soumise à cotisations.

La rubrique 3232 n’apparaît pas car elle est inutile pour un salarié qui ne bénéficie d’aucun abattement pour frais professionnels.

Cinquième cas : Repas sans exonération de charges

On l’a vu dans la première partie de cette notice, l’exonération de charges des repas pris hors les murs ou sur les lieux de l’entreprise, est soumise à certaines conditions. Lorsque toutes les conditions ne sont pas respectées, l’indemnité repas est entièrement soumise à cotisations.

Dans ce cas, aucun « éclatement » n’est nécessaire. On utilisera la rubrique 3240 – Repas totalement soumis, dont le calcul et le fonctionnement s’apparente à une prime classique, comprise dans le brut du bulletin.

Récapitulatif

Liste des rubriques de frais de repas (primes de panier) à utiliser dans l’application :

Remboursement d'un repas déjà pris en charge par un ticket restaurant

Lorsque pour un même repas, le salarié bénéficie d’un ticket restaurant et que l’employeur lui rembourse ses frais de repas, il est nécessaire de cumuler la part patronale du ticket restaurant avec la prise en charge de l’employeur, afin de constater si le seuil d’exonération est atteint. S’il est atteint, le surplus est soumis à cotisations.

Principe :

• Préciser le nombre de tickets restaurant du mois.
• Insérer la rubrique 3190 (remboursement de frais de repas hors restaurant) et/ou la rubrique 3193 (remboursement de frais de repas pris au restaurant) en précisant le nombre de repas remboursés et leur valeur.
• L’application calcule si le seuil d’exonération est dépassé ou non. S’il est dépassé, l’insertion de l’éclatement des parts soumises et exonérées est automatique :
  1. Remboursement hors restaurant :
     • Part soumise à cotisations dans rubrique 3191 ;
     • Part exonérée de cotisations dans rubrique 8318.
  2. Remboursement pour un repas pris au restaurant :
     • Part soumise à cotisations dans rubrique 3194 ;
     • Part exonérée de cotisations dans rubrique 8319.

Exemple de bulletin :

Le salarié reçoit 10 tickets restaurant (rubrique 8520) dont le montant patronal est de 5,00 € par ticket.

Or, pour les 10 jours où le salarié perçoit ces tickets restaurant, le salarié reçoit également, pour ces mêmes repas, une indemnité (rubrique 3190). Ces indemnités concernent donc les mêmes repas que ceux déjà pris en charge par les tickets restaurant.

Dans notre exemple, la part patronale du ticket est de 5.00 €. A cette participation, s’ajoute une indemnité de 5 € par repas, soit au total, par repas de 10 €.

La limite d’exonération est fixée, pour 2021, à 9.40 €.

Dans cet exemple, on dépasse ce seuil de 9.40 €. Le surplus est donc soumis à cotisations (rubrique 3191).

Par ailleurs, la part non soumise à cotisations, de ces remboursements de repas (9. 40 – 5.00 = 4.40 € par repas) apparait dans la rubrique 8318.

Si abattement :

En présence d’un abattement pour frais professionnel, la part d’indemnité repas inférieure au seuil de 9.40 € (valeur en vigueur en 2021), est soumise à cotisations mais pas à CSG/CRDS. L’éclatement (toujours automatique) de la part soumise s’effectue dans la rubrique 3192 en cas de remboursement hors restaurant (dans notre exemple : 4.40 € par repas), ou dans la rubrique 3195 pour les repas pris au restaurant :

Remarque : lorsque l’attribution de tickets restaurant et le remboursement de frais de repas ne se chevauchent pas pour les mêmes repas, utiliser les rubriques de tickets restaurant habituelles et, pour le remboursement des frais de repas, saisir les valeurs dans les rubriques 3223 (hors restaurant) et 3226 (repas au restaurant).

Grand déplacement pour les ouvriers du bâtiment

En principe, en présence d’un taux d’abattement pour frais professionnels, le remboursement de frais de grand déplacement est assujetti aux cotisations sociales. Il existe toutefois une exception : les ouvriers du bâtiment peuvent à la fois cumuler abattement et exonération de charges sur le montant des remboursements de frais de grand déplacement (y compris les remboursements de repas pris au restaurant).

Afin de gérer cette exception, nous vous invitons à renseigner dans la formule complémentaire des rubriques de renseignement de frais de repas (voir paragraphe ci-après), la valeur « 1 ». La présence de cette valeur indique à l’application que le montant du remboursement reste exonéré, même en présence d’un taux d’abattement.

Attention : la valeur « 1 » doit être précisée uniquement dans la rubrique de frais de repas globalisée, avant éclatement partie soumise / partie assujettie, c'est-à-dire dans la rubrique 3226 (ou 3193 lorsque pour une même journée, l’employeur rembourse les frais de repas alors que le salarié a déjà perçu un ticket restaurant pour cette journée).

Puis, de retour dans la préparation du bulletin à l’écran, vérifier le calcul effectué :

Dans notre exemple (salarié bénéficiant d’un abattement de 30 %), le montant des repas est de 191 €. Ce montant n’est pas soumis aux cotisations.

Et dans l’assiette des cotisations sociales, on retrouve le brut abattu (brut soumis), soit 2500 abattu de 30 % = 1750 €.

Remarque : Pour les autres salariés bénéficiant d’un abattement, les frais de grands déplacements ne sont pas exonérés de cotisations. Ils entrent alors dans le brut soumis à charges après abattement. Dans ce cas, ne pas renseigner la valeur « 1 » dans la formule complémentaire de la rubrique.

Spécificités du transport routier

La convention collective nationale du transport routier (IDCC No 16) prévoit une indemnisation des frais de repas un peu particulière. Des rubriques ont donc été modélisées spécialement en complément des rubriques nécessaires pour le régime légal.

Les rubriques modélisées 

Voici la liste des valeurs qui ont été modélisées pour répondre aux directives conventionnelles :

Seuil légal du repas au restaurant

Rubriques de renseignement (les valeurs sont saisies à l’écran dans ces rubriques. Ce sont ces rubriques qui apparaissent sur le bulletin de paie remis au salarié) :

3180 - Repas en déplacement (repas)

3181 - Repas en déplacement (repas unique)

Les montants saisis dans ces deux rubriques sera éclaté dans les rubriques de calcul suivantes (rubriques cachées sur le bulletin de paie remis au salarié) :

3227 - Repas en déplacement (restaurant) – Partie soumise à cotisations

3228 - Repas en déplacement (restaurant) – Partie partiellement soumise

8322 - Repas en déplacement (restaurant) – Partie non soumis à cotisations

Rappel : la rubrique 3228 partiellement soumise à cotisations, est exonérée de CSG et de CRDS. Elle se calcule uniquement en cas de présence d’un abattement pour frais professionnel, pour la partie inférieure au seuil légal.

Seuil légal du repas hors restaurant

Rubrique de renseignement :

3182 - Repas en déplacement (casse-croûte)

Rubriques de calcul :

3224 - Repas en déplacement (hors restaurant) – Partie soumise à cotisations

3225 - Repas en déplacement (hors restaurant) – Partie partiellement soumise à cotisations

8321 - Repas en déplacement (hors restaurant) – Partie non soumise à cotisations

Seuil légal du repas en entreprise

Rubriques de renseignement :

3183 - Repas en déplacement (indemnité spéciale)

3184 - Repas en déplacement (petit déjeuner)

Rubriques de calcul :

3221 - Repas en entreprise – Partie soumise à cotisations

3222 - Repas en entreprise – Partie partiellement soumise à cotisations

8320 - Repas en entreprise – Partie non soumise à cotisations

Remarque : la notion « en entreprise » ici, est toute relative. Ces rubriques sont utilisées uniquement parce que les seuils d’exonération auxquels elles sont assujetties, correspondent aux repas pris en entreprise au niveau du Code du travail.

Seuil légal du repas hors restaurant (nuit)

Rubrique de renseignement :

3230 - Repas de nuit

Rubriques de calcul :

3231 - Repas de nuit – Partie soumise à cotisations

3232 - Repas de nuit – Partie partiellement soumise à cotisations

8323 - Repas de nuit – Partie non soumise à cotisations

Seuil légal grand déplacement (1 repas et 1 nuit)

Rubrique de renseignement :

3170 - Grand déplacement (1 repas 1 nuit)

Rubriques de calcul :

3171 - Grand déplacement (1 repas 1 nuit) – Partie soumise à cotisations

3172 - Grand déplacement (1 repas 1 nuit) – Partie partiellement soumise à cotisations

8326 - Grand déplacement (1 repas 1 nuit) – Partie non soumise à cotisations

Remarque : Pour le secteur du transport de voyageurs et pour le secteur du transport sanitaire, cette rubrique doit être utilisée pour les grands déplacements, avec chambre et petit déjeuner.

Seuil légal grand déplacement (2 repas et 1 nuit)

Rubrique de renseignement :

3173 - Grand déplacement (2 repas 1 nuit)

Rubriques de calcul :

3174 - Grand déplacement (2 repas 1 nuit) – Partie soumise à cotisations

3175 - Grand déplacement (2 repas 1 nuit) – Partie partiellement soumise à cotisations

8327 - Grand déplacement (2 repas 1 nuit) – Partie non soumise à cotisations

Remarque : Pour le secteur du transport de voyageurs et pour le secteur du transport sanitaire, cette rubrique doit être utilisée pour les grands déplacements, avec chambre et casse-croûte.