Emettre les virements de salaire au format SEPA

Il est désormais possible d’émettre un fichier des virements à la norme interbancaire SEPA (avec compte Iban).

Pour ce faire, les salariés doivent être porteurs d'un compte de salaire auxiliaire (onglet RIB de la fiche individuelle).

Deux méthodes

Il existe deux méthodes pour générer un fichier de virements des salaires au format SEPA :

• depuis le menu bulletin (Paie | Bulletin et clic droit dans l’arbre), ou
• Directement depuis le menu « Paiement » (Paie | Traitements | Paiement).

Méthode 1 - A partir du bulletin de paie

Accès : au menu contextuel «paiement» depuis l’arbre central, sur le folder (dossier) «bulletins» ou sur celui d’une des périodes disponibles (janvier, février…).

A propos de la date de règlement

La date du règlement est en principe, renseignée par défaut. Il s’agit de la date de remise du bulletin de paie. Toutefois, il est possible de modifier en dernier recours la date de paiement lors de la génération du fichier des virements (tous les virements présents dans le fichier seront effectués à cette même date). Cette nouvelle date n’aura d’effet que sur l’opération de virements. La véritable date de remise restera inchangée sur le bulletin de paie.

Méthode 2 - A partir du menu "paiement"

Outre le règlement des salaires, cette fonctionnalité permet d’effectuer le paiement des acomptes et de primes diverses. Pour ce faire, une entrée de menu existe dans le menu Paie | Traitements | Paiement.

Ce module permet :

• de choisir de payer des bulletins ou des éléments variables saisit en amont dans une grille adhoc ;
• sélectionner le mois ;
• choisir le RIB du salarié (lorsque ce salarié possède à la fois un RIB principal et un RIB secondaire) ;
• préciser la date du virement.

Remarque : Plusieurs filtres (Etablissement, Département, Service, Catégorie de salarié, Salarié) sont à votre disposition.

Pour le paiement d’une rubrique variable saisie en grille, il faut choisir la grille dans le choix du paiement et choisir ensuite la rubrique dans la grille. Ainsi, il est possible de payer des primes, des frais ou des acomptes à l’aide de ce module.

Exemple : un salarié souhaite percevoir le remboursement de ses frais de déplacement sur un compte bancaire différent de celui avec lequel, il perçoit son salaire.

Remarque : En cas de prime ou de frais, le module génèrera automatiquement un acompte dans une nouvelle grille et celui-ci apparaîtra lors de la génération du bulletin.

Traitements communs aux deux méthodes

Le traitement affiche une fenêtre de visualisation récapitulant : 

• Les informations de l’émetteur (Société et RIB de l’employeur) ;
• Les salariés pris en compte (Nom, Prénom, RIB, Montant du règlement) ;
• Le cas échéant, les salariés ignorés par le traitement à des fins de vérification.

Rappel : le mode de paiement par défaut et le RIB émetteur principal sont renseignés dans le menu : Paramètres | Préférences | Paie.

Sont pris en compte les bulletins dont le mode de paiement est « virement » (pour mémoire, modifiable depuis le clic droit propriété du bulletin) et le statut « à payer ».

Sont ignorés les autres modes de paiement, les nets à payer à 0, et les bulletins dont le statut est « payé » car déjà pris en compte par un précédent traitement.

Astuce : le bouton « Regénérer fichier SEPA » relance le traitement, mais dès lors, les bulletins dont le statut est « payés » sont pris en compte.

Remarque : Les bulletins correspondants aux soldes de tout compte, sont payés par défaut par « chèque ».

Cette fenêtre de visualisation peut être imprimée à l’aide du bouton éponyme.

Si vous fermez la fenêtre sans valider, aucun traitement n’est effectué (mis à part l’impression de votre état de contrôle si vous l’avez demandé).

L’envoi du fichier de virements à la banque, se fait en dehors de l’application paie (en principe par mail ou par dépôt sur un portail dédié).