Le bulletin de reprise

Cet outil va vous permettre de reprendre les compteurs d’un bulletin afin d’établir dans l’application un premier bulletin de salaire en repartant de ces compteurs.

En effet, que la première utilisation de l’application Paie ait lieu en début d’année civile ou en cours d’année, un certain nombre d’informations lié à l’antériorité des paies doit être impérativement renseigné avant d’établir le premier bulletin de salaire : congés payés, RTT, …

Notez qu’il vous est possible de générer des bulletins de reprise à partir d’une saisie collective de compteurs de congés payés et RTT ou par import d’un fichier CSV. Pour cela, veuillez prendre connaissance de la notice Import des bulletins de reprise.

Vous aurez également la possibilité de générer un bulletin de reprise pour repartir avec les compteurs d’un ancien bulletin présent dans l’application ; notamment dans le cas de sommes versées post contrat ou de contrats successifs.

ATTENTION : La saisie de tous les compteurs nécessite une telle collecte d’information notamment pour gérer la régularisation de l’allègement Fillon, les réintégrations sociale et fiscale, la GMP…, que nous vous déconseillons un démarrage en cours d’année autrement que par la création des bulletins précédents.

Accès

L’accès à l’outil bulletin de reprise se fait de la façon suivante : Paie | Paramètres | Outil | Bulletin de reprise

Dans le volet de gauche de l’écran, l’arborescence de la société va vous être présentée. Pour cela, cliquez sur le dossier Société, puis Etablissement, Département et Service s’il en a été créé. Les salariés se présenteront sous chacun de ces niveaux par ordre alphabétique.

En sélectionnant un salarié, le bulletin de reprise est chargé sur le volet de droite dans lequel tous les compteurs du bulletin de salaire vous sont présentés :

A noter : Par défaut, la date du bulletin de reprise correspond au mois sur lequel la date de référence, affichée en bas à droite de l’écran, est placée.

Remarque : dans le volet de gauche, les noms, prénoms et matricules des salariés apparaissent en italiques lorsque ceux-ci possèdent déjà des bulletins de salaire enregistrés, il ne vous sera donc pas autorisé de faire un bulletin de reprise dans ce cas.

Etablir le bulletin de reprise

Le bulletin de reprise doit toujours être antérieur au premier bulletin de salaire effectué dans l’application. Pour un premier bulletin en janvier de N, il conviendra que le bulletin de reprise soit daté du 01/12 au 31/12 de N-1. 

Afin de ne pas oublier de modifier la date de chaque bulletin de reprise, nous vous conseillons de placer la date de référence au 31/12 de N-1 ; ainsi tous les bulletins de reprise seront automatiquement datés du 01/12 au 31/12 de N-1.

Les compteurs présents dans le bulletin de reprise doivent ensuite être complétés manuellement afin de contenir les valeurs au 31 décembre de N-1. 

Pour saisir un compteur, placez-vous sur sa ligne et effectuer un double-clic dans la colonne « Valeur » :

Validation

Une fois les compteurs complétés, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». 

Cliquez sur le salarié suivant afin de charger le bulletin de reprise à compléter.

La méthode simplifiée

Pour la mise en place des compteurs de congés payés, il est possible que vous disposiez seulement d’un minimum d’informations : les jours acquis et pris sur les deux ou trois dernières années, ainsi que leur valorisation. C’est le strict minimum pour alimenter les compteurs de congés payés et les gérer convenablement sur les bulletins.

Remarque : si vous disposez de plus d’informations sur les congés, reportez-vous à la méthode complète ci-après qui devrait être privilégiée.

Dans ce cas, voici la liste des compteurs indispensables à alimenter lors de ce bulletin de reprise :

Cumul des bases CP :

- cptBaseCpN                                                     Cumul de la base congés payés exercice en cours

- cptBaseCpN1                                                    Cumul de la base congés payés exercice précédent N-1

Cumul des jours standard (acquis et pris) :

- cptNbrJoursCpStandardAcquisN                           Nombre de jours de congés standard acquis exercice N

- cptNbrJoursCpStandardAcquisN1                          Nombre de jours Cp standard acquis exercice N-1

- cptNbrJoursCpStandardPrisN                               Nombre de jours Cp standard pris exercice N

- cptNbrJoursCpStandardPrisN1                             Nombre de jours Cp standard pris exercice N-1 

Cumul des indemnités CP versées :

- cptIndemniteCpVerseeN                                                Cumul des indemnités congés payés versées lors de l’exercice N 

En l’absence de valeurs dans ces compteurs, les indemnités de congés payés se calculeront systématiquement sur le maintien.

La méthode complète

Si vous disposez de plus d’informations sur les droits des congés payés de vos salariés, il est préférable d’alimenter un plus grand nombre de compteurs. Dans la mesure du possible, il est alors souhaitable de renseigner non seulement les compteurs de la liste simplifiée ci-dessus, mais aussi les compteurs suivants :

Remarque : Les compteurs N-2 seront à compléter uniquement lorsque l’employeur tolère le report des jours de congés non pris sur N-1.

Cumul des bases CP :

- cptBaseCpN2                                                   Cumul de la base congés payés exercice précédent N-2

Cumul des jours standard (acquis et pris) :

- cptNbrJoursCpStandardAcquisN2                         Nombre de jours Cp standard acquis exercice N-2

- cptNbrJoursCpStandardPrisN2                             Nombre de jours Cp standard pris exercice N-2

Cumul de déduction d'absences :

- cptNbrJoursCpStandardAcquisNAvantDeductAbs     Nombre de jours Cp standard acquis exercice N (avant déduction absence)

- cptCpDeductionAbsences                                    Déduction absences (nombre de jours retirés au moment de la bascule des congés payés, fin mai, suite aux absences constatées dans l’année)

Cumul des indemnités CP versées :

- cptIndemniteCpVerseeN1                                   Cumul des indemnités CP versées exercice N-1

- cptIndemniteCpVerseeN2                                   Cumul des indemnités CP versées exercice N-2

Cumul des jours d'ancienneté (acquis et pris) :

- cptNbrJoursCpAncienneteAcquisN                        Nombre de jours CP ancienneté acquis exercice N

- cptNbrJoursCpAncienneteAcquisN1                       Nombre de jours CP ancienneté acquis exercice N-1

- cptNbrJoursCpAncienneteAcquisN2                       Nombre de jours CP ancienneté acquis exercice N-2

- cptNbrJoursCpAnciennetePrisN                            Nombre de jours CP ancienneté pris exercice N

- cptNbrJoursCpAnciennetePrisN1                          Nombre de jours CP ancienneté pris exercice N-1

- cptNbrJoursCpAnciennetePrisN2                          Nombre de jours CP ancienneté pris exercice N-2

Cumul des jours autres (acquis et pris) :

- cptNbrJoursCpAutresAcquisN                              Nombre de jours congés autres acquis exercice N

- cptNbrJoursCpAutresAcquisN1                             Nombre de jours congés autres acquis exercice N-1

- cptNbrJoursCpAutresAcquisN2                             Nombre de jours congés autres acquis exercice N-2

- cptNbrJoursCpAutresPrisN                                  Nombre de jours congés autres pris exercice N

- cptNbrJoursCpAutresPrisN1                                Nombre de jours congés autres pris exercice N-1

- cptNbrJoursCpAutresPrisN2                                Nombre de jours congés autres pris exercice N-2

Cumul des jours de fractionnement (acquis et pris) :

- cptNbrJoursCpFractionnementAcquisN                  Nombre de jours fractionnement acquis exercice N

- cptNbrJoursCpFractionnementAcquisN1                 Nombre de jrs fractionnement acquis exercice N-1

- cptNbrJoursCpFractionnementPrisN                      Nombre de jours fractionnement pris exercice N

- cptNbrJoursCpFractionnementPrisN1                    Nombre de jours fractionnement pris exercice N-1

- cptNbrJoursPrisCongePrincipal                            Nombre de jours pris lors du congé principal

Valeur du dixième (Cumul du dixième de la base congés payés des jours déjà pris. Remarque : si la base congés payés est correctement renseignée, ces compteurs sont totalement facultatifs) :

- cptValeurDixiemeN                                           Valeur du dixième exercice en cours

- cptValeurDixiemeN1                                          Valeur du dixième exercice précédent N-1

- cptValeurDixiemeN2                                          Valeur du dixième exercice précédent N-2

Valeur du maintien (Cumul du maintien de salaire des jours de congés déjà pris) :

- cptValeurMaintienN                                           Valeur du maintien exercice N

- cptValeurMaintienN1                                         Valeur du maintien exercice N-1

- cptValeurMaintienN2                                         Valeur du maintien exercice N-2

Valeur du dernier mois sans absence pour le calcul du maintien :

- cptValeurMaintienMoisSansAbsN                          Valeur du maintien mois sans absence exercice N

- cptValeurMaintienMoisSansAbsN1                        Valeur du maintien mois sans absence exercice N-1

- cptValeurMaintienMoisSansAbsN2                        Valeur du maintien mois sans absence exercice N-2

Valeur du taux journalier (Valeur du dixième de la base congés payés divisé par le nombre de jours de congés déjà pris) :

- cptValeurTxJournalierN                                      Valeur du taux journalier dixième exercice N 

- cptValeurTxJournalierN1                                    Valeur du taux journalier dixième exercice N-1 

- cptValeurTxJournalierN2                                    Valeur du taux journalier dixième exercice N-2

La reprise de compteurs depuis un ancien bulletin

Dans l’outil de bulletin de reprise, vous allez pouvoir procéder à une reprise de compteurs d’un bulletin précédent présent dans l’application afin de calculer un nouveau bulletin en repartant de ces compteurs, dans le cas par exemple de sommes versées post contrat pour lesquels il conviendrait de calculer un bulletin en tenant compte des cumuls d’un dernier bulletin, ou de contrats successifs avec rupture (1 Cdd qui s’est terminé puis un autre Cdd qui commence).

Après avoir procédé à la création d’une nouvelle fiche contrat selon les modalités du Retour Salarié (voir notice dans la FAQ), la procédure pour reprendre les compteurs d’un ancien bulletin est la suivante :

Paie – Paramètres – Outils – Bulletin de reprise

Dans le volet de gauche de l’écran, l’arborescence de la société va vous être présentée. Pour cela, cliquez sur le dossier Société, puis Etablissement, Département et Service s’il en a été créé. Les salariés se présenteront sous chacun de ces niveaux par ordre alphabétique. Les salariés pour lesquels des bulletins ont déjà été établis vont se présenter en italique. Ceux pour lesquels un Retour Salarié a été fait vont se présenter en caractères normaux.

En sélectionnant le salarié, le bulletin de reprise va s’afficher sur le volet de droite daté du mois sur lequel la date de référence est placée.

Modifiez ces dates afin de dater le bulletin de reprise du jour précédent le retour du salarié.

Cliquez ensuite sur Reprise des cumuls depuis un ancien bulletin, puis sélectionnez le bulletin pour lequel vous souhaitez reprendre les compteurs.

Vous pourrez choisir le type de cumuls que vous souhaitez reprendre : Tous – CP – RTT.

Le bulletin de reprise va se constituer automatiquement avec les cumuls du bulletin sélectionné. Puis Enregistrer.

Ainsi vous serez prêt à établir un prochain bulletin de salaire qui tiendra compte des cumuls présents dans le bulletin de reprise.

Remarque : Si le Retour salarié n’a lieu que pour une journée, la date de référence doit être placée au jour de ce retour afin d’assurer la présence du salarié dans la liste du volet de gauche.