L'import des bulletins de reprise

Cet outil va vous permettre de saisir collectivement les valeurs des bulletins de reprise relatives aux compteurs de congés payés et de RTT ou d’importer un fichier au format Excel dans l’application Paie, pour ensuite générer automatiquement les bulletins de reprise, évitant ainsi, d’avoir à les saisir un à un.

Accès : Paie | Paramètres | Outils | Import bulletin de reprise

La liste des salaries s’affiche à l’écran.

Saisie des valeurs

Vous allez pouvoir saisir collectivement les valeurs à reprendre dans cet outil, après avoir sélectionné les compteurs désirés.

Attention : Par défaut, aucun compteur n’est présent, vous devez les sélectionner en cliquant droit sur l’une des entêtes de colonne de la liste des salariés et de sélectionner le compteur souhaité en cliquant dessus (un seul à la fois). Le compteur viendra s’ajouter en colonne à la liste des salariés :

Import d'un fichier Excel

Le format retenu est le format “CSV”.

Remarque : Vous pouvez partir d’un fichier modèle vide (sans aucune valeur), mais pré-rempli avec la liste des salariés et les compteurs. Une fois ce fichier modèle téléchargé dans Excel, il vous suffit de renseigner les valeurs dans les bonnes colonnes. L’import n’aura lieu qu’ensuite.

Pour générer le fichier « CSV » modèle, cliquez sur : « Création fichier .CSV modèle ».

Une fois le fichier complété dans Excel, il convient de l’importer dans l’application.

Cliquer sur « Import fichier .CSV » :

Une fenêtre s’affiche pour sélectionner votre fichier CSV là où vous l’avez enregistré sur votre disque.

Les valeurs importées s’affiche dans votre liste de salariés.

Remarque : Vous pouvez

• modifier si nécessaire les valeurs des compteurs, après import
• filtrer sur l’affichage des colonnes de compteurs en affichant aucune colonne, uniquement celles avec valeurs ou l’ensemble des colonnes.

Exemple de grille avec valeurs :

Générer les bulletins de reprise

Qu’il s’agisse d’une saisie collective de compteurs ou d’un import de fichier CSV, lorsque les compteurs sont complétés pour chaque salarié concerné, il convient de générer les bulletins de reprise.

Sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez générer le bulletin de reprise, saisissez la date d’import (date du bulletin de reprise) et cliquer ensuite sur le bouton Générer le bulletin de reprise. 

Important : Préciser la date du bulletin de reprise 

Cette date n’est pas forcément identique pour l’ensemble des salariés. Elle correspond au jour précédent le premier bulletin du salarié.

Par défaut, l’application la renseigne comme suit : date du dernier du jour du mois précédent la date de référence (affichée en bas à droite dans l’écran).

Exemple : Si vous souhaitez démarrer les paies en janvier N : la date de référence étant située en janvier, par défaut le bulletin de reprise sera daté au 31 décembre N - 1.

Si vous souhaitez une date différente de celle proposée par défaut, vous avez la possibilité :

• Soit de modifier cette date salarié par salarié ;
• Soit de la modifier pour tous les salariés de la grille :

Dans ce dernier cas, sélectionner tous les salariés et cliquer sur le bouton « date d’import »

Renseigner la date souhaitée et valider :

Dernière étape : lancement de la génération du bulletin de reprise.

Sélectionner les salariés désirés (Attention : si aucun salarié n’est sélectionné, ils auront tous un bulletin d’import) et cliquer sur le bouton « Générer le bulletin de reprise ».

Un message avertissant la fin du traitement apparait lorsque ce dernier est terminé.

Les bulletins de reprise générés sont stockés dans : Paie | Paramètres | Outils | Bulletin de reprise. 

Remarques importantes sur le traitement :

Si, au moment de générer le bulletin de reprise :

• un bulletin de paie existe déjà pour un salarié, le traitement sera ignoré. Les bulletins de reprise des autres salariés seront bien traités.
• un bulletin de reprise existe pour le salarié, le bulletin de reprise initial sera supprimé et remplacé par le nouveau bulletin de reprise.

Fiche technique

Voici la description de la norme du fichier CSV.

Remarque : vous n’aurez aucun besoin de cette description si vous utilisez le fichier CSV modèle généré par votre application Paie, dans Excel.

Première ligne : à partir de la 5ème colonne → libellé du compteur (champ optionnel)

Deuxième ligne : à partir de la 5ème colonne → code du compteur (champ obligatoire)

A partir de la 3ème ligne : une ligne par salarié / bulletin de reprise

Première colonne :                 matricule (obligatoire)

Deuxième colonne :                prénom (optionnel)

Troisième colonne :                nom (optionnel)

Quatrième colonne :               date (obligatoire)

Exemple