Module d'import

Ce module est un outil de prétraitement d’un fichier TXT ou CSV permettant la création de fiches des salariés. Les données du fichier vont être importées dans un brouillard de fiche salarié qu’il conviendra de vérifier et finaliser.

Le fichier peut être issu d’une DSN ou d’un export de fiches salarié d’un dossier géré dans l’application paie.

Avant de pratiquer un import, le dossier doit être préalablement créé : DP Général (établissement), DP Social (affiliations, conventions), préférences sociales, effectif de la société, taux accident du travail et taux de transport.

L'import d'un fichier issu d'une DSN

Etape 1 – L’import du fichier

Au menu principal, sélectionnez : Paie – Ressources – Import - Salarié

Pour importer un fichier au format txt, choisissez la fonction « Importer depuis un fichier DSN »

Sélectionnez le fichier à partir duquel vous souhaitez importer les salariés (il doit être présent sur un espace de stockage accessible depuis votre ordinateur).

Le traitement consiste à intégrer les informations présentes sur les différents segments du fichier, dans les champs correspondants de la fiche salarié. 

Après l’import, le volet de gauche affiche le matricule, NOM, Prénom, numéro de SS, date d’entrée et date sortie des salariés contenus dans le fichier. 

Etape 2 – La vérification des données importées

Les données étant importées, il convient de vérifier si tous les champs nécessaires à la création de la fiche salarié sont complétés.

Choisir « Vérification » et « Tout Vérifier». Ainsi une vérification des données de tous les salariés va être réalisée. Il est possible de lancer la vérification sur une sélection de salariés. Dans ce cas cochez les salariés dont les données sont à vérifier et « Vérifier les lignes marquées ».

Le traitement relatif à la vérification terminé, chaque salarié présente un Etat de l’import pouvant être Erreur ou Validé. 

Les salariés ayant un état de l’import Validé sont prêts pour la finalisation de la création de la fiche. Ceux détectés en Erreur doivent être corrigés car la création finale de la fiche ne pourra être effectuée.

En sélectionnant un salarié, un brouillard de la fiche du salarié est présenté sur le volet de droite. Ainsi, il va être possible de compléter directement dans ce brouillard de fiche les informations manquantes dans les onglets habituellement connus dans la fiche salarié. 

L’onglet Général présente dans le cadre Message de vérification, le bilan du traitement et informe des champs manquants :

Les corrections terminées, pensez à Enregistrer les modifications, puis cochez le ou les salariés dont la fiche vient d’être corrigée et relancer une vérification.

Il est a noté que la Classification manuelle sera sélectionnée par défaut à l’import. Elle sera à modifier si la Classification modélisée est souhaitée.

Il est encore possible de cocher et sélectionner, puis de supprimer des salariés qui ne seraient plus présents dans l’entreprise, ou pour recommencer la procédure depuis le début avec un nouveau fichier. En cas de suppression de salarié, pensez à Enregistrer.

Dès lors que tous les salariés ont un Etat de l’import Validé, la finalisation de la création des fiches va pouvoir être lancée.

Etape 3 – Création des fiches des salariés

Pour finaliser l’import, cochez les salariés et Finaliser en important les lignes marquées.

Le traitement terminé, les fiches des salariés sont présentes dans le menu Bulletin.

Transfert de fiches salariés d'un dossier à un autre

Il est possible d’importer des fiches de salariés d’un dossier à un autre, dans le cas par exemple d’un transfert de salariés d’une société à une autre.

Dans le menu Bulletin, un traitement de création de fiche d'import de salariés va pouvoir être lancé afin de générer un brouillard de fiche qui pourra être copié d’un dossier pour le coller dans un autre.

Etape 1 – Traitement des fiches d’export

Sélectionnez tout d’abord les salariés dont les fiches sont à exporter. Puis Modifier salarié –  Créer des fiches d’import.

Le traitement terminé, les fiches sont stockées dans Ressources – Import – Salarié.

Etape 2 – Traitement du copier, coller des fiches d’un dossier à un autre (import)

Les fiches vont maintenant pouvoir être copier, puis coller dans un autre dossier au même endroit dans l’application Ressources – Import – Salarié.

Pour Copier : dans le dossier source, cochez et sélectionnez les salariés souhaités, puis cliquez sur Copier

Pour coller : dans le dossier récepteur, Coller

Les fiches des salariés sont collées dans le dossier récepteur. 

Etape 3 – Vérification des données et création des fiches 

La date d’entrée du salarié dans la société réceptrice doit être complétée manuellement sur chaque brouillard de fiche salarié (onglet Salarié et Période) ; et être rattaché à un établissement, à une convention collective (onglet Contrat), à une classification (manuelle ou modélisée, onglet Classification). 

Il convient ensuite de faire une vérification et d’une finalisation au même titre que pour l’import d’un fichier DSN (cf. Etape 2 et 3 de l’import issu d’un fichier DSN).

Etape 4 – Fin des fiches contrat sur le dossier source

• Salarié transféré d'un Siren à un autre dans le cadre de l'article L1224-1 du code du travail ou d'un transfert conventionnel 

1 - Dans la DSN de la société réceptrice le mois relatif au transfert, il convient de déclencher manuellement un bloc changements de contrat sur chaque salarié transféré et compléter la rubrique S21.G00.41.012 du Siret d'origine et le S21.G00.41.001 de la date du transfert. Le S21.G00.40.019 servira le nouveau Siret de rattachement.

2 - Compléter la fin de contrat dans la société source en indiquant une date de fin de contrat, date du dernier travailler payé, le motif de fin qui doit être 100 - "Mutation au sein du même groupe ou extérieure au groupe pour les secteurs d’activité autorisés (gardiennage, ménage, restauration, etc.) sans rupture du contrat". Un bloc 62 sera servi dans la DSN mensuelle mais pas de FCTU à produire.

• Salarié transféré d'un Siren à un autre avec rupture de contrat
  

1 - Compléter les données manquantes dans le module d'import de société réceptrice. Attention la date d'entrée doit être celle correspondante au nouveau contrat ; le motif d'entrée doit être Embauche.

2 - Compléter la fin de contrat dans la société source des modalités de fin de contrat déclaré sur le bloc 62 de la DSN mensuelle. Une FCTU sera réalisée.