Récupération des taux envoyés par la DGFIP

Les taux du PAS sont transmis par la DGFIP sous forme d’un compte-rendu retour du fichier DSN déposé par l’employeur, à la suite de la déclaration des paies du mois précédent. La DGFIP communique ces taux tous les mois, pour l’ensemble des salariés présents et déclarés. Les nouveaux embauchés sur le mois en cours n’y figureront pas et devront faire l’objet d’une demande de l’employeur via le service Topaze.

Validité des taux communiqués

Les taux communiqués par la DGFIP sont valable deux mois seulement. Il appartient à l’employeur de contrôler et de mettre à jour régulièrement ses taux dans son logiciel.

Exemple : Taux communiqué par la DGFIP le 13 janvier : il est valide jusqu’au 31 mars.

Quels délais pour la mise à disposition des taux ?

Les taux sont fournis en retour du fichier DSN du mois précédent. La DGFIP se donne un délai de 8 jours maximum à l’issu des dates d’échéance de ce fichier DSN et ce, quelle que soit la date de dépôt du fichier DSN.

Exemple : un fichier DSN déclarant les paies de septembre, déposé le 28 septembre, a une date d’échéance au 5 octobre. Les taux de PAS seront communiqués au plus tard le 13 octobre pour une mise en application, si possible, dès le bulletin de paie d’octobre.

La récupération des taux de la DGFIP peut se faire manuellement ou de façon automatique dans l’application Paie. Vous trouverez ci-après la description de ces deux méthodes.

Collecte automatique des CRM depuis l'application

Grâce au Web-service et aux API, l’application paie prévoit la collecte automatique des CRM depuis l’espace Net-entreprise, sans avoir à accéder manuellement sur ce portail, et intègre automatiquement les taux communiqués pour chaque salarié, dans l’application. Les taux sont alors disponibles pour le calcul du PAS.

Etape préalable : l’abonnement

La collecte automatique fonctionne :

• Pour les dépôts de fichier DSN sur Net-entreprises
• Pour les dépôts de fichier DSN sur Jedéclare.com

Toutefois, la présence d’un abonnement à Net Entreprise est indispensable. Dans le cas où les DSN sont déposées sur Jedéclare.com, il est absolument nécessaire de paramétrer un abonnement Net Entreprise associé au compte JDC.

Attention : les employeurs qui passent déjà par le dépôt de fichier sur Net Entreprise, n’ont pas de nouveau compte à créer. Leur compte est déjà créé.

Accès : Administration | Téléprocédures EDi | Abonnements EDI

Remarque : si un ou plusieurs abonnements Net Entreprise sont déjà présents et si des dépôts de DSN sont pratiqués sur cet abonnement, vérifier que la case « Activé télécollecte DSN » soit bien cochée.

Important : Sur des abonnements non utilisés qui pourraient être obsolètes, vérifier, à l’inverse, que cette case « Activé télécollecte DSN » ne soit pas cochée ; dans le cas contraire, des perturbations dans les traitements pourraient être constatés.

Le paramétrage de l’abonnement par défaut ne doit pas être modifié, si un abonnement Jedéclare.com est présent, il doit toujours être l’abonnement par défaut de la plateforme.

Ces abonnements EDI mis à jour, ils vont être utilisés pour effectuer la collecte des CRM DGFIP dans l’application par Web services.

Attention : certains utilisateurs, pour des raisons de droits d’accès, ne peuvent créer leur compte dans cet écran. Une autre méthode est alors, disponible. Ils peuvent paramétrer leur mandat depuis le « Paramétrage général de la DSN » :

Accès : Paie | DSN | Paramétrage | Général

Sur la zone mandat, sélectionner « Ouvrir » dans la liste déroulante : 

Dans la zone « Choisir un compte de télétransmission », sélectionner la valeur « 4 – Autre compte du dossier ».

Ajouter le « Compte de télétransmission spécifique au Dossier » : cliquer sur « Nouveau » et paramétrer le compte comme suit :

1. Remplir le NOM du mandat (Exemple : Net-entreprise)
2. Cocher la case « Abonnement par défaut »
3. Choisir le partenaire EDI dans la liste proposée : soit Jedéclare.com, soit Net Entreprise
4. Remplir les coordonnées pour l'habilitation Net Entreprise (l’identifiant au complet) : le Siret, les nom et prénom du titulaire, le mot de passe

Ne pas oublier de cocher la case « Activité télécollecte DSN » pour activer les « télécollectes » de ce compte.

Et valider.

Attention : la télécollecte va récupérer l’ensemble des CRM transmises sur le (ou les) comptes Net-Entreprise créés ici, mais seuls les taux de prélèvement à la source des sociétés traitées dans l’application seront intégrées. Dans l’immédiat, il n’y a pas possibilité de mettre un filtre sur certains SIRET seulement.

Les fonctionnalités de votre application Paie

Un outil est mis à votre disposition afin d’effectuer le suivi de la collecte des CRM qui comportera 3 étapes principales : le dépôt de la DSN, la collecte des CRM et l’intégration des taux PAS.

Etape 1 – Dépôt de la DSN

Le dépôt de la DSN, depuis votre application de paie, est celui que vous connaissez et que vous avez pratiqué jusqu’à présent. Cette fonctionnalité ne change pas.

Pour information :

Lors du dépôt automatique du fichier DSN, l’application mémorise ce dépôt, que ce dernier ait été effectué sur Net Entreprise ou sur Jedeclare.com. L’application se sert de cet enregistrement pour suivre le retour des CRM et faire le rapprochement entre dépôt et collecte.

Lorsque les fichiers DSN sont déposés manuellement, le suivi et le rapprochement sont impossibles. En revanche, on peut malgré tout, intégrer les taux automatiquement. Certaines cases du tableau (voir paragraphe suivant) resteront vierges.

Provisoirement, le procédé est identique pour les dépôts automatiques effectués sur Jedeclare.com : on verra deux lignes distinctes dans le suivi, sans rapprochement possible entre ces 2 lignes.

Etape 2 – La télécollecte

Suite au dépôt de la DSN, et après publication par la DGFIP des CRM en retour, l’application ira collecter les CRM associés aux DSN déposées et seront présentés sous forme de tableau de suivi.

En fonction de l’abonnement utilisé pour l’envoi direct de la DSN, il conviendra de faire cette collecte de CRM au niveau du cabinet ou au niveau du dossier si un abonnement EDI est directement rattaché au dossier.

Collecte des CRM au niveau du cabinet

Au menu, sélectionner : Accueil | Tableau de bord | Compte rendu-flux DSN | Suivi des CRM de la DGFIP (PAS)

Lors de la production de vos DSN, à chaque DSN envoyée directement depuis l’application paie à la plateforme de dépôt, une ligne sera présente dans ce tableau de suivi avec, dans la colonne « Bilan » une pastille bleue représentant un sablier symbolisant que la DSN est en attente du CRM associé et dans la colonne Etat « Dépôt DSN ».

Remarque : certaines DSN peuvent comporter des anomalies et être rejetée dès leur dépôt. Dans ce cas, la pastille bleue est absente, et une indication de DSN rejetée apparait sur la ligne du dépôt.

Ce bilan d’attente (pastille bleue), correspond à l’attente de collecte du CRM DGFIP relatif à une DSN mensuelle déposée en version réelle et acceptée par la plateforme de dépôt.

Une collecte des CRM doit ensuite être lancée avec le bouton « Collecte CRM DGFIP ».

A l’issue de la collecte, un compte rendu présentera un bilan des CRM collectés. Il pourra signaler d’éventuelles erreurs de type : anomalie technique ou erreur d’authentification si les codes d’accès à l’abonnement EDI ont été modifiés mais pas mis à jour dans votre application.

Durée de traitement : la collecte peut être plus ou moins longue, environ 2 mn pour collecter 600 CRM.

Lors de la toute première collecte, le traitement récupère les CRM mis à disposition par la DGFIP à partir du 05/10/2018, donc les CRM issus des DSN de septembre 2018.

Remarque : La date du jour où la télécollecte est effectuée, sera mémorisée par l’application, et servira de date de début de recherche pour la prochaine télécollecte. Vous n’avez donc pas à vous préoccuper de la période de collecte.

Après avoir effectué la collecte des CRM, la ligne relative à la DSN créée au moment du dépôt sera actualisée, elle passera en Etat « CRM collecté » avec, dans la colonne « Bilan », une information sous la forme d’une pastille sur le contenu du CRM :

• Une pastille verte pour un CRM sans anomalie

• ou une pastille rouge avec une croix blanche, signalant que le CRM contient des anomalies. Ces anomalies pourront être de 2 types

- l’anomalie avec le sigle individu vous indiquera que le CRM contient des anomalies de type identification d’individu. Dans ce cas, il conviendra de vérifier si les données de la fiche individuelle nom, prénom, n° de SS, date et lieu de naissance, adresse du salarié sont conformes aux données de l’individu qui ont été fournies à l’employeur.

- l’anomalie avec le sigle % correspondra à une discordance de taux appliqué entre le taux PAS déclaré en DSN et celui attendu par la DGFIP. 

Remarque : Le CRM pourra, éventuellement, comporter ces 2 types d’anomalies cumulés.

Attention : Avant la DSN de janvier 2019, donc pendant la phase de préfiguration du PAS sur les bulletins, aucune anomalie sur les taux ne pourra être détectée puisqu’aucune donnée relative au PAS n’est transmise dans la DSN pendant cette phase de préfiguration.

Particularité : Lors de la toute première consultation du « Suivi des CRM DGFIP », le tableau de suivi sera vide (sauf si vous déposez des DSN après la livraison de la version du vendredi 19 octobre 2018) ; il conviendra donc d’effectuer la collecte des CRM DGFIP mais celle-ci ne sera pas associée à une DSN puisque les DSN ont été déposées avant la version.

A la suite de cette phase de télécollecte, les CRM sont extraites du compte Net-entreprise, mais les taux du PAS ne sont pas encore intégrés dans l’application.

Etape 3 – L’intégration des taux

Remarque : d’ici la fin de l’année, les taux PAS collectés au niveau du cabinet seront automatiquement intégrés dans le dossier lors de l’entrée de l’un des utilisateurs internes ou externes cabinet (profils 4, 3, 2). Mais dans cette attente, pendant la phase de préfiguration, l’intégration doit être réalisée par simple clic sur un bouton.

L’intégration des taux s’effectue au niveau dossier.

Accès : Paie – DSN – Prélèvement à la source – Suivi des CRM de la DGFIP

A partir du moment où un CRM aura été collecté au niveau du cabinet et non intégré dans le dossier, le bouton « Intégration Taux PAS » sera présent au niveau du tableau de suivi du dossier, il sera actif. Si aucun CRM n’est à intégrer dans le dossier, le bouton sera grisé et sans effet.

Dans le cas où le bouton « Intégration Taux PAS » est actif, cliquez sur le bouton.

Le tableau de suivi affichera le CRM intégré dans le dossier en précisant l’état « CRM Intégré ». Cet état sera simultanément mis à jour dans le tableau de suivi du cabinet.

Dès lors que l’intégration des taux PAS aura été faite, les taux individuels seront stockés pour chaque salarié. Un historique de leur taux sera conservé. La consultation pourra s’effectuer de façon collective.

Accès : DSN – Prélèvement à la source – Taux de PAS individu

Cliquer sur un salarié, le volet de droite affichera l’historique de ses taux.

… ou de façon individuelle dans le salarié, en double cliquant sur le salarié, onglet Prélèvement à la source.

Les taux étant maintenant intégrés, les bulletins peuvent être générés.

Important : pour traiter les bulletins avec le calcul du PAS, l’application paie rRH doit absolument être ouverte dans le navigateur CHROME et non pas avec INTERNET EXPLORER.

Remarque : A l’issue de l’intégration, si vous constatez une anomalie (par exemple : absence de taux PAS après l’intégration, pour un ou plusieurs salariés), il est possible alors, de relancer une intégration : faire un clic droit sur le CRM nominatif dans le tableau de suivi des CRM. Vous visualisez alors, les comptes-rendus des collectes et des intégrations. Il est possible alors, de relancer une nouvelle intégration :

Le PAS sur les bulletins de paie

D’octobre à décembre 2018, les bulletins calculés contiendront la préfiguration du PAS avec les taux valides à la période du bulletin.

Si aucun taux n’est valide au moment de la génération du bulletin (alors que le salarié a de vieux taux présents dans son historique), le journal de pré-traitement des bulletins présentera une Erreur rouge, avec le message « Salarié sans taux PAS valide ».

Si le salarié n’a jamais fait l’objet d’un taux transmis par la DGFIP (ou d’un taux issu d’une demande via le service Topaze), le taux neutre se déclenchera automatiquement.

Pendant la phase de préfiguration, les nouvelles rubriques du bulletin sont :

• 9995 Net à payer avant PAS
• 9997 Prélèvement à la source avec l’assiette, taux, montant
• 9998 Net à payer après Prélèvement à la source pour simulation

Elles seront imprimées sur le bulletin clarifié modèle Ibiza avec préfiguration PAS sous le bloc « Simulation Impôt sur le revenu ». Pour les entreprises qui ne souhaiteraient pas afficher la préfiguration sur les bulletins, il conviendra de sélectionner l’ancien modèle du bulletin clarifié.

Pour plus de détails, se reporter à la notice « Présentation et calcul simple », ou sur le premier chapitre du manuel du prélèvement à la source.

Quelques remarques sur le traitement

Entreprises ayant un abonnement EDI

Pour les entreprises qui possèdent un abonnement EDI personnalisé au niveau du dossier, il conviendra de faire la collecte des CRM au niveau du dossier. Dans ce cas, au menu DSN – Prélèvement à la source – Suivi des CRM DGFIP, le bouton « Collecte CRM DGFIP » sera présent et actif ; et seulement dans ce cas. Il remplacera le bouton « Intégration taux PAS ».

Comme pour les abonnements EDI du cabinet, il conviendra de vérifier si la case « Activer télécollecte DSN » est bien cochée sur l’abonnement EDI du dossier au menu : Administration – Téléprocédure EDI – Abonnements EDI.

Dans ce cas, vous allez donc activer la collecte des CRM associés aux DSN déposées du dossier ; et les taux PAS individu seront automatiquement intégrés.

Salariés nouvellement embauchés

Les salariés embauchés sur le mois courant, n’ayant jamais fait l’objet d’une DSN dans la société, ne seront pas présents dans le CRM publié par la DGFIP. Il faudra alors interroger le service TOPAZE de Net Entreprise. Ce service fournira un CRM à intégrer manuellement dans l’application. Ce service n’étant pas disponible pour le moment, nous vous communiquerons les modalités de son utilisation dans l’application lors de la sortie de la version de décembre.

Lorsqu’un CRM sera mis à disposition par TOPAZE, il conviendra de l’importer manuellement dans l’application DSN – Prélèvement à la source – Suivi des CRM de la DGFIP, en cliquant sur le bouton « Import CRM xml ». Sélectionnez ensuite le ficher puis le bouton « Ok ». Les taux seront intégrés, stockés et mémorisés pour chaque individu, comme pour un CRM classique. Dans le tableau du suivi des CRM au niveau du dossier, une ligne sera présente avec l’état « CRM Importé ».

Cette fonctionnalité pourra d’ailleurs être utilisée pour intégrer tout CRM récupéré manuellement sur les plateformes de dépôt ; par exemple en cas de reprise d’historique d’un dossier.

Attention au nom des CRM au format xml que vous récupérez manuellement suite au retour DSN : à aucun moment vous ne devez le modifier. En effet, ce nom de fichier contient des données importantes qui sont relues par l’application rRH, dont, en particulier, la date et l’heure de la mise à disposition des taux. C’est cette date qui détermine le début de validité de 2 mois d’un taux PAS. Elle est donc primordiale pour les traitements et les calculs de l’impôt. Et elle apparait dans le tableau de suivi, à titre d’information.

Affiliation fiscale à la DGFIP

Pour préparer la DSN de janvier 2019, vous pouvez d’ores et déjà, sur chaque établissement du dossier, paramétrer une affiliation de type Fiscalité, Organisme DGFIP, qui contiendra dans l’onglet Paiement, les informations concernant le compte bancaire de téléréglement SEPA, et la périodicité de paiement qui je le rappelle suivra celle de la Protection sociale (Urssaf, MSA).

Ensuite, il convient d’affilier massivement tous les salariés ; Paramètres – Affiliations – Affiliations salariés. Sélectionnez tous les salariés et ajouter la nouvelle affiliation de type fiscalité puis Enregistrer.

Pour plus de détails, se reporter à la notice « Présentation et calcul simple », ou sur le premier chapitre du manuel du prélèvement à la source.

Collecte manuel des CRM

Mode de fonctionnement des retours DSN

A toutes fins utiles, nous décrivons ci-après, la récupération du retour des fichiers DSN à partir de la plateforme Net-Entreprises. Les organismes sociaux émettent un CRM (compte-rendu métier). C’est le cas, également, de la DGFIP.

Dans cette liste, il faut repérer celui de la DGFIP (voir encadré rouge dans notre exemple) pour l’entreprise concernée :

Cliquer sur « Accéder au bilan de traitement »

Le contenu du fichier CRM s’affiche à l’écran. Il est possible, dès lors, de consulter le détail des informations communiquées par la DGFIP :

Il faut alors descendre dans cette CRM, pour trouver l’entreprise déclarée et le ou les salariés de cette dernière :

Quelques remarques :

• L’entreprise déclarée apparait uniquement avec son SIREN (pas de raison sociale)
• Le salarié (ou individu) apparait uniquement sous son numéro de Sécurité sociale et son matricule dans l’entreprise (les nom et prénom ne s’affichent pas).
• Si le taux d’imposition n’est pas renseigné, cela signifie que le salarié a demandé à appliquer le taux neutre aux impôts. 
• Si le numéro de Sécurité sociale du salarié n’apparait pas dans ce compte rendu, deux possibilités :
  1. Soit il s’agit d’un nouvel embauché ayant déjà travaillé en France, dans ce cas, faire appel au service Topaze pour obtenir le taux de ce salarié contribuable.
  2. Soit il s’agit d’un salarié en provenance de l’étranger n’ayant pas travaillé en France récemment, ou d’un jeune salarié qui entre dans la vie active et qui n’a jamais été imposé sur le revenu auparavant, dans ce cas, l’employeur doit appliquer le taux neutre.
• Au bas à droite du CRM, le bouton « Télécharger le rapport » permet de récupérer le fichier au format Xml fourni par la DGFIP.