Détection de doublons

Afin de faciliter le traitement des nouvelles factures, l'application Achats détecte automatiquement les éventuels doublons de factures déjà transmises.

La notion de doublons dans Achats est donnée seulement à titre informatif et aucun traitement automatique n'est effectué par l'application à ce titre. 

L'utilisateur est alors invité à consulter les documents en doublon et à refuser ceux pouvant l'être.

Comment sont détectés les doublons ?

Les doublons sont détectés si plusieurs conditions coïncident. Voici les différentes conditions, dans l'ordre de traitement de détection :

• La référence du document ET le fournisseur ET la date ET le montant sont identiques
• La référence du document ET le fournisseur ET le montant sont identiques
• La référence du document ET le fournisseur ET le date sont identiques
• La référence du document ET la date ET le montant sont identiques
• La référence du document ET le fournisseur sont identiques
• La référence du document ET la date sont identiques
• La référence du document ET le montant sont identiques
• Le fournisseur ET la date ET le montant sont identiques

Si une condition est remplie pour deux ou plusieurs documents, les conditions qui suivent seront ignorées pour ce même lot de doublon (voir section suivante pour les détails sur le lot de doublons).

Les lots de doublons

Un lot existe si deux documents ou plus sont détectés comme doublons et si au moins l'un des documents est encore à valider.

Si tous les documents sont validés ou refusés, le lot ne sera plus visible et les documents ne seront plus notés comme doublons.

Un document peut appartenir à plusieurs lots successivement mais jamais en même temps.

En revanche, un ensemble de documents formant un lot ne pourra pas reformer un lot de doublons, même s'il remplissait une autre condition.

A chaque mise à jour d'un document ou lors de l'ajout d'un nouveau document, le système de détection de doublons est déclenché et vérifie si un doublon existe déjà. Le traitement des données peut prendre un certain temps, dépendant du nombre de factures présentes sur le dossier, mais il n'empêche pas l'usage normal de l'application en parallèle.

La gestion des doublons

Les doublons sont visibles dans la liste de documents à valider, ou depuis la vue d'un document.

Au clic sur une icône d'avertissement de doublons, une fenêtre s'ouvre avec l'ensemble des documents du lot de doublons.

Seuls les administrateurs d'Achats peuvent consulter les doublons, étant les seuls à pouvoir consulter l'ensemble des documents d'un dossier.

Ignorer ou refuser

L'action "Ignorer tous" permet d'ignorer ce lot de doublons. Si un nouveau document doublon de ce lot est ajouté par la suite, cela recréera un nouveau lot de doublons avec les mêmes documents que précédemment.

Ignorer tous signifie bien d'ignorer l'ensemble du lot, quel que soient les éléments sélectionnés dans la fenêtre du lot de doublons.

Refuser la sélection est possible lors de la sélection d'un ou plusieurs documents à valider depuis cette même fenêtre. Tous les documents sélectionnés seront refusés avec le motif "Doublon" et ne seront pas transmis au comptable dans l'outil Image.