Une fois approuvé (ou dans certains cas refusé), un document ajouté dans Achats devient disponible pour comptabilisation par le cabinet. Cette partie du cycle de vie des documents est consultable dans Achats, et a des conséquences directes sur les actions disponibles sur chacun d'entre eux.

Pour afficher ces états et les filtrer dans Achats :

voir l'article : "Afficher, filtrer les documents selon leur état comptable"

États comptables d'un document

En attente

C'est le statut par défaut d'un document. Celui-ci n'a pas encore été comptabilisé par le cabinet, le document reste donc éditable dans Achats. Les actions habituellement disponibles le sont sans restriction.

Comptabilisé

Le document a été traité et comptabilisé avec succès. Ses informations étant désormais validées par le cabinet comptable, le document n'est plus modifiable dans Achats. 

Les actions de paiement (ou de remboursement) restent disponibles, jusqu'à ce que le document soit intégralement soldé. Le document poursuit donc son cycle de vie habituel.

Rejeté

Dans ce dernier cas, le document a été refusé lors de sa comptabilisation, avec un motif qui est consultable dans Achats. Le document passe en statut "verrouillé", et plus aucune action de paiement ou d'édition du document n'est possible. 

En cas de doute, ou d'erreur, il est toujours possible de contacter le cabinet pour renvoyer le document en saisie comptable, et ainsi le débloquer dans Achats.

Motifs de rejet comptable d'un document

• Trop de contreparties
• Pas de TVA paramétrée
• Pas de contreparties
• Client inconnu
• Exercice clos
• Date postérieure
• Facture illisible
• Facture noire
• Facture manuscrite
• Facture mal scannée
• Facture nulle
• Plusieurs factures
• Page manquante
• Détails facture manquants
• Facture metro
• Immobilisation
• Doublon
• Le document n'est pas une facture
• Autre

Si la décision de rejeter un document est revue a posteriori, il est toujours possible pour le cabinet de renvoyer le document en saisie comptable après coup, sous certaines conditions.

Comptabilisation des paiements d'un document

Lorsqu'ils sont paramétrés dans Achats (par un collaborateur comptable ou tout autre utilisateur ayant accès aux paramètres comptables), les paiements peuvent aussi faire l'objet d'un transfert en comptabilité. 

voir l'article : "Transférer les paiements en comptabilité"