Comment créer un client ?

Modifié le Jeu, 27 Juill., 2023 à 12:05 H

Pour facturer, il est nécessaire de créer des clients dans Fact.

La numérotation des clients est automatique.

Exemple : lorsque vous créez la 11ème fiche client celui-ci aura le numéro C-0011. C’est une séquence continue et chronologique.

Par contre si une modification manuelle de la numérotation est apportée lors de la création de la fiche client, celle-ci ne sera pas prise en compte lors de la prochaine création de la fiche client, en effet le système continuera d’appliquer le "nombre de client total + 1" à chaque création.

La création se fait en 2 étapes :

Renseigner les informations d'identité du client
Renseigner les préférences de paiement du client

Les informations d'identité du client

Aller dans le menu "Clients"
Cliquer sur le bouton "CREER" en haut à droite
Sélectionner le type de client "Entreprise" ou "Particulier".
Pour les clients "Particulier"
il est possible de choisir le type de TVA à appliquer à savoir :
- "Locale" : fait référence au pays d’origine. Dans ce cas, le taux de TVA appliqué sera la TVA du pays d’origine à savoir la France et on appliquera la TVA paramétrée sur les articles et les catégories.
- "Personnalisée" : permet d'avoir le choix du taux de TVA à appliquer ligne par ligne sur les documents commerciaux
Pour les clients "Entreprise" il est possible de choisir le type de TVA à appliquer à savoir :
- "Locale" : fait référence au pays d’origine. Dans ce cas, le taux de TVA appliqué sera la TVA du pays d’origine à savoir la France et on appliquera la TVA paramétrée sur les articles et les catégories.
- "Personnalisée" : permet d'avoir le choix du taux de TVA à appliquer ligne par ligne sur les documents commerciaux.
- "Intracom" qui fait référence à des destinations des pays de l’UE, il faudra dans ce cas renseigner le numéro de TVA Intracom
- "Export" pour tout autre pays
  
  Dans le cas d’un client Intracom ou Export, aucune TVA ne sera appliquée sur les documents commerciaux

Compléter les informations générales

Fact est doté de la base de données SIRENE nationale française (environ 30 millions de sociétés référencées ). Il est donc possible d'effectuer une recherche par raison sociale, adresse, département, ou code postal complet.
Une fois la société trouvée, il suffit de cliquer sur celle-ci afin que le SIRET et l'adresse complète soient automatiquement renseignés

Les numéros de TVA Intracom. et SIRET sont à compléter obligatoirement pour les entreprises du secteur public (norme Factur-X).

Cliquer enfin sur "CREER".

Une fois enregistrée, il sera alors possible de modifier celle-ci, mais également d'accéder à la synthèse du client permettant d'analyser son activité ainsi que de consulter l’ensemble des documents, relances et règlements enregistrés pour dernier.

Pour éviter les erreurs, le champ "Numéro client" est généré automatiquement en fonction du paramétrage.

Certaines informations sont obligatoires pour créer une fiche client, elles sont signalées par une *

Un client ne peut pas être supprimé si des documents commerciaux lui sont associés.
Il peut cependant être archivé.

Les préférences de paiement du client

Les préférences de paiement sont reprises lors de la création des documents pour le client.

Elles pourront être modifiées sur le document pour être adaptées au besoin.

Pour renseigner les préférences de paiement du client :

Cliquer sur le widget "Paiement" de la fiche client
Sélectionner au minimum les "Mode de paiement par défaut" et "Échéance par défaut"
Cliquer enfin sur "Enregistrer"

Les contacts d'un client

La partie "Contacts" de la fiche client permet de créer une liste d'interlocuteurs spécifiques pour le client concerné.

Ces contacts sont ensuite listés en tant que destinataires potentiels à chaque envoi de mail au client.

Il est possible de définir des contacts favoris afin qu'ils soient automatiquement renseignés dans le champ "Destinataires" de vos formulaires de mail.

Pour en savoir plus : Créer/gérer les contacts d'un client