Un assistant de validation de documents permet de créer en automatique une demande de validation dans l’application, sur un type de document défini comme les fiches de paie ou les rapports.

Il se déclenche dès le dépôt d’un document. En premier lieu, l'assistant doit être créé puis il peut être activé sur les différents dossiers clients.

Si un assistant est activé pour la validation des bulletins de salaire et que des bulletins de salaires sont archivés sur le mois de Juin 2020, la tâche aura pour nom “Validation des bulletins de salaire pour la période de Juin 2020”.

voir l'article : "Comment créer une demande de validation de document ?"

• Sélectionner le menu “Assistants” situé dans la barre de menu de gauche
• Cliquer sur “Ajouter”
• Sélectionner le dossier client
• Donner un nom à l'assistant
• Sélectionner le type de document
• Activer au besoin les options :
  • Grouper les documents : les documents seront regroupés au sein d’une même tâche tant que celle-ci ne sera pas publiée au client
  • Date d’échéance: permet de définir la date à laquelle la validation des documents doit être faite. Elle est paramétrée en indiquant le jour du mois :
    • Dans le cas où la valeur est “15” et que la date du jour est le 1 Juin, la date d’échéance est le 15 Juin
    • Dans le cas où la valeur est “15” et que la date du jour est le 16 Juin, la date d’échéance est le 15 Juillet
  • Publication automatique : voir l’article “Comment créer une demande de validation de document ?”
  • Clôture automatique : voir l’article “Comment créer une demande de validation de document ?”
  • La confidentialité : voir l’article “Comment créer une nouvelle tâche ?”

• Sélectionner l’auteur et les validateurs (voir l’article “Comment créer une demande de validation de document ?”)

• Cliquer sur “Créer”

La liste des dossiers en favoris est alors affichée avec le statut de l'assistant.

Activation d’un assistant

• Sélectionner le menu “Assistants” situé dans la barre de menu de gauche
• Sélectionner l'assistant souhaité 
• Cliquer sur le nom du dossier client 
• Compléter les éléments de l'assistant 
• Cliquer sur “Enregistrer”.