Comment réaliser une AED "annule et remplace" dans la paie.

Vous avez déjà établi une première AED (attestation chômage dématérialisée). Vous l’avez envoyée aux services de Pôle Emploi, et pourtant, suite à un évènement inconnu lors de cette AED initiale, vous souhaitez annuler et remplacer cette AED initiale par une seconde AED plus complète.

Cette fiche vous guidera dans la procédure à appliquer.

Les raisons qui nécessitent une AED « annule et remplace » peuvent être deux types : 

• Type 1 : Suite à l’oubli d’un élément de rémunération (commission, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de précarité,…). Dans ce cas, il est nécessaire de rectifier le solde de tout compte. On émettra alors, une AED « annule et remplace » sur les éléments de ce nouveau solde de tout compte rectifié.
• Type 2 : Ou parce qu’on s’aperçoit qu’une information présente sur l’AED initiale, n’est pas correcte, mais ne nécessite pas la rectification du solde de tout compte (erreur sur une date, adresse postale du salarié incomplète, nom de jeune fille oublié,…). Dans ce cas, on émettra une AED « annule et remplace » en reprenant les éléments déjà déclarés dans l’AED initiale, et en rectifiant simplement la structure erronée.

La procédure qui permet de générer l’AED « annule et remplace » est légèrement différente selon ces deux cas de figure.

Type 1 : le dernier bulletin de paie du salarié (solde de tout compte) a été rectifié par l’ajout d’un ou plusieurs éléments de rémunération supplémentaire. Une AED « annule et remplace » doit être émise à partir des données de ce nouveau solde de tout compte rectifié. Procédure à suivre :

• A - A l’écran, revenir provisoirement sur l'AED d'origine qui a déjà été envoyée et acceptée (Accès : Paie | Autres déclarations | N4DS | Historique). La liste des AED déjà émises se trouve dans la colonne gauche de l’écran.
• B - Sélectionner l'AED concernée dans cette liste et cliquer sur le bouton "Charger".

Attention : il vous faut absolument sélectionner la seule et unique AED déjà envoyée à Pôle Emploi et acceptée. Ne surtout pas sélectionner une AED test que vous auriez pu créer pour un essai pour le même salarié.

• C - Relever précisément le numéro d'ordre de la déclaration se trouvant dans la structure S20.G01.00.013.002 « Numéro d'ordre de la déclaration (GUID) ». Possibilité d’effectuer un « Copier » par Ctrl-C de ce numéro d’ordre.

Astuce : si vous n'arrivez pas à retrouver le bon numéro d'ordre de l’AED initiale dans votre écran, sachez que ce numéro figure dans l’entête de l'attestation "re-matérialisé" (AED papier) que Pôle Emploi vous a transmise à la suite de la validation de l’AED initiale. Exemple :

• D - Sortir de l’AED initiale à l’écran, sans aucune modification.
• E - Générer ensuite, une nouvelle AED classique, selon exactement la même procédure que l’AED initiale qui a déjà été envoyée et validée par les services de Pôle Emploi. Cette nouvelle AED sera générée avec les éléments présents dans le dernier bulletin du salarié. Toutes les modifications apportées sur ce dernier bulletin, seront donc reprises dans cette nouvelle AED.
• F - Lorsque cette nouvelle AED classique est générée, cliquer sur le bouton « Créer Ann. et Remp. » situé au niveau de la structure S20.G01.00 Déclaration.

Remarque : Le type de la déclaration se modifie automatiquement en 59 « Déclaration annule et remplace intégrale ».

• G - Une nouvelle structure apparaît également : la S20.G01.00.013.004 « Numéro d'ordre de la déclaration substituée ou corrigée ». Cette structure contient un numéro qu’il faut remplacer : l’effacer et renseigner ici le numéro d'ordre relevé sur l’AED d'origine acceptée par pôle emploi (voir point C ci-dessus) - Possibilité d’effectuer un « Coller » par Ctrl-V de ce numéro d’ordre.
• H – Important : avant de transmettre votre AED annule et remplace, ne pas oublier de repasser votre fichier dans l’outil d'autocontrôle afin d'éviter tout rejet. 

Type 2 : L’une des informations déclarées sur l’AED initiale est erronée. Elle ne nécessite pas la rectification du solde de tout compte. Une AED « annule et remplace » doit être émise à partir des données de cette AED initiale. Procédure à suivre :

• A - A l’écran, revenir sur l'AED d'origine qui a déjà été envoyée et acceptée (Accès : Paie | Autres déclarations | N4DS | Historique). La liste des AED déjà émises se trouve dans la colonne gauche de l’écran.
• B - Sélectionner l'AED concernée dans cette liste et cliquer sur le bouton "Charger".

Attention : il vous faut absolument sélectionner la seule et unique AED déjà envoyée à Pôle Emploi et acceptée. Ne surtout pas sélectionner une AED test que vous auriez pu créer pour un essai, pour le même salarié.

• C - Cliquer sur le bouton « Créer Ann. et Remp. ».

Remarque : Le type de la déclaration se modifie automatiquement en 59 « Déclaration annule et remplace intégrale ».

Remarque : Une nouvelle structure apparaît également : la S20.G01.00.013.004 « Numéro d'ordre de la déclaration substituée ou corrigée ». Cette structure récupère automatiquement le numéro d’ordre de l’AED d'origine acceptée par pôle emploi (Il peut être prudent de le vérifier en comparant ce numéro avec celui de l’AED reçue de Pôle Emploi à la suite de l’acceptation de l’AED initiale). Exemple :

Attention : cet extrait de l’AED ne correspond pas à l’exemple des copies d’écran qui précédent.

• D – Rectifier la valeur de la structure qui nécessite l’établissement d’une AED « annule et remplace » : date, adresse du salarié, nom de jeune fille,…

• E - Important : Une fois toutes les modifications effectuées et avant de transmettre votre AED annule et remplace, ne pas oublier de repasser votre fichier dans l’outil d'autocontrôle afin d'éviter tout rejet.