Cet article est destiné au GP ou RH

Saisir une absence

Depuis le planning, vous pouvez saisir une absence ou un événement de deux manières différentes :

Directement depuis le planning 

1. Cliquer une fois sur la date de début directement sur le planning.

2. Déplacer votre souris et cliquer sur la date de fin de l'absence.

3. Le volet latéral de création d'une absence/événement s'ouvre alors prérempli avec le contrat et les dates que vous avez sélectionnés.

4. Si besoin, vous pouvez modifier le maintien de l'absence (en fonction du paramétrage effectué sur le dossier dans Paramètres > Mise à disposition des absences)

5. Dans le cas d'un arrêt maladie, vous pouvez aussi choisir s'il s'agit d'une prolongation et si l'arrêt est subrogé ou non.

6. Malgré une sélection préremplie, vous pouvez modifier les dates et les périodes de début et fin de l'absence.

7. La durée de l'absence est calculée automatiquement. Si besoin, vous pouvez la modifier. En cas de modification, l'application ne fait aucun contrôle de cohérence.

8. Ajouter un commentaire qui sera visible sur le bulletin du salarié.

9. Dans le cas de certaines absences, il est possible d'ajouter un justificatif. L'ajout d'un justificatif est optionnel. Il sera stocké et accessible depuis l'application Documents ou depuis la section Gestion du personnel > Salarié > Documents.

10. Enregistrer l'absence.

En utilisant le bouton "nouvelle demande" 

1. Depuis le bouton "+ Nouvelle demande". Le même formulaire s'ouvre.

2. Vous devez sélectionner le contrat sur lequel poser l'absence (ou l'événement).

3. Sélectionner le maintien de l'absence 

4. Pour les arrêts maladies, vous pouvez choisir si l'absence est une prolongation d'une absence précédente.

5. Pour les arrêts maladies, vous pouvez choisir si l'absence est subrogée ou non.

6. Sélectionner la date de début et de fin de l'absence ou de l'événement ainsi que la période (matin ou après-midi) si besoin.

7. La durée de l'absence est calculée automatiquement. Si besoin, vous pouvez la modifier. En cas de modification, l'application ne fait aucun contrôle de cohérence.

8. Ajouter un commentaire qui sera visible sur le bulletin du salarié.

9. Dans le cas de certaines absences, il est possible d'ajouter un justificatif. L'ajout d'un justificatif est optionnel. Il sera stocké et accessible depuis l'application Documents ou depuis la section Gestion du personnel > Salarié > Documents.

10. Enregistrer l'absence.

Poser une absence pour plusieurs salariés à la fois

1. Vous pouvez sélectionner saisie multiple, ou revenir vers saisie simple en fonction de votre besoin.

2. Vous devez choisir tout d'abord une absence parmi celles disponibles pour cette entreprise (la liste des absences disponibles est modifiable dans le menu Paramètres > Mise à disposition des absences).

3. Choisissez ensuite les salariés sur lesquels vous voulez appliquer l'absence choisie. Seuls les salariés avec un type de salaire en adéquation avec l'absence choisie vous seront proposés. Ces salariés sont triés par équipe.

4. Il est également possible de cocher ou décocher la case maintenue si celle-ci n'est pas désactivée.

5. Sélectionner la date de début et de fin de l'absence ou de l'événement.

6.  Sélectionner la période (matin ou après-midi) si besoin.

7. Vous pouvez ajouter un commentaire bulletin à l'absence. Il s'appliquera à tous les salariés sélectionnés.

8. Enregistrer l'absence.

Modifier une absence (ou un événement)

Pour modifier une absence, cliquez dessus depuis le planning. Le volet latéral s'ouvre et la modification est possible en fonction du statut de l'absence et de votre rôle. 

voir l'article : "Les actions possibles en fonction du statut d'une absence"

cf. Les actions possibles en fonction des statuts des absences