Les actions groupées

Modifié le Thu, 29 Sep 2022 sur 10:45 AM

Fact permet de réaliser certaines actions pour un ensemble de documents sélectionnés.

Cela peut être réalisé depuis :

La liste de tous les documents accessible en cliquant sur l'onglet “Tous” du menu "Documents"
La liste des documents d'un type spécifique (devis, factures …)

Les actions groupées depuis la liste de tous les documents

Dans ce cas les seules actions possibles sont :

“Envoyer une relance”,
“Envoyer par mail”,
“Télécharger”.

Les actions groupées depuis la liste des documents d'un type spécifique

Produire plusieurs documents

Cette action groupée permet de produire plusieurs documents en même temps

Cette action groupée ne fonctionne qu'avec les documents suivants :Devis
Bons de commande
Bons de livraison
Factures
Avoirs

Aller dans le menu “Documents”,
Sélectionner le type de document souhaité en cliquant sur l'onglet correspondant,
Cocher les documents concernés par l'action groupée
Exemple : les factures à produire ou les devis à produire ou etc...
Cliquer sur le bouton “Produire les documents” dans le bandeau du haut
Terminer l’opération en cliquant sur le bouton “Oui” pour confirmer la production des documents sélectionnés.

Valider plusieurs documents

Cette action groupée permet de valider plusieurs documents en même temps

Cette action groupée ne fonctionne qu'avec les documents suivants :Factures
Avoirs

Aller dans le menu “Documents”,
Sélectionner le type de document souhaité en cliquant sur l'onglet correspondant,
Cocher les documents concernés par l'action groupée
Exemple : les factures à valider ou les avoirs à valider
Cliquer sur le bouton “Valider les documents” dans le bandeau du haut
Terminer l’opération en cliquant sur le bouton “Oui” pour confirmer la validation des documents sélectionnés.

Envoyer des relances

Cette action groupée permet d’envoyer des relances en cas de retard.

Pour que cette action groupée fonctionne, il faut que l’adresse mail de chaque client soit renseignée dans leur fiche respective.

Seuls les documents dont la date d'expiration est passée peuvent être relancés :
les devis après leur date d'expiration,
les bons de commande après leur date d'expiration,
les factures en retard de paiement.

Aller dans le menu “Documents”,
Sélectionner le type de document souhaité en cliquant sur l'onglet correspondant,
Cocher les documents concernés par l'action groupée
Exemple : les factures à relancer ou les devis qui n'ont pas encore reçu de réponse de la part du client ou etc...
Cliquer sur le bouton “Envoyer une relance” dans le bandeau du haut
Terminer l’opération en cliquant sur le bouton “Enregistrer” pour confirmer l'envoi des documents sélectionnés.

L’option “Grouper les relances par client” permet d’envoyer un seul mail de relance (dans le cas où un client a plusieurs factures en retard par exemple) contenant l'ensemble des documents relancés.

L’option “Joindre le document en PDF” permet d’envoyer les documents relancés au mail.

L’option “M'envoyer une copie de l'email” permet de recevoir une copie du mail envoyé au client.

Télécharger des documents

Cette action groupée permet de télécharger plusieurs documents en même temps, sur un seul fichier PDF.

Aller dans le menu “Documents”,
Sélectionner le type de document souhaité en cliquant sur l'onglet correspondant,
Cocher les documents concernés par l'action groupée
Exemple : les factures d'un client ou les devis produits sur une période spécifique ou etc...

Il est aussi possible d'utiliser la zone de filtres située au dessus de la liste des documents.
Cliquer sur le bouton “Télécharger” dans le bandeau du haut
Choisir la méthode de génération selon les besoins :
- Grouper sur un fichier
- Découper en différents fichiers
Terminer l’opération en cliquant sur le bouton “Générer” pour confirmer l'envoi du lien permettant de télécharger les documents sélectionnés.