TABLE DES MATIÈRES

• Préambule
• Actions possibles sur une Grille mensuelle
  • Actions disponibles pour tous les rôles
  • Actions disponibles en fonction du rôle de l'utilisateur
• Les différentes colonnes et leur fonctionnement
  • Colonne 'Absences'
    • Pour les contrats au statut A saisir ou En cours
    • Pour les contrats au statut Transmis
    • Pour les contrats au statut Envoyée
  • Colonnes de type 'Rubrique
  • Saisie de commentaires pour affichage sur le Bulletin de Paie
• Déplacement au clavier dans la grille

Préambule

Les Grilles mensuelles s'appuient sur un Modèle de grille, modèle qui définit les rubriques (leur type, leur libellé ou encore leur ordre d'affichage en colonnes et leur zone) ainsi que leur périodicité de saisis.

Actions possibles sur une Grille mensuelle

Actions disponibles pour tous les rôles

Quelque soit votre rôle (RH ou GP) vous pouvez réaliser les actions suivantes sur une Grille mensuelle (attention : certaines actions peuvent être masquées en raison du statut de la grille) :

• Saisir des valeurs dans les rubriques

• Saisir des commentaires qui apparaîtront sur le Bulletin de Paie à côté de la rubrique

Illustration : Accès à la zone de commentaire

Illustration : saisie, dans une Grille mensuelle, d'un commentaire bulletin de paie à destination du salarié

Illustration : affichage dans le Bulletin de Paie d'un commentaire qui a été saisi

dans une Grille mensuelle sur la rubrique '8520 / Tickets Restaurant'

• Enregistrer la grille mensuelle afin de poursuivre vos saisies plus tard
• Effacer toutes les données saisies dans la grille mensuelle (avec Demande de confirmation) et à condition que la Grille mensuelle ne soit pas en lecture seule.

• Fermer la grille : grâce au Chevron de retour présent au haut à gauche de la grille mensuelle. Si vous avez effectué des modifications depuis votre dernier enregistrement ou n'avez pas encore enregistré la grille mensuelle, une fenêtre de confirmation vous proposera de conserver vos saisies.

À noter que selon son statut, la Grille mensuelle peut être affichée en lecture seule (par exemple pour tous lorsque la Grille mensuelle a été envoyée en Paie ou pour le RH lorsqu'il a lui-même transmis la Grille mensuelle au GP).

Actions disponibles en fonction du rôle de l'utilisateur

En fonction de votre rôle et du statut de la grille mensuelle, 2 actions sont possibles pour faire avancer la Grille mensuelle dans son cycle de vie : 

- Transmettre au GP, cette action est disponible pour le RH. En savoir plus sur l'action Transmettre au GP.

- Envoyer en paie, cette action est disponible pour le GP. En savoir plus sur l'action Envoyer en paie.

Pour réaliser une de ces deux actions, vous devez sélectionner les contrats que vous souhaitez envoyer ou transmettre. En tant que client, nous vous invitons à transmettre tous les contrats d'une grille pour notifier votre gestionnaire de paie.

Les différentes colonnes et leur fonctionnement

La plupart des colonnes sont faciles à comprendre grâce à leur intitulé.

D'autres colonnes sont plus complexes et sont détaillées ci-dessous.

Colonne 'Absences'

Sur chaque ligne contrat, la présence de l'icôneindique que des Absences sont en attente d'envoi pour la période de paie.

Pour les contrats au statut A saisir ou En cours

• Sont affichées les absences au statut "Validé" du mois concerné et des mois précédents
• Pour un utilisateur GP, les absences au statut "Transmise" sont affichées dans les grilles du mois concernés et des mois suivants.

Pour les contrats au statut Transmis

• Sont affichées les absences au statut "Validé" ou "Transmis" du mois concerné et des mois précédents, quelle que soit la grille avec lesquelles les absences ont été transmises.

Pour les contrats au statut Envoyée

• Sont affichées les absences au statut "Envoyée" qui ont été envoyées avec la grille affichée.

Une colonne "Absences" vide (sans aucune icône) signifie qu'aucune absence ne sera embarquée dans le workflow de la Navette par cette grille mensuelle. En cliquant sur l'icône vous pouvez accéder au détail des absences qui seront embarquées. Lorsque le statut du contrat est "envoyé", vous pouvez consulter les absences qui ont été envoyés avec cette grille en consultant le récapitulatif PDF ou en cliquant sur l'icône

Affichage des absences sur le Bulletin de Paie : Les Dates de congés apparaissent automatiquement en commentaire sous la Rubrique congés dans le Bulletin de Paie du Salarié : Illustration des commentaires ajoutés automatiquement par Portail RH sur un Bulletin de Paie

Colonnes de type 'Rubrique

Les colonnes rubriques sont de la forme : "Libellé (abréviation)".

Rubrique 'Remb. de Frais Kilométrique'

paramétrée avec la zone 'Montant Salarial (MS)'

• Le libellé est celui renseigné par le Gestionnaire de Paie lors de la conception du Modèle de grille. Si ce libellé n'a pas été personnalisé, il vaut, par défaut, le libellé de la rubrique du plan de paie
• Entre parenthèses () sont affichées des abréviations automatiques en fonction de la zone du plan de paie sélectionnée pour la Rubrique. Voici la codification de ces abréviations :
  • (B) pour Base 
  • (N) pour Nombre
  • (TS) pour Taux Salarial
  • (MS) pour Montant Salarial
  • (TP) pour Taux Patronal
  • (MP) pour Montant Patronal

Saisie de commentaires pour affichage sur le Bulletin de Paie

Fonctionnement particulier de la colonne associée à la rubrique "0010 / Commentaire" La rubrique "0010 / Commentaire" peut-être mise à disposition par le GP dans une Grille mensuelle comme tout autre rubrique du plan de Paie. La particularité de cette rubrique tient dans le fait qu'elle apparaîtra en "haut de bulletin" (les rubriques étant classées par ordre croissant de numéro) et que la valeur numérique saisie dans la Grille mensuelle, bien qu'obligatoire afin d'autoriser la saisie du commentaire sur la Rubrique, est ignorée et n'apparaîtra pas sur le Bulletin de Paie. Vous pouvez donc saisir une valeur numérique quelconque dans la colonne de la Rubrique "0010 / Commentaire". Commentaire sur la rubrique 0010 affichée en haut de bulletin après saisie dans une Grille mensuelle

Déplacement au clavier dans la grille

Pour accélérer la saisie des rubriques, vous pouvez vous déplacer au clavier dans une Grille mensuelle et ainsi passer d'une cellule de saisie à l'autre sans utiliser votre souris :

• Les touches Flèche Haut et Flèche Bas de votre clavier permettent respectivement de vous déplacez dans la cellule du dessus ou du dessous
• La touche Tabulation de votre clavier permet de se déplacer dans la cellule de droite
• La combinaison de touches Majuscule + Tabulation de votre clavier permet de se déplacer dans la cellule de gauche.