Rappel du cadre légal de la facture électronique

Les factures générées dans l'application FACT sont des factures électroniques dites "mixtes ou hybrides" basées sur : 

• un PDF du document (lisible et imprimable) norme PDF/A3
• un fichier structuré contenant le données de la facture (Fichier XML)

Ce format "mixte" s’inscrit dans la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017.

Dépôt automatique des factures sur Chorus Pro

Informations nécessaires pour un dépôt sur Chorus Pro réussi

Pour réussir la transmission d'un document sur la plateforme Chorus Pro, le client destinataire doit remplir 2 conditions : 

• Il doit être de type "Administration publique" ;
• Son SIRET doit être obligatoirement renseigné sur Fact.

Idéalement, le document à envoyer doit également disposer d'un code service (fortement recommandé mais non obligatoire) .

Enfin, il est aussi possible de saisir un code d'engagement (facultatif).

S'il vous est fourni par une administration publique au moment d'un commande, il est recommander de le renseigner dans le document concerné pour faciliter les échanges et les futures transactions avec cette administration.

Formulaire client :

Le type "Administration publique", le SIRET et le code service peuvent être renseignés dans la fenêtre de création/édition d'un client.

Création d'un document

Le code service et le numéro d'engagement peuvent être renseignés dans la fenêtre de création d'un document.

Edition d'un client

Ils peuvent également être renseignés lors de l'édition d'un document existant en cliquant sur le crayon situé en haut à droite du bloc "Client".

Ces informations apparaissent ensuite sous l'adresse du client :

Comment déposer des factures dans Chorus Pro ?

Une fois l'option Chorus Pro activée, il est possible de transférer les documents éligibles validés vers la plateforme Chorus Pro.

Si des informations obligatoires sont manquantes sur un document, un message d'information est affiché et détaille ce qui doit être corrigé. Dans l'exemple ci-dessous, le code service est manquant :

Pour transmettre un document éligible vers Chorus Pro, il y a plusieurs possibilités :

• Cliquer sur le bouton "Transférer sur Chorus Pro" dans l'écran de production du document,
• Depuis la liste des documents, cliquer sur l'action de transfert disponible sur le document,
• Depuis le formulaire d'envoi par mail d'un document, sélectionner la case à cocher de transmission à Chorus.

Production du document : bouton "Transférer sur Chorus Pro"

Liste des documents : action "Transférer sur Chorus Pro"

Formulaire d'envoi de mail : case à cocher "Transférer le document sur Chorus Pro"

Dans le cadre de la planification de la validation d'un document, il est également possible de programmer la transmission vers Chorus Pro.

voir l'article : "Planifier un document"

Suivre l'état de traitement d'un document déposé

Lorsque le document est transféré vers Chorus Pro, il est possible de suivre l'état de traitement de l'opération grâce au statut qui apparaît en haut à gauche du document concerné :

Puis

Gestion des erreurs 

La transmission vers Chorus Pro rencontre parfois une erreur.

Voici les motifs principaux :

• Refus de Chorus Pro à cause d'un élément erroné dans le document :
  • Code service erroné
  • Code engagement erroné
  • Siret non reconnu dans Chorus Pro
• Anomalie sur la plateforme Chorus Pro : 
  • Chorus peut renvoyer une erreur alors que les données sont correctes.

Si un document est refusé car une information du document est erronée, voici la marche à suivre pour renouveler le dépôt :

• Faire un avoir sur la facture concernée, 
• Créer une nouvelle facture (en dupliquant l'originale) 
• Dans la nouvelle facture, corriger l'information erronée
• Renouveler le dépôt dans Chorus Pro avec la nouvelle facture

Si un document est refusé suite à une anomalie sur la plateforme Chorus Pro, il est possible d'envoyer une nouvelle fois le document original.