Création d'un dossier dans l'Administration

Pour créer votre dossier, vous devez utiliser l'Administration de la plateforme.

Sur le page Administration, dans le menu "Dossier", cliquez sur le bouton  "+" situé en bas à droite de l'écran pour commencer la création de votre dossier.

La page d'information sur l'entreprise s'affiche à l'écran. Les zones avec un astérisque * doivent obligatoirement être renseignées.

Pour qu'un collaborateur visualise le dossier dans la bannette "dossiers à créer" dans PRODUCTION, il faut impérativement :

1. Que le collaborateur ait un rôle de Manager et/ou Responsable Client et/ou Associé

2. Que la case Production Comptable et/ou Paie soit cochée

Une fois les informations saisies, cliquer sur le bouton en bas à droite ENREGISTRER

Ensuite, afin de terminer la création de votre dossier rendez-vous dans l'application PRODUCTION :

- Soit à partir du Widget depuis le portail

- Soit depuis votre page d'Administration

Création d'un dossier dans Production

Une fois sur l'application PRODUCTION, votre dossier sera disponible dans le Widget des "Dossiers à créer". Un double-clic sur le dossier permettra de finaliser sa création.

Les données suivantes sont reprises de l'Administration :

• Code Interne
• Raison Sociale
• Code NAF
• Adresse
• Code Postal
• Ville
• Pays

Les données suivantes sont obligatoires :

• Code Interne : Correspond au code dossier
• Raison Sociale
• Régime Fiscal
• Régime d'imposition
• Typologie : Si aucune valeur ne correspond au dossier, choisir AUCUNE

Pour rappel Le choix de la typologie impacte les paramètres suivants :

• DP : Type de comptabilité et méthode de tenue comptable
• Comptabilité Paramètres : Taux de change et échéance
• Comptabilité : Plan de comptes, journaux et taux de TVA
• Télécollecte : Affichage des colonnes
• TVA : Comptes de l'OD
• Révision : Programme de travail
• Révision paramètres : Journaux et référencement automatique
• Révision Editions du DE : Sélection des éditions

Autres règles sur les données : 

• SIRET : La saisie du SIRET est contrôlée.
• Personnalité juridique : Physique ou morale.
• Forme juridique : Liste déroulante ou acronyme. 
• Société mono-établissement : Lié au module social pour la gestion du multi-établissement.
• Régime fiscal et régime d’imposition : Ces deux choix permettront de charger les formulaires adéquats dans la liasse fiscale.
• Confidentialité dossier : Affecter un mot de passe si besoin, permet de limiter l'accès au dossier. 

Onglet GI/CRM

Détails des champs :

• Prénom + Nom : Coordonnées du représentant de l'entreprise.
• Email : Information transmise à la DGFIP.
• Type apporteur : Information purement statistique.
• Chiffre d'affaires et Effectifs : Informations statistiques.
• Rattachement reporting :  Permet de qualifier un dossier selon différents critères établis par l'administrateur de la plateforme. Ce peut-être un indicateur du type de clientèle par activité et par la localisation par exemple. (Cf.livrets 2 et 11 - Administration et Paramétrage Profil 4).
• Rattachement hiérarchique : Ces données sont reprises de l'Administration. Elles peuvent être complétées ou modifiées.
  • Expert comptable -> hérité du champs Associé
  • Resp. Dossiers -> hérité du champs Manager
  • Collaborateur -> hérité du champs Responsable Client

• Regroupement / dossiers : Correspond à l'ancienne dénomination "Site".

Onglet Missions

• Mission principale : Code statistique.

• Type de comptabilité : (non repris de l'Administration)
  • Tenue : Un plan de journaux par défaut sera proposé à l'étape suivante.
  • Surveillance : Aucun plan ne sera proposé.
• Méthode de comptabilité:
  • Engagement : Dossiers dans lesquels on comptabilise les mouvements des tiers.
  • Trésorerie : Dossiers dans lesquels seuls les mouvements de trésorerie sont comptabilisés.

• Si votre Production comptable est interfacée avec une GED Externe, cocher et sélectionner votre fournisseur dans la liste.

• Indiquer les dates d’exercice N (en cours). Les dates N-1 pourront être créées plus tard si nécessaire.

Onglet Plans et dossier modèle

Si le dossier est défini « Tenue », Plan de journaux et Modèle de cycles sont proposés par défaut.

Vous pouvez utiliser un dossier modèle en cochant l'option "A partir d'un dossier existant" :

En sélectionnant un dossier "modèle" les plans de comptes, de journaux, les racines de comptes et les taux de TVA du dossier seront repris.

En cochant l'option "copie des auxiliaires", cela permettra également d'importer les comptes auxiliaires du dossier sélectionné.

S'il n'y a pas de reprise d'un modèle, vous devrez indiquer :

• La longueur des comptes généraux.
• Pour la longueur des comptes auxiliaires, le chiffre 0 est indispensable pour qu'ils puissent être de type alphanumérique.

Pour les particularités concernant les plans de comptes, de journaux et modèle de cycle, vous pouvez vous référer à la Documentation Explicatives des plans.

Dossier Permanant (DP)

Le dossier permanant ou DP, reprend l'ensemble des données "générales". Voici la liste des données qu'il contient, issue de l'Administration du dossier.

• Code interne
• Raison Sociale
• NAF
• Adresse
• Commune
• Code postal
• Ville
• Pays
• Expert-comptable
• Responsable de dossiers
• Collaborateur