Le solde de tout compte

Le solde de tout compte correspond au dernier bulletin de paie remis à un salarié, à l’occasion de la rupture de son contrat de travail (démission, licenciement, départ ou mise à la retraite, fin de CDD…).

En principe, ce bulletin comprend des sommes supplémentaires versées à l’occasion du départ (indemnité compensatrice de congés payés, prime de licenciement, prime de fin de contrat, prime de départ en retraite,…) qui constituent des sommes isolées au regard des caisses de retraite complémentaire.

En principe, ce bulletin de paie est remis en main propre au salarié, avec certains documents que l’employeur a l’obligation de remettre au salarié qui quitte son entreprise : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation de chômage. Généralement, le règlement correspondant à la rémunération nette, souvent plus élevée qu’à l’habitude, est remis également avec ce dernier bulletin, par chèque bancaire, après signature et acceptation par les deux parties (salarié et employeur) du reçu pour solde de tout compte.

Pour établir ce dernier bulletin particulier, une procédure rigoureuse doit être respectée. En suivant les instructions ci-après, l’application reconnait l’état de ce dernier bulletin et insert automatiquement les indemnités spécifiques à la fin du contrat de travail, sur le bulletin.

Dans l'application paie

Etape 1 - L'évènement de sortie

Il ne faut surtout pas modifier directement la fiche du salarié pour lui indiquer une date de sortie et un motif de départ.

Par contre, il faut absolument passer un évènement :

• sélectionner le salarié (Accès dans l’onglet « bulletin de paie ») ;
• cliquer sur la time-line, sur la dernière période active ;
• sélectionner « Contrat » puis « Période ».

Cinq champs sont plus particulièrement importants à renseigner :

• La date effective de sortie (date de fin) ;
• La date du dernier jour travaillé et payé ;
• Le motif de fin ;
• Le motif de rupture de contrat ;
• Et le type de préavis avec les dates correspondantes de ce préavis.

Attention : pour les CDD, la date initiale de fin de contrat CDD est, en principe, déjà renseignée lors de la création du contrat, ou lors de son prolongement le cas échéant.

Remarque : Le motif de sortie va permettre d’insérer automatiquement certaines indemnités liées à la rupture du contrat de travail (indemnité compensatrices de congés payés, fin de contrat, etc…).

Ainsi, par exemple, pour un CDD qui démissionne, l’application n’insert pas la rubrique d’indemnité de fin de contrat (ou précarité) alors qu’elle l’insert lors d’une fin classique de CDD.

L’un des champs de saisie est facultatif : la "Date de notification de fin de contrat". Toutefois, il est préférable de la renseigner pour l’attestation de chômage (AE) dans les cas suivants : 

• licenciement suite à une liquidation judiciaire ou à un redressement judiciaire,
• licenciement suite à la fermeture définitive de l'établissement,
• licenciement pour motif économique,
• licenciement pour fin de chantier,
• licenciement pour autre motif,
• autre fin de contrat pour motif économique,
• fin de période d'essai à l'initiative de l'employeur,
• rupture anticipée d'un CDD ou d'un contrat d'apprentissage à l'initiative de l'employeur,
• démission,
• résiliation judiciaire du contrat de travail,
• rupture de contrat pour force majeure ou fait du prince,
• licenciement pour faute grave,
• licenciement pour faute lourde,
• licenciement pour force majeure,
• rupture anticipée du contrat de travail pour arrêt de tournage,
• rupture anticipée du contrat de travail pour faute grave,
• rupture anticipée du contrat de travail pour faute lourde,
• et rupture anticipée suite à la fermeture de l'établissement.

Important : cliquer ensuite, sur le bouton « Suivant » (en bas à droite) afin de vérifier le récapitulatif des modifications apportées à la fiche contrat.

Cliquer sur le bouton « vérifier » pour s’assurer de l’intégrité de la fiche contrat (pas de chevauchement de période, par exemple). Puis bouton « OK ».

Cliquer ensuite sur le bouton « Appliquer » pour confirmer votre choix.

Remarque : pour les salariés qui n’ont qu’un seul bulletin de paie (qui entrent et sortent au cours de la même période), l’ensemble des informations relatives à la sortie peut être renseigné dès la création de la fiche contrat (Onglet « Contrat | Période »). Il n’y a pas lieu, alors, de cliquer sur la time-line.

Etape 2 - Créer un bulletin de façon classique

Les indemnités liées au dernier bulletin vont s’insérer automatiquement (indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de fin de contrat, …). Vérifier que les montants calculés sont bien les montants attendus.

Dans ce bulletin, les rubriques 3030 et 3410 se sont insérées automatiquement. Les montants calculés proviennent des compteurs alimentés par les bulletins précédents.

Remarque : pour ce dernier bulletin, l’application aura automatiquement modifié le mode de règlement : le seul mode retenu pour un solde de tout compte est le chèque bancaire.

Ce dispositif est toutefois modifiable dans les propriétés du bulletin accessible d’un clic droit, puis choisir l’onglet « Bulletin ».

Etape 3 - Insérer les indemnités complémentaires

En fonction du type de sortie, il vous faudra ensuite, insérer les indemnités appropriées non appelées automatiquement par l’application, comme, par exemple :

• Rubrique 3600 – Indemnité de licenciement
• Rubrique 3605 – Indemnité de licenciement économique
• Rubrique 3430 – Indemnité de mise à la retraite
• Rubrique 3420 – Indemnité de départ à la retraite
• Rubrique 3650 – Indemnité de rupture conventionnelle
• …

Préciser également les montants de ces indemnités.

A noter : le salaire de référence s’affiche automatiquement en base de ces rubriques. Le nombre d’années (ou de mois) d’ancienneté s’affiche dans la colonne « Nombre » en fonction de l’indemnité concernée.

Exemple avec une rubrique d’indemnité de mise à la retraite (3430) dont le montant (2000.00 €) aura été saisi. L’application calculera d’elle-même l’éclatement en « partie soumise » (rubrique 3432) et « partie exonérée » (rubrique 8110).

Précision : Pour les rubriques qui sont éclatées entre partie soumise et partie non soumise à cotisations, le montant doit être saisi au niveau de la rubrique d’indemnité globale. Ne rien saisir dans les rubriques d’éclatement (sauf cas particuliers à voir avec l’assistance). C’est l’application qui calculera cette répartition.

Que faire si le salaire de référence affiché en base n’est pas celui attendu ?

Si vous pensez que le salaire de référence déterminé automatiquement par l’application n’est pas juste, vous avez la possibilité de le forcer. Pour cela, il faut insérer la rubrique 9973 et inscrire le salaire de référence souhaité dans le montant salarial. Si cette rubrique est présente avec un montant différent de zéro, le salaire de référence calculé initialement par l’application est remplacé par le montant saisi qui devient prioritaire.

Remarque : en cas de gestion de trop perçu (dispositif qui évite d’avoir un net à payer négatif sur un bulletin de paie, en comblant la rémunération nette qui devient nulle, tout en reportant ce trop perçu sur le ou les bulletins suivants), ce dernier est neutralisé sur un bulletin solde de tout compte car le montant avancé ne pourra jamais être récupéré plus tard puisque le salarié quitte la société. Compte tenu des indemnités liées à la rupture versées sur ce solde de tout compte, il est toutefois plutôt rare d’obtenir un net à payer négatif sur un solde de tout compte.

Etape 4 - Les sommes isolées

Depuis le 1^er janvier 2016, le dispositif des sommes isolées pour l’assiette des cotisations de retraite complémentaire, n’a plus cours.

Etape 5 - Les déclarations qui accompagnent le solde de tout compte

L’employeur qui établit le dernier bulletin de paie d’un salarié en partance, doit également lui remettre un certain nombre de documents indispensables :

• Un certificat de travail qui atteste que le salarié a travaillé pour le compte de l’employeur, avec précision de la période d’embauche et des postes occupés successivement ;
• Un reçu pour solde de tout compte, mentionnant dans le détail, les sommes perçues par le salarié en partance.

Parmi les documents à remettre au salarié lors de son départ, figure également l’attestation de chômage que l’on peut établir depuis le 1^er janvier 2012 par le biais de la DN-AC (AED - fichier dématérialisé) ou par une DSN évènementielle fin de contrat. Nous vous invitons à consulter la notice correspondante pour plus de détails.

Particularité d’un départ en cours de mois

Particularité d'un départ en cours de mois

Comme pour l’entrée en cours de mois, le départ en cours de mois nécessite d’appliquer sur le bulletin une retenue de salaire (le salarié ne perçoit pas son salaire pour un mois complet) et un prorata de plafond.

La retenue se calcule à l’aide de la rubrique 2000. Mais si le montant affiché ne correspond pas avec le montant attendu, il est possible d’insérer la rubrique 9972 et de renseigner avec précision dans la colonne « Nombre », le nombre de jours de présence du salarié sur le mois incomplet.

Pour plus de précisions, nous vous invitons à vous reporter à la fiche calcul sur les « Entrées/sorties ».