Obligation de remboursement des frais de transports publics

Depuis le 1^er janvier 2009, l’employeur a l’obligation de participer à hauteur de 50 % au titre d’abonnement aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos souscrit pour le transport du domicile au lieu de travail (c. trav. art. L. 3261-2), et ce, quelle que soit la localisation de l’entreprise en France.

Remarque : Jusqu’au 31 décembre 2008, l’employeur n’était tenu à cette obligation que pour les salariés travaillant en Île-de-France. La prise en charge obligatoire a été étendue à toute la France par la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 (loi 2008-1330 du 17 décembre 2008, JO du 18 ; décret 2008-1501 du 30 décembre 2008, JO du 31).

Frais de transport concernés

L’employeur est tenu de rembourser :

-       les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimités annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite ;

-       les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimités ;

-       les abonnements à un service public de location de vélos.

Les billets à l’unité sont donc exclus de la prise en charge.

L’employeur doit prendre en charge 50 % du coût de ces titres d’abonnement (c. trav. art. R. 3261-1), sur la base d’un tarif de 2^e classe (c. trav. art. R. 3261-3). Cette prise en charge doit couvrir l’intégralité du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail effectué en transports collectifs, même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation du trajet.

L’employeur doit prendre en charge les frais liés aux titres de transport nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail dans le temps le plus court.

Précision ministérielle : le trajet n’a pas à être le plus court en distance, ni à être le plus direct (circ. DGT/DSS 2009-1 du 28 janvier 2009).

Exemple : il peut être plus rapide pour un salarié résidant et travaillant en banlieue parisienne de passer par Paris. L’employeur prend alors en charge 50 % du titre d’abonnement souscrit par le salarié pour ce trajet via Paris, même si l’abonnement couvre davantage de zones que celui correspondant au trajet le plus court en distance de banlieue à banlieue.

L’employeur peut limiter le remboursement à 50 % de l’abonnement correspondant au trajet le plus court en temps entre le domicile et le lieu de travail, même si le salarié a un abonnement plus important.

Cas particulier des temps partiel

Pour les salariés à temps partiel employés pour un nombre d’heures égal ou supérieur à 50 % de la durée légale du travail (ou de la durée conventionnelle, si elle est inférieure à la durée légale), l’employeur a la même obligation que pour les salariés à temps plein. Il n’y a pas de prorata à faire. L’employeur est tenu de rembourser la moitié du coût de l’abonnement.

Pour les salariés à temps partiel employés pour un nombre d’heures inférieur à 50 % de la durée du travail à temps complet (à savoir 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail ou, si elle est inférieure, de la durée conventionnelle), la prise en charge est proratisée par le rapport « nombre d’heures travaillées/50 % de la durée du travail à temps complet ».

Exemple : la durée hebdomadaire de travail dans une entreprise est fixée à 35 heures. La prise en charge par l’employeur d’un abonnement mensuel, dont le prix est de 81 €, s’effectue comme suit :

-       pour un salarié travaillant 20 heures par semaine : 81 X 50 % = 40,50 € ;

-       pour un salarié travaillant 15 heures par semaine : (81 X 50 %) X 15/17,5 = 34,71 €.

Si le salarié a plusieurs lieux de travail

L’employeur dont le salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail et qui n’assure pas le transport de celui-ci sur les différents lieux, et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié, prend en charge les titres de transports publics qui permettent au salarié de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail.

En cas d'absence sur le mois (maladie, congés,...)

Dans le cadre de l’ancien système applicable en Île-de-France, deux précisions avaient été apportées en cas de maladie du salarié (circ. min. du 24 décembre 1982, JO NC du 20 mai 1983) : 

-       l’employeur devait prendre en charge normalement l’abonnement au titre de transport à partir du moment où il a été utilisé au moins une fois pour un trajet « domicile-lieu de travail », sans aucun abattement pour les jours non travaillés ; 

-       dans le cas d’un abonnement annuel, l’employeur était tenu d’effectuer le versement pour le mois durant lequel l’arrêt maladie intervenait : si l’arrêt maladie se prolongeait, le salarié ne pouvait prétendre à aucune prise en charge pour chaque mois durant lequel aucun trajet « domicile-lieu de travail » n’intervenait. 

En cas de congés payés, l’employeur devait prendre en charge le titre de transport à partir du moment où il avait été utilisé (« validé ») au moins une fois pour le trajet « domicile-lieu de travail ». En revanche, il n’avait aucune obligation pour un titre d’abonnement dont la période de validité couvrait uniquement des jours de congés payés.

Ces interprétations devraient être maintenues pour le remboursement des frais de transport du domicile au lieu de travail, le nouveau système étant très voisin des anciennes règles « Île-de-France ». Toutefois, une confirmation de la part de l’administration serait la bienvenue.

Pas de remboursement si l'employeur verse déjà une indemnité

L’employeur peut refuser la prise en charge des frais de transport si le salarié perçoit déjà, pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, des indemnités d’un montant au moins égal à la prise en charge légale.

Dans l’hypothèse où ces indemnités seraient inférieures à la prise en charge obligatoire de 50 %, l’employeur doit compléter sa prise en charge.

L’employeur peut également refuser toute prise en charge lorsque le salarié n’engage pas de frais pour le transport domicile-lieu de travail, notamment quand l’employeur organise lui-même le transport des salariés ou lorsque la résidence du salarié est située au même endroit que le lieu de travail.

Le justificatif

Le salarié est tenu de remettre ou, à défaut, de présenter, son titre de transport à son employeur.

Le cas échéant, le montant de l’indemnité due au titre des frais de transport peut se limiter à celui correspondant aux seuls titres qui sont présentés par le salarié.

Les titres de transport doivent permettre d’identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l’établissement émetteur. Pour les abonnements de location de vélos ne comportant pas les nom et prénom du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur du salarié suffit.

Délai de remboursement

L’employeur doit procéder au remboursement des titres d’abonnement au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ceux-ci ont été validés. Les titres d’abonnement annuel font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement sur la période d’utilisation.

Régimes social et fiscal du remboursement

La prise en charge obligatoire de 50 % est exonérée de cotisations, même en cas d’application d’un abattement pour frais professionnel.

L’employeur peut prendre en charge une fraction du coût de l’abonnement supérieure à la fraction légale (supérieure à 50 %). Dans ce cas, le montant total de cet avantage ne peut être exonéré que dans la limite des frais réellement engagés, autrement dit, dans la limite du montant total de l’abonnement avancé par le salarié.

A noter : la prise en charge facultative, au-delà du minimum de 50 %, doit, en revanche, être réintégrée dans l’assiette des cotisations (mais pas dans la base CSG/CRDS) seulement en cas d’application d’un abattement pour frais professionnels (appelé également « déduction forfaitaire spécifique »).

Le remboursement correspondant à la prise en charge obligatoire de 50 % est exonéré d’impôt sur le revenu, peu importe que le salarié opte sur le plan fiscal pour l’ensemble de ses frais professionnels pour la déduction forfaitaire de 10 % ou pour la déduction des frais réels (CGI art. 81, 19° ter-a ; BO 5 F-9-10 du 12 février 2010).

Si l’employeur prend en charge plus que le minimum obligatoire, le surplus constitue un revenu imposable :

-       soit le salarié bénéficie de la déduction forfaitaire de 10 % et il doit intégrer ce surplus dans son revenu imposable,

-       soit le salarié opte pour la déduction des frais réels (il renonce à la déduction forfaitaire de 10 % et déduit la totalité des frais, dans les conditions exigées par la réglementation fiscale).

Affichage sur le bulletin

Le montant de la prise en charge des frais de transport doit figurer sur les bulletins de salaire. L’omission de cette mention est passible d’une sanction pénale (amende prévue pour les contraventions de 3^e classe).

Tarif Navigo

A titre d’information, voici les tarifs pour les abonnements Navigo en Île de France, et le montant minimal du remboursement de l’employeur :

Remboursement facultatif des carburants

L’employeur peut prendre en charge les frais de carburant ou les frais d’alimentation de véhicules électriques, exposés par les salariés pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail (c. trav. art. L. 3261-3). Cette prise en charge est facultative.

L’employeur peut aussi permettre la recharge des véhicules électriques (ou hybrides rechargeables) sur le lieu de travail.

L’employeur peut mettre en place cette prise en charge uniquement pour les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel :

-       soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail est situé en dehors de la région Île-de-France ou d’une zone couverte par les transports urbains ;

-       soit parce que les horaires de travail ne leur permettent pas d’utiliser les transports en commun.

Dans tous les cas, ne peuvent y prétendre les salariés entrant dans l’une des 3 catégories suivantes (c. trav. art. R. 3261-12) : 

-       ceux disposant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique ;

-       ceux qui sont logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ;

-       ceux dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Pour un même salarié, il ne peut pas y avoir de cumul avec la prise en charge obligatoire des frais de transports collectifs.

L’employeur doit faire bénéficier de la prise en charge, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés pouvant y prétendre.

L’employeur doit demander aux salariés les éléments justifiant les dépenses engagées, puisqu’il doit être en mesure de les présenter en cas de contrôle (tickets de caisse,…).

Salariés à temps partiel

Les salariés à temps partiel employés pour un nombre d’heures égal ou supérieur à 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail (ou de la durée conventionnelle, si elle est inférieure à la durée légale) doivent bénéficier d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet.

Pour les salariés à temps partiel employés pour un nombre d’heures inférieur à 50 % de la durée du travail à temps complet (à savoir 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail ou, si elle est inférieure, de la durée conventionnelle), la prise en charge est proratisée par le rapport « nombre d’heures travaillées/50 %  de la durée du travail à temps complet ».

Exemple : Dans une entreprise où la durée collective du travail est de 35 heures hebdomadaires, si l’employeur a mis en place un système de prise en charge sur une base de 200 € pour un salarié à temps plein, pour une même distance « domicile-lieu de travail », la prise en charge est de :

-       200 € pour un salarié à temps plein ou pour un temps partiel de 20 h par semaine ;

-       200 € X 15/17,5 = 171,43 € pour un salarié à temps partiel de 15 h par semaine.

Régimes social et fiscal

Cette prise en charge est exonérée de toute cotisation et de toute contribution d’origine légale ou conventionnelle dans la limite de 200 € par salarié et par an.

Le bénéfice de l’exonération dans la limite de 200 €, ne peut pas être cumulé avec l’abattement pour frais professionnels.

La pratique d’un abattement implique la réintégration de la prime transport dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale (circ. DGT/DSS 2009-1 du 28 janvier 2009), mais pas dans la base CSG/CRDS.

L’avantage résultant de la prise en charge, par l’employeur, des frais de carburant est exonéré d’impôt sur le revenu, dans la même limite de 200 € par salarié et par an (CGI art. 81-19 ter b ; BO 5F-9-10 du 12 février 2010).

Indemnités kilométriques

L’administration considère que l’employeur peut, pour les salariés utilisant leur véhicule personnel pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail, opter pour une prise en charge allant au-delà de la seule prime transport (remboursement des frais de carburant décrit ci-avant - Circ. DGT/DSS 2009-1 du 28 janvier 2009).

En pratique, le remboursement des carburants peut se cumuler avec les possibilités de remboursement d’indemnités kilométriques pour le trajet domicile-lieu de travail déjà admises par l’administration depuis 2003 dans la limite des barèmes kilométriques établis par l’administration fiscale (circ. DSS/SFSS/5B 2003-7 du  7 janvier 2003, § III, 3-4-1).

Remarque : ceci peut permettre des prises en charge des frais de transport domicile-lieu de travail en exonération au-delà de la limite de 200 € qui s’applique à la prise en charge des frais de transports personnels.

Principe des indemnités kilométriques

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour convenance personnelle, la prise en charge des indemnités de transport ne peut être exonérée de cotisations qu’à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique (lettre-circ. ACOSS 2009-21 du 11 février 2009). 

Par ailleurs, le salarié ne rentre pas dans le champ du remboursement de carburant puisqu’il utilise son véhicule par convenance personnelle.

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour son trajet domicile-lieu de travail, l’administration admet une exonération à hauteur des barèmes kilométriques de l’administration fiscale. 

L’utilisation du véhicule personnel doit être une nécessité absolue et ne doit pas relever de la convenance personnelle : il peut s’agir des salariés qui ne peuvent pas utiliser les transports en commun (pas de desserte du trajet domicile-lieu de travail, ou desserte incommode) ou qui sont liés par des horaires particuliers de travail (travail de nuit, par exemple).

Remarque pour le stationnement du véhicule : Dès lors que ces circonstances sont établies, les remboursements des frais engagés par le salarié pour le stationnement du véhicule peuvent également être exonérés au titre des frais professionnels, à la condition que l’employeur puisse justifier de l’absence d’emplacement de parking gratuit à proximité du lieu de travail. Le cas échéant, l’exonération est limitée au tarif le plus économique, s’il en existe un (abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel) (circ. DSS 2005-523 du 24 novembre 2005, questions/réponses 104 et 105).

Autre cas admis pour les indemnités kilométriques : Lorsque la résidence est éloignée du lieu de travail, l’exonération des frais d’utilisation du véhicule personnel est admise dès lors que cet éloignement ne résulte pas de convenance personnelle (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003, § III, 3-4-1).

Cette contrainte peut résulter de circonstances liées :

-       à l’emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l’emploi, mutation suite à promotion, déménagement de l’entreprise, multi-emplois, etc.),

-       ou à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d’activité du conjoint, du concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d’un membre de sa famille, scolarité des enfants, etc.).

Indemnités kilométriques exonérées

En cas de cumul, le total des sommes versées (remboursement des carburants + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 € par an, mais dans la limite du montant des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets domicile habituel-lieu de travail (circ. DGT/DSS 2009-1 du 28 janvier 2009).

En cas de contrôle, l’employeur doit être en mesure de prouver la réalité des frais, en produisant les justificatifs de la situation du salarié (moyen de transport utilisé et puissance fiscale, distance séparant le domicile du lieu de travail, nombre de trajets mensuels) (lettre-circ. ACOSS 2009-21 du 11 février 2009).

Exemple : Un salarié dépense 350 € par an de frais de carburant. Il répond aux conditions d’éligibilité pour le remboursement des frais de carburant (200 €) et du versement des indemnités kilométriques (150 €). L’employeur peut aussi choisir, au titre du remboursement des seules indemnités kilométriques, de verser au salarié 350 € exclus de l’assiette des cotisations et contributions sociales. Ainsi, quel que soit le choix de l’employeur, il doit produire les justificatifs de kilométrage pour 350 €.

En cas d’application d’un abattement pour frais professionnels, les indemnités kilométriques et le remboursement du carburant doivent être réintégrées dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale (mais pas dans la base CSG/CRDS).

Barème fiscal

Le nouveau barème fiscal des indemnités kilométriques a été publié comme chaque année sur le site du service public.

La fraction des indemnités kilométriques excédant les limites d'exonération constitue un complément de rémunération soumis à cotisations.

Véhicule de l'entreprise mis à disposition du salarié

L’utilisation d’un véhicule mis à disposition par l’entreprise pour le trajet domicile-lieu de travail constitue en principe un avantage en nature.

Toutefois, dans certains cas, l’administration considère qu’il y a utilisation professionnelle du véhicule pour le trajet domicile-lieu de travail, et donc qu’il n’y a pas avantage en nature au titre de l’économie de frais réalisée par le salarié (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, question/réponse 77). L’employeur doit prouver :

-       d’une part, que l’utilisation du véhicule est nécessaire à l’exercice de l’activité professionnelle du salarié ;

-       et, d’autre part, que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi, soit en raison de conditions ou d’horaires particuliers de travail.

L’administration a, par ailleurs, précisé que « ce principe s’applique également lorsque l’employeur opte pour l’abattement pour frais professionnels ».

Petits déplacements dans certains secteurs dont le BTP

Il existe un barème spécifique d’exonération des indemnités de petit déplacement pour les entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle. Ce barème vise les indemnités de repas et de transport versées aux salariés amenés à se déplacer de façon habituelle sur des sites extérieurs à l’entreprise.

Toutefois, il n’est pas applicable lorsque les indemnités sont globalisées dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, ni lorsque l’employeur pratique l’abattement pour frais professionnels spécifique à certaines professions.

Le montant forfaitaire des frais de transport exonérés est déterminé par référence à la moitié du prix de revient kilométrique d'un véhicule automobile d'une puissance fiscale de quatre chevaux et selon un nombre de kilomètres apprécié par tranches de 5 puis de 10 kilomètres (distance parcourue aller-retour).

A ce montant doit être ajouté celui de l'allocation destinée à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture exposées par le salarié travaillant hors des locaux de l'entreprise ou sur un chantier.

Ainsi, lorsque l'intéressé placé dans ces conditions se trouve dans l'impossibilité de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas, l'indemnité forfaitaire de repas est exonérée à concurrence de :

- 9.40 € lorsqu'il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession obligent le salarié à prendre son repas au restaurant ;

- 19,10 € lorsqu'il est démontré que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant.

Le barème 2021 est reproduit ci-après. Il s'applique aux cotisations dues au titre des rémunérations versées à compter du 1^er janvier 2021 et afférentes aux périodes d'emploi accomplies à compter de cette date.

Dans l'application paie

Remboursement des frais de transport public

Dans un premier temps, décliner la rubrique au niveau de la fiche du salarié

Pour cela, sélectionner dans la fiche du salarié concerné, l’onglet "Rubriques".

La liste des rubriques déclinées au niveau du salarié s'ouvre alors.

Cliquer sur le bouton "Décliner" puis choisir la rubrique 8535 "Transport Domicile-Travail" et valider.

L'interface de modification de la rubrique s'ouvre alors. Il est nécessaire de renseigner :

-       La date de début de validité.

-       le montant de l’abonnement mensuel en colonne « Base »,

-       et possibilité de modifier le taux de prise en charge (si supérieur à 50 %) dans la zone « Formule complémentaire ».

Ainsi, un employeur qui souhaite rembourser l’abonnement de transport en commun au taux obligatoire de 50 % n’a rien à effectuer puisque ce taux est proposé par défaut.

De même, un employeur qui souhaite prendre en charge le remboursement à un niveau supérieur à 50 %, il lui suffira d’indiquer dans la « Formule complémentaire », le taux de sa prise en charge.

Quelques précisions sur l’affichage de la rubrique 8535 :

-       En base : le montant de l’abonnement mensuel ;

-       En taux salarial : le taux de prise en charge (de 50 à 100 %) ;

-       En montant : le montant remboursé, exonéré de charges et non soumis à impôt.

Particularité lorsque le salarié bénéficie d'un taux d'abattement pour frais professionnel : 

Lorsque le salarié possède un abattement, la prise en charge au-delà du taux obligatoire de 50 % est soumise à charges (sauf CSG et CRDS) et soumise à impôt. Cette situation est détectée automatiquement : une rubrique 3246 « Remboursement de transport en commun réintégré et imposable » s’insère dans la partie brute du bulletin. Elle affiche alors :

-       En base : le montant de l’abonnement mensuel,

-       En taux salarial : le taux de prise en charge au-delà du taux obligatoire de 50 % (Exemple : si l’employeur rembourse 70 % de l’abonnement en transport en commun, le taux affichera 20 %) ;

-       En montant salarial : la part du montant remboursé au-delà du taux de pris en charge obligatoire de 50 %.

Bien entendu, dans ce cas, la rubrique 8535 affiche en montant salarial, uniquement la part de remboursement correspondant au taux de prise en charge obligatoire de 50 %, c'est-à-dire uniquement la part de remboursement exonérée de cotisations et d’impôt.

Ainsi, en additionnant le montant des rubriques 3246 et 8535, on retrouve le montant initial de l’abonnement pris en charge par l’employeur.

Remarque : ces dispositions fonctionnent également pour les remboursements de PASS NAVIGO en région Ile-de-France. Voir ci-après.

Remboursement des frais Carte Navigo - Île de France

Dans un premier temps, décliner la rubrique au niveau de la fiche du salarié

Pour cela, sélectionner dans la fiche du salarié concerné, l’onglet "Rubriques".

Cliquer sur le bouton "Modifier et ajouter à tous les bulletins" puis choisir la rubrique 8530 "Navigo Hebdo" et valider.

L'interface de modification de la rubrique s'ouvre alors. Il est nécessaire de renseigner le début de validité (dans notre exemple, le 1^er juin 2021) et de suivre le commentaire qui s’affiche au pied de l’écran : « Zones de la carte à renseigner dans la colonne "Base", si zones 2 à 3, 3 à 4 ou 4 à 5 (exemple : 23 pour zones 2 à 3), nombre de semaines à renseigner dans la colonne "Nombre" (1 par défaut) et possibilité de modifier le taux de prise en charge (si plus favorable que le légal) en colonne "Formule complémentaire"».

Dans notre exemple, le salarié est concerné par les zones 1 à 2.

Dans le taux salarial apparaît la formule de calcul du montant du remboursement :

-       Conservez cette formule en l’état si l’employeur rembourse le coupon mensuel Navigo à hauteur de 50 %.

-       Modifier le 50 qui se trouve en début de formule si le taux de remboursement est supérieur à 50, tout en conservant en l’état, tout le reste de la formule.

Sur le bulletin de notre salarié (juin 2021), le remboursement est de 11.40 €. Il apparaît dans la rubrique 8530 (voir tarif de l’abonnement à la page 5 de la présente notice) :

A noter : pour un salarié qui aura acheté un coupon Navigo pour deux semaines dans le mois, on insèrera deux fois la rubrique 8530 sur le bulletin.

Pour info, il est possible de visualiser le coût de l’abonnement dans la constante « cstNavigoHebdo » à la suite des rubriques du bulletin à l’écran, accessible par clic droit puis « Afficher toutes les rubriques ». Dans notre exemple : abonnement hebdomadaire des zones 1 à 2 = 22.80 euros (valeur en vigueur en juin 2021).

A noter qu’il existe également une rubrique Navigo mensuel (rubrique No 8531) qui fonctionne exactement comme cette rubrique 8530, mais faisant appel au tarif mensuel.

Cas particulier : convention collective des ouvriers du bâtiment de la région parisienne hors Seine-et-Marne

Cette convention propose une particularité : la prise en charge obligatoire de 100 % du PASS NAVIGO uniquement pour les ouvriers non sédentaires qui se déplacent sur un chantier en région Ile-de-France (Convention collective – IDCC 1740 – Titre III – Chapitre III – Article 8 paragraphe b).

Pour éviter aux utilisateurs d’aller manuellement renseigner dans la zone « Formule complémentaire » le taux de 100 %, il leur suffit d’activer la rubrique 9940 « Ouvrier non-sédentaire » au niveau de la fiche salarié. Cette rubrique sera alors, présente sur les bulletins à venir de ce salarié, et sa présence modifiera automatiquement le taux de prise en charge des différentes rubriques de PASS NAVIGO, passant ce taux de 50 à 100 %.

Précisions :

-       La rubrique 9940 ne s’imprime pas sur le bulletin papier remis au salarié ;

-       Cette rubrique 9940 n’aura l’effet escompté que pour les salariés qui dépendent de la convention des ouvriers du bâtiment de la région parisienne hors Seine-et-Marne. Elle n’aura aucun effet pour les autres.

Remboursement des frais Carte Intégrale - Île de France

Dans un premier temps, décliner la rubrique au niveau de la fiche du salarié

Pour cela, sélectionner dans la fiche du salarié concerné, l’onglet "Rubriques".

Cliquer sur le bouton "Modifier et ajouter à tous les bulletins" puis choisir la rubrique 8532 "Carte Intégrale" et valider.

L'interface de modification de la rubrique s'ouvre alors. Il est nécessaire de renseigner le début de validité et de suivre le commentaire qui s’affiche au pied de l’écran : « Zones de la carte à renseigner dans la colonne "Base", si zones 2 à 3, 3 à 4 ou 4 à 5 (exemple : 23 pour zones 2 à 3) et possibilité de renseigner le montant des frais de dossier en cas de première mensualité en colonne "Nombre" et de modifier le taux de prise en charge (si plus favorable que le légal) en colonne "Formule complémentaire" ».

Comme pour la carte Navigo, l’employeur peut modifier le taux de prise en charge de l’abonnement en remplaçant la valeur « 50 » qui se trouve au début de la formule dans le taux salarial, par une valeur plus importante.

Remboursement de frais de carburant

Pour le remboursement des frais de carburant, utiliser les rubriques de remboursement de frais professionnels dans la plage des numéros compris entre 8510 et 8514. Possibilité de décliner cette rubrique au niveau salarié ou au niveau dossier afin de lui affecter un libellé plus approprié.

Attention : en l’état, ces rubriques ne vérifieront pas la limite annuelle de 200 euros. Il appartient à l’utilisateur de veiller à ne pas dépasser ce seuil annuel.

Indemnités kilométriques selon barème fiscal

Inutile de décliner une rubrique dans la fiche salarié pour le barème kilométrique fiscal puisque les valeurs sont censées évoluer chaque mois.

Il suffira d’insérer dans le bulletin du salarié concerné, la rubrique 8503.

Dans la base de cette rubrique, on précisera le nombre de chevaux fiscaux du véhicule du salarié.

Et dans la colonne « Nombre », il faudra renseigner le nombre de kilomètres parcourus au cours du mois.

Dans notre exemple, notre salarié possède un véhicule de 3 CV et parcourt 3000 kilomètres au cours du mois de janvier 2021.

A la lecture du barème fiscal, lorsque le nombre de kilomètres annuels est inférieur à 5000 (c’est le cas pour notre salarié sur le relevé du seul mois de janvier), le kilomètre est indemnisé à hauteur de 0.456 € (valeur 2021). Montant de l’indemnité = 3000 x 0.456 = 1 368.00 €.

Au mois de juin 2021, notre salarié parcourt également 3000 kilomètres.

A noter qu’il est inutile de renseigner à nouveau la puissance fiscale du véhicule en base. Cette puissance est mémorisée. Elle ne doit être repréciser le cas échéant, qu’à la condition où le salarié change de véhicule.

Dans notre exemple, notre salarié aura parcouru 6000 km sur les 2 mois.

Détail du calcul de l’indemnité :

Formule pour un nombre de kilomètres compris entre 5000 et 20000 kilomètres (valeur 2021) : (6000 x 0.273) + 915 = 2 553.00

Auxquels on retranche l’indemnité de janvier : 2 553 – 1 368.00 = 1 185.00 €

A noter qu’il est possible de vérifier certaines données du calcul :

-       Compteur cptIndemnKMDist = cumul de la distance parcourue depuis le début de l’année.

-       Compteur cptIndemnKmRembours = cumul des remboursements versés depuis le début de l’année.

-       Constante cstIndemnKmPuissFisc = permet de stocker la puissance fiscale du véhicule (nombre de CV fiscaux).

-       Constante cstIndemnKmSeuilExo = enregistrement du seuil d’exonération (montant des remboursements).

Indemnités kilométriques pour secteur BTP

Dans un premier temps, décliner la rubrique au niveau de la fiche du salarié

Pour cela, sélectionner dans la fiche du salarié concerné, l’onglet "Rubriques".

Cliquer sur le bouton "Modifier et ajouter à tous les bulletins" puis choisir la rubrique 3278 "Indemnité de transport (Btp).

L'interface de modification de la rubrique s'ouvre alors. Il est nécessaire de renseigner le début de validité (dans notre exemple, le 1^er juin 2021). Puis suivre le commentaire qui s’affiche au pied de l’écran : « Nombre de jours à renseigner dans la colonne "Nombre" et valeur du forfait journalier à renseigner dans la colonne "Taux salarial" »

Dans notre exemple, notre salarié effectue quotidiennement 38 kilomètres sur une base de 21 jours dans le mois. Ces valeurs seront renseignées dans la rubrique déclinée lorsque la période d’indemnisation se reporte sur plusieurs mois. En revanche, si les valeurs sont différentes d’un mois sur l’autre, il sera plus rapide de renseigner ces valeurs au niveau du bulletin de paie.

Dans le taux salarial, nous laissons la constantes cstTransportBtpSeuil() qui amènera automatiquement sur le bulletin, la valeur du barème fiscal compte tenu du nombre de kilomètres parcourus.

Si l’employeur souhaite indemniser les kilomètres parcourus à un taux supérieur au barème fiscal, il suffit d’effacer cette constante et de la remplacer par la valeur souhaitée qui devra nécessairement être supérieure à la valeur du barème (attention : l’application ne fera aucune vérification). Dans ce cas, le montant global des indemnités versées sera éclaté dans deux rubriques : parties exonérée et partie soumise à cotisations.

A noter que si les valeurs venaient à changer au cas où le salarié viendrait à travailler sur un autre chantier, il suffirait de modifier la déclinaison de cette rubrique 3278 avec une nouvelle date de validité correspondant à son nouvel engagement sur le nouveau chantier… et d’y associer les nouvelles valeurs (nombre de kilomètres en base et nombre de jours dans le mois en nombre).

De retour dans le bulletin du salarié à l’écran, la rubrique 3278 sera présente avec les valeurs par défaut précisée lors de la déclinaison de la rubrique :

Dans notre exemple : 38 kilomètres en base et 21 jours dans le nombre.

A la lecture du barème, entre 30 et 40 km quotidiens, l’indemnité est de 10.50 € par jour. Ce qui donne 21 x 10.50 = 220.50 € d’indemnité.

Dans cet exemple où le barème kilométrique fiscal est respecté, la totalité de l’indemnité est exonérée de cotisations. On retrouvera donc le montant de cette indemnité (220.50 € dans notre exemple) dans la rubrique non soumise No 8308.

Si l’employeur avait opté pour une indemnisation supérieure, le montant de l’indemnité totale aurait été « éclaté » de la façon suivante :

-       dans les limites du barème fiscal dans la rubrique 8308 pour la part non soumise à cotisations.

-       Pour la part supérieure au barème fiscal, dans la rubrique 3298 correspondant à la part d’indemnité soumise.

Pour information, la rubrique 3278 n’apparaît jamais sur le bulletin imprimé du salarié. Seule la rubrique 8308 (et également la rubrique 3298 le cas échéant), apparait sur le bulletin papier remis au salarié.