Les périodes de prise de congés

Lorsque le salarié s’est ouvert des droits à congés payés, il peut les prendre dans le cadre de certaines règles impératives.

La période de prise des congés payés est fixée par la convention collective ou un accord. À défaut de convention, elle est fixée par l’employeur selon l’usage, après avis des représentants du personnel. L’absence de fixation de la période par l’employeur peut ouvrir droit à des dommages-intérêts pour le salarié qui a dû annuler le séjour de vacances prévu (cass. soc. 30 janvier 1996, n° 92-45168 D).

Elle comprend obligatoirement la période du 1^er mai au 31 octobre de chaque année (période dite des congés d’été). Il n’est possible de déroger à cette période obligatoire qu’avec l’accord du salarié (cass. soc. 7 novembre 1995, n° 91-45849 D).

La période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture.

24 jours ouvrables maxi en continu

La durée des congés, pouvant être prise en une seule fois, ne peut excéder 24 jours ouvrables, sauf pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières.

Par ailleurs, même en cas de fractionnement, le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables en continu entre 2 jours de repos hebdomadaire durant la période légale (1^er mai / 31 octobre), sauf dérogations.

Déterminer l’ordre des départs

L’ordre des départs en congés est fixé par l’employeur après avis des représentants du personnel.

L’employeur doit tenir compte :

- de la situation familiale du salarié ;

- des congés de son conjoint ou partenaire titulaire d’un Pacs ;

- de l’ancienneté ;

- de l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

En pratique, les salariés effectuent leur demande de congés aux dates qu’ils ont choisies. En cas de désaccord avec l’employeur, la décision appartient à ce dernier.

Les dates fixées pour les congés ne peuvent être modifiées par l’employeur dans le mois qui précède le départ, sauf circonstances exceptionnelles.

Des périodes éventuellement fractionnées

La nécessité d’un accord du salarié pour le fractionnement des congés ne concerne que le congé principal : l’employeur peut donc décider de fractionner la 5^e semaine de congés, même en l’absence d’accord du salarié (cass. soc. 27 mai 2003, nos 01-40143 et 01-40147 FD). Voir également la fiche congés sur le fractionnement des congés payés pour plus d’informations.

Les congés pris par anticipation

Il est possible de prendre des congés dès l’ouverture des droits, sans préjudice des articles L. 3141-13 et L. 3141-19 du code du travail.

Sort des congés non pris

Plusieurs raisons possibles :

Du fait de l'employeur

Lorsque l’employeur n’a pas permis au salarié de prendre ses congés en raison de la nature et de l’organisation du travail, le salarié a droit à une indemnité compensatrice de congés payés (cass. soc. 13 mars 1996, n° 92-44197 D).

Suite à un congé de maternité ou d'adoption

Les salariés de retour d’un congé de maternité ou d’adoption ont droit à leurs congés payés annuels, quelle que soit la période de congés payés retenue, par accord collectif ou par l’employeur, pour le personnel de l’entreprise (c. trav. art. L. 3141-2). La prise en est donc reportée.

Suite à un congé parental

La législation française ne prévoit pas, pour le congé parental d’éducation, de règle équivalente à celle applicable au congé de maternité.

Lorsqu’un salarié prend un congé parental sous forme de congé total (et non de période de travail à temps partiel), le principe jusqu’alors admis veut que le salarié concerné perde les congés payés acquis avant le congé parental, s’il revient après la clôture de la période de prise des congés payés (cass. soc. 28 janvier 2004, n° 01-46314, BC V n° 32).

Une salariée en congé de maternité à laquelle il reste des congés payés a donc tout intérêt à les prendre au terme de son congé de maternité et avant son congé parental (cass. soc. 2 juin 2004, n° 02-42405, BC V n° 161), faute de quoi ils risquent d’être perdus.

Cependant, une jurisprudence européenne récente pourrait aboutir à poser un principe général de report, comme pour le congé de maternité.

Suite à un accident de travail

Lorsqu’un salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés payés annuels au cours de l’année prévue par le code du travail ou une convention collective, en raison d’absences liées à un accident du travail ou une maladie professionnelle, les congés payés acquis doivent être reportés après la date de la reprise du travail. Si l’employeur refuse le report des congés, il encourt une condamnation à des dommages-intérêts (cass. soc. 27 septembre 2007, n° 05-42293, BC V n° 147).

Lorsque maladie et congés se chevauchent

Lorsque maladie et congés payés se cumulent au cours d'une même période, le régime de l'absence varie selon la chronologie des événements.

Déterminer le nombre de jours pris

Le premier jour de congés payés est le premier jour de la période de congés qui aurait dû être travaillé par le salarié.

Exemple : Un salarié travaillant du lundi au vendredi part en congés le vendredi soir. Le lendemain samedi, jour ouvrable mais non travaillé, ne sera pas décompté, les congés commençant à courir à partir du lundi suivant.

Lorsque le décompte s'effectue en jour ouvrable

Sauf dispositions contraires plus favorables applicables dans l’entreprise, le décompte des congés payés se fait sur les 6 jours ouvrables de la semaine (cass. soc. 18 janvier 2006, n° 04-4147, BC V n° 19), c’est-à-dire les jours normalement travaillés et le second jour de repos hebdomadaire (ex. : samedi).

Exemple : Un salarié travaillant du lundi au vendredi, qui part en congés une semaine, se verra décompter 6 jours ouvrables du lundi au samedi. En conséquence, un salarié à qui il ne reste qu’un seul jour de congés ne peut, en principe, pas prendre le vendredi ; cela équivaudrait à lui déduire 2 jours ouvrables de congés (vendredi et samedi).

Lorsque le décompte s'effectue en jour ouvrés

Le mode de calcul et de décompte en jours ouvrés est possible, mais il ne doit pas être moins favorable au salarié (cass. soc. 30 octobre 1997, n° 95-41947 D).

Si les congés sont décomptés en jours ouvrés, seuls sont considérés comme jours de congés les jours normalement travaillés dans l’entreprise.

Exemple : Dans le même exemple, l’employeur décompte au salarié 5 jours ouvrés de congés du lundi au vendredi. Le salarié à qui il ne reste qu’un jour de congés peut poser sa journée du vendredi.

Lorsque la période de congés comprend un jour férié

Lorsque la période de congés comprend un jour férié

Les jours fériés chômés dans l’entreprise ne constituent ni des jours ouvrables ni des jours ouvrés.

Lorsque le décompte des congés payés est effectué en jours ouvrables, les juges ont estimé que le congé payé doit être prolongé d’un jour quand un jour férié coïncide avec un jour ouvrable, même si celui-ci est chômé dans l’entreprise (cass. ass. plén. 21 mars 1997, n° 92-44778, BC n° 4). La même règle s’applique si les congés payés sont décomptés en jours ouvrés.

En pratique, quel que soit le mode de décompte utilisé, les jours fériés chômés compris dans une période de congés ne sont pas décomptés.

Exemple : Soit un départ en congés la semaine du 27 avril 2009, qui comprend le vendredi 1^er Mai chômé. L’employeur décomptera, selon le cas, 5 jours ouvrables ou 4 jours ouvrés pour cette semaine.

Jours fériés particuliers :

• Si le jour férié est travaillé par tous les salariés de l’entreprise qui ne sont pas en congés, il s’agit d’un jour ouvrable ou ouvré qui doit être décompté comme jour de congés.
• Le jour férié chômé ou non qui tombe un dimanche n’a aucune incidence sur le décompte puisque le dimanche n’est pas décompté comme jour de congés.
• Si le décompte se fait en jours ouvrables, que le jour férié tombe un samedi (second jour de repos hebdomadaire) et qu’il s’agit d’un jour férié habituellement chômé dans l’entreprise, il n’est pas décompté comme congés. Il est en revanche décompté comme jour de congés payés si le jour férié n’est pas chômé, mais travaillé.
• Toujours dans le cas où le jour férié tombe un samedi, en cas de décompte en jours ouvrés, il ne devrait normalement avoir aucune influence puisque le 2^e jour de repos hebdomadaire n’est pas décompté comme congés. Toutefois, s’il s’agit d’un jour férié habituellement chômé, le décompte en jours ouvrés devient moins favorable que le décompte légal en jours ouvrables (permettant le « gain du jour férié ») : il faut alors accorder un jour de congés supplémentaire aux salariés dont le droit initial en jours ouvrés est égal au droit initial en jours ouvrables (soit, pour un salarié ayant acquis la totalité des droits, 30 jours ouvrables = 25 jours ouvrés).

Exemple : Un salarié prend une semaine de congés. Si le samedi est un jour férié habituellement chômé dans l’entreprise, le salarié ne se verra décompter que 5 jours ouvrables de congés payés (contre 6 si le samedi n’était pas un jour férié chômé) : en quelque sorte, il économise une journée de congés payés. Un décompte en jours ouvrés conduirait aussi à 5 jours (du lundi au vendredi) : pour que le salarié ne perde pas le bénéfice du jour férié chômé, il faut lui accorder une journée supplémentaire de congé

Exception : Toutefois, si les droits à congés payés sont calculés en fonction d’un système plus avantageux que le régime légal, l’employeur n’a pas à accorder de jour supplémentaire (cass. soc. 27 octobre 2004, n° 02-44149, BC V n° 279). Ce sera par exemple le cas pour un salarié qui dispose, en vertu de règles conventionnelles, de plus de 25 jours ouvrés de congés payés (cass. soc. 18 mai 1994, n° 91-40700 D), suite par exemple, à des jours de congés supplémentaires du fait de son ancienneté.

Les jours de pont

Un jour de pont compris dans une période de congés reste, sauf disposition conventionnelle plus favorable, un jour de congé qui doit être décompté.

Il en est de même, en cas de décompte en jours ouvrables, de l’éventuel second jour de repos hebdomadaire qui suit.

Exemple : L’employeur accorde le vendredi suivant l’Ascension en journée de pont.
 Pour un décompte en jours ouvrables, le salarié qui a pris la semaine entière se voit décompter 5 jours ouvrables de congés (lundi, mardi, mercredi, vendredi et samedi).

Si le décompte se fait en jours ouvrés, il aura pris 4 jours ouvrés (lundi, mardi, mercredi et vendredi).

Les salariés à temps partiel

Règle de base

En principe, puisque les congés payés acquis se calculent comme pour les salariés à temps plein, le décompte doit normalement se faire comme pour les intéressés, à savoir soit en jours ouvrables (cass. soc. 22 février 2000, n° 97-43515, BC V n° 74), soit en jours habituellement ouvrés de l'établissement, selon la règle appliquée dans l'entreprise.

Le premier jour de congé est celui où le salarié aurait dû travailler compte tenu de la répartition de son horaire de travail.

Les jours non travaillés doivent être décomptés également

L'employeur décompte non seulement les jours que le salarié aurait dû travailler en application de son horaire contractuel, mais également les autres jours qui, bien que non travaillés par le salarié à temps partiel en raison de la répartition de ses horaires, sont des jours ouvrables ou ouvrés dans l'entreprise.

Exemple : Un salarié travaille les lundis, mardis et vendredis. 

S'il part en congés une semaine le mardi soir, il faut décompter : vendredi (premier jour de congé car habituellement travaillé), samedi, lundi, mardi, mercredi et jeudi, soit 6 jours ouvrables.

S'il ne revient que le lundi suivant, il aura pris : vendredi, samedi, lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi, soit 8 jours ouvrables.

S'il travaille le lundi et ne revient que le lundi suivant, il prend le mardi, le mercredi, le jeudi, le vendredi et le samedi, soit 5 jours ouvrables.

En cas de décompte des congés payés en jours ouvrés dans l'entreprise, la jurisprudence penche pour un décompte s'effectuant sur les jours habituellement ouvrés dans l'entreprise, y compris pour les salariés à temps partiel, et non pas vers des jours ouvrés définis par rapport à la répartition de l'horaire du salarié à temps partiel sur la semaine (cass. soc. 9 mai 2006, n° 04-46011 FD).

Pas d'avantage par rapport à un temps plein

Si un salarié fractionne ses congés payés, en les plaçant de manière à « économiser » le jour non travaillé en raison de la répartition de l'horaire du salarié, il peut avoir, au final, plus de congés payés que ses collègues à temps plein.

Exemple : Un salarié à temps partiel travaille les lundis, mardis, jeudis et vendredis. Si l'employeur accepte des congés payés le lundi et le mardi, il faut lui décompter 3 jours ouvrés de congés payés. Si les congés sont posés le jeudi et le vendredi, son employeur lui décompte 2 jours ouvrés de congés payés : l'intéressé économise le mercredi.

Pour parer à cette difficulté, certains employeurs veillent, par exemple, à ce que 5 mercredis soient pris en congés payés pour un salarié à 4/5 qui ne travaille pas le mercredi (5 mercredis, car il y a 5 semaines de congés payés), un peu selon le même principe des 5 samedis pour les temps plein.

En pratique, il appartient à la direction de l'entreprise de fixer des règles de prise des congés payés qui aboutissent à ce que le principe d'égalité entre les salariés à temps plein et les salariés à temps partiel soit respecté, et notamment que les salariés à temps partiel ne bénéficient pas davantage de congés payés que leurs collègues à temps plein.

Une première solution simple consisterait à enlever des 30 jours ouvrables (ou 25 ouvrés) de congés dont bénéficie le salarié l'équivalent sur 5 semaines de jours qui ne sont pas travaillés en raison de la répartition de son horaire (ex. : 5 jours pour un salarié qui ne travaille pas le mercredi, 10 jours pour un salarié qui ne travaille pas le jeudi et le vendredi). On ne lui décompte alors que les jours de congés qui correspondent à ses jours habituellement travaillés et le salarié n'est pas perdant. Mais la Cour de cassation, à notre connaissance, n'a jamais eu l'occasion de se prononcer sur cette pratique. Cette solution est donc à manipuler avec précaution, certains pouvant soutenir qu'elle reviendrait à procéder à une proratisation prohibée des congés payés.

Une autre solution réside dans le pouvoir de direction de l'employeur. Dans la mesure où il fixe l'ordre des départs en congés payés, il peut, par exemple, poser une règle selon laquelle les congés payés se prennent par semaine entière ou n'accepter des demandes de congés que si le nombre de « mercredis » requis est atteint. L'objectif d'assurer l'égalité de traitement entre les salariés à temps partiel et les salariés à temps plein (à savoir, qu'ils n'aient pas de droit à congés payés supérieur aux salariés à temps plein) pourrait, le cas échéant, justifier la mise en œuvre d'une règle spécifique pour la prise des congés payés des salariés à temps partiel. Pour éviter tout risque, reste la possibilité de fixer une règle unique pour tous les salariés.

Remarque : Cette difficulté n'existe pas pour les salariés à temps partiel dont l'horaire est réparti sur tous les jours habituellement ouvrés de l'établissement. Le décompte des congés payés s'effectue alors de manière naturelle comme les salariés à temps plein.

Calcul de l'indemnité de congés payés

Le salarié en congés payés a droit à une indemnité de congés payés destinée à compenser sa perte de salaire.

L'indemnité de congés doit se calculer de la façon la plus favorable au salarié entre (c. trav. art. L. 3141-22) :

- le maintien du salaire,

- et le 1/10 de la rémunération totale brute perçue au cours de la période de référence, c'est-à-dire du 1^er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours (sauf en cas d'adhésion à une caisse de congés payés ou de décalage de la période de référence en cas d'annualisation du temps de travail).

L'employeur a l'obligation de comparer ces deux méthodes et de retenir la plus favorable au salarié.

Les éléments à retenir pour le calcul de l'indemnité de congés sont le salaire de base et ses compléments, dès lors qu'ils rémunèrent une période travaillée, comme nous l'indiquons dans notre tableau récapitulatif.

Les éléments de salaire à intégrer dans la base de calcul doivent être obligatoires pour l'employeur. C'est pourquoi toutes les primes exceptionnelles et purement facultatives doivent être exclues de la base de calcul de l'indemnité de congés payés (cass. soc. 20 juin 1962, BC V n° 568).

Les sommes intégrées doivent par ailleurs représenter la contrepartie du travail du salarié. Dans le cas contraire, le salarié ne peut pas exiger la prise en compte de la somme dans le calcul de son indemnité de congés payés (sauf disposition conventionnelle ou usage plus favorable). Il peut donc s'agir d'une prime d'ancienneté (sauf si elle est versée tout au long de l'année, périodes de travail et de congés confondues), d'une prime d'objectif ou de commissions lorsqu'elles sont attribuées en fonction des résultats personnels du salarié, des primes d'assiduité, etc.

Les primes qui compensent des servitudes ou des dangers particuliers sont considérées comme versées en contrepartie du travail. Elles sont donc à prendre en compte dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés (prime de samedi, prime d'équipe, prime de froid, prime d'insalubrité, prime de danger, etc.). Encore faut-il que la cause pour laquelle elles sont versées soit permanente et non occasionnelle.

Les primes de résultat doivent être intégrées dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés si elles sont liées à l'activité même du salarié, comme par exemple des primes d'objectifs, de résultats, etc. qui dépendent des objectifs personnellement assignés au salarié (cass. soc. 19 décembre 1990, n° 88-40073 D ; cass. soc. 9 juillet 2003, n° 01-44269 FD). Si elles sont fonction de l'activité globale de son service ou de l'entreprise, les primes sont alors considérées comme n'étant pas versées en contrepartie du travail de l'intéressé et doivent être ignorées.

Les primes qui sont versées, périodes de congés payés et de travail confondues, doivent être ignorées, quelle que soit leur dénomination. Les inclure dans l'assiette de l'indemnité de congés payés reviendrait à les payer deux fois. C'est en vertu de cette règle qu'il faut exclure, par exemple et sauf dispositions conventionnelles plus avantageuses, certaines primes, souvent annuelles ou semestrielles, qui couvrent autant la période de travail que celle des congés et dont le montant n'est pas diminué du fait des congés payés.

Il s'agit, par exemple :
- d'un 13^e mois calculé pour l'année entière, périodes de travail et de congés confondues, de sorte que son montant n'est pas affecté par le départ en congés payés 00-0000 soc. 2 avril 1997, nos 94-41389 D et 94-41540 D) ou, pour les mêmes raisons, d'une prime de vacances (cass. soc. 6 juin 2001, n° 99-41680 FD) ;
- d'une prime d'ancienneté versée tout au long de l'année avec le même montant, de sorte que son inclusion dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés aboutirait à la faire payer une seconde fois (cass. soc. 16 juin 1998, n° 96-43187 D) ;
- d'une prime d'assiduité et de ponctualité versée globalement pour l'ensemble de l'année, périodes de travail et de congés confondues, dont l'inclusion dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés aboutirait à la faire supporter une seconde fois à l'employeur 00-0000 soc. 26 mai 1999, nos 97-43682 à 97-43684 D) ;
 - d'une prime exceptionnelle, lorsqu'elle est assise sur la rémunération des périodes de travail et de congés confondues (cass. soc. 1er juillet 1998, n° 96‑40421, BC V n° 361).

À l'inverse, une prime, même annuelle, qui serait calculée en pourcentage du salaire correspondant aux seules périodes de travail effectif doit être comprise dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés, puisque cela n'aboutit pas à la payer deux fois (cass. soc. 25 mars 1982, n° 80-40723, BC V n° 228).

Lorsque des absences sont assimilées à du travail effectif pour le calcul de la durée des congés payés (ex. : congé de maternité ou d'adoption, arrêt de travail consécutif à un accident du travail ou à une maladie professionnelle), il convient d'intégrer dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés les salaires fictifs correspondant à la rémunération qu'aurait perçue le salarié s'il avait travaillé.

À l'inverse, il est possible d'ignorer les absences qui ne sont pas assimilées à du travail effectif (maladie non professionnelle, etc.). Ainsi, il convient d'exclure de la base de calcul, par exemple :

- les indemnités journalières de sécurité sociale de maladie, ainsi que les indemnités complémentaires versées par l'employeur ;

- les allocations de chômage partiel.

L'indemnité de non-concurrence ouvre droit à des congés payés (cass. soc. 17 mai 2006, n° 04-47597, BC V n° 177).

Récapitulatif :

Entrent dans la base congés payés :

• Salaire brut, commissions, pourboires
• Heures supplémentaires, de nuit, de dimanche, majoration comprise
• Indemnité de congés payés de l’année précédente
• Avantages en nature lorsque le salarié en est privé pendant ses congés (exemple : voiture de fonction restant dans l’entreprise en période de congé)
• Prime de salissure, de froid, de nuit,…
• Primes ayant la nature de complément de salaire : prime de rendement, de production, d’ancienneté (sauf lorsqu’elle est versée pendant les périodes travaillées et les périodes de congés)
• Prime d’objectif liée à des résultats personnels
• Indemnité de fin de contrat à durée déterminée
• Indemnités d'astreinte versées toute l'année
• Prime de panier
• Prime d'expatriement compensant les désagréments de l'éloignement

Ne rentrent pas dans la base congés payés :

• les remboursements de frais professionnels
• les remboursements patronaux de frais de transport domicile vers le lieu de travail (carte orange,…)
• les indemnités compensatrices de congés payés
• la participation, l’intéressement, les primes de résultat (lorsque le résultat est celui de l’entreprise)
• les avantages en nature lorsque le salarié en bénéficie toute l’année y compris pendant ses congés
• primes annuelles telles le 13^e mois, la prime de vacances, les primes exceptionnelles, la prime d’assiduité
• les indemnités de chômage partiel ou d’intempérie
• les revenus de substitution des absences (indemnités journalières,…)

Déterminer le maintien de salaire par rapport à l'absence

L'indemnité de congés ne peut pas être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il n'avait pas été en congés, calculée sur la base de la rémunération précédant les congés.

En pratique :

- l'horaire de travail pris en compte est celui effectué dans l'entreprise pendant la période de congés (y compris les heures supplémentaires), sauf pour les salariés à temps partiel pour lesquels on retient leur horaire propre ;

- la rémunération de base est celle perçue avant le départ en congés.

Lorsque le mois comprend à la fois une période de congés et une période travaillée, l'employeur doit ventiler le salaire du mois en cause entre la rémunération du travail et l'indemnité de congés payés.

Pour déterminer l’horaire, la méthode la plus rigoureuse, tout particulièrement si l'horaire n'est pas uniformément réparti, est celle retenue par la jurisprudence pour une absence, à savoir une ventilation par rapport à l'horaire réel du mois.

Exemple : l'horaire est de 7 heures par jour. Au cours d'un mois de 21 jours ouvrés (soit 21 X 7 = 147 heures), un salarié est en congé 7 jours ouvrés (soit 7 X 7 = 49 heures). Si le salaire à maintenir est de 1 800 €, la ventilation entre l'indemnité de congés payés (ICP) calculée selon le maintien du salaire et la rémunération du travail s'opère comme suit :

• ICP = (1 800 X 49) / 147 = 600 € ;
• rémunération du travail = (1 800 X 98) / 147 = 1 200 €.

Mais de nombreuses entreprises recourent à l'une des méthodes forfaitaires simplifiées suivantes pour calculer l'indemnité de congés payés (ICP) :

- calcul en nombre moyen de jours ouvrables (26) : ICP = (nombre de jours ouvrables de congé X salaire mensuel de référence) / 26 ;

- calcul en nombre moyen de jours ouvrés (21,67, souvent arrondis à 22 pour les horaires répartis sur 5 jours) : ICP = (nombre de jours ouvrés de congé X salaire mensuel de référence) / 22 ;

- calcul en nombre réel de jours ouvrés du mois de prise des congés : ICP = (nombre de jours ouvrés de congé X salaire mensuel de référence) / nombre de jours ouvrés du mois ou payés comme tels ;

- calcul en nombre réel de jours ouvrables du mois de prise des congés : ICP = (nombre de jours ouvrables de congé X salaire mensuel de référence)/nombre de jours ouvrables du mois ou payés comme tels.

Exemple : Un salarié est en congés pendant 13 jours ouvrables au cours d'un mois comptant 27 jours ouvrables (y inclus les jours fériés chômés et payés comme temps de travail effectif). Sur la base d'une rémunération brute de 1 525 €, la rémunération se ventilera comme suit pour le mois en cause :

• indemnité de congés payés : 1 525 X 13 / 27 = 734,26 € ;
• salaire : 1 525 X 14 / 27 = 790,74 €.

Déterminer le dixième de la rémunération

L'application du calcul du 1/10 de la rémunération doit être retenue si elle est plus favorable au salarié que le maintien de salaire.

Le 1/10 du total de la rémunération de la période de référence représente l'indemnité due pour le droit à congés totaux du salarié (5 semaines ou moins, selon les cas).

La fraction du 1/10 correspondant à chaque prise de congés peut être déterminée à partir de la durée du congé pris par le salarié, de ses droits à congés totaux et du montant global de l'indemnité de congés payés.

Exemple : La rémunération de la période de référence est de 27 440 €, soit une indemnité de congés payés de 27 440 / 10 = 2 744 € pour un droit à congés complet de 30 jours ouvrables.

Si le salarié prend une fraction de congés de 18 jours ouvrables, son indemnité de congés pour cette période sera de :

2 744 X 18 / 30 = 1 646,40 €.

Lorsque le mois comprend à la fois une période de congés et une période de travail, la rémunération totale peut être supérieure au salaire habituel du salarié (cass. soc. 12 janvier 1994, n° 91-20443 D).

Exemple : L'indemnité de congés pour 5 semaines est égale à 2 744 €. Le salaire mensuel du salarié est de 2 270 €. Au cours d'un mois de 27 jours ouvrables, il est en congés pendant 15 jours ouvrables et travaille pendant 12 jours ouvrables. Le calcul est le suivant :

• salaire = (2 270/27) X 12 = 1 008,90 € ;
• congés payés = (2 744 / 30) X 15 = 1 372 €.

Le total de la rémunération est de 2 380,90 €, soit un montant supérieur au salaire habituel.

Quand effectuer la comparaison ?

À défaut de précision légale, il existe deux cadres de comparaison.

Une fois par an

Il est admis que l'employeur puisse maintenir le salaire jusqu'à ce que le salarié solde son congé annuel (prise de la 5^e semaine) ou en fin de période de congé annuel. Il procède alors à la comparaison et, si nécessaire, verse un complément d'indemnité de congés payés.

S'il est sûr dès la première prise de congé que la règle du 1/10 est plus favorable (ex. : passage à temps partiel peu avant les congés), mieux vaut l'appliquer dès le début.

A chaque période de congés

Dans ce cas, l'employeur procède au double calcul à chaque prise de congé. Le salarié bénéficie à chaque fois de la solution la plus avantageuse.

Situation particulières

Lorsque les jours acquis sont supérieurs aux jours de congé légal

Le mode de calcul de l'indemnité légale de congés payés s'applique aux congés supplémentaires d'origine conventionnelle (comme, par exemple, des jours supplémentaires dus à l’ancienneté) ou légale (ex. : congés pour fractionnement).

Dans le cas du maintien de salaire, le montant journalier de l'indemnité doit simplement être multiplié par le nombre de jours de congés acquis.

Pour le calcul du 1/10, sachant qu'il correspond à 30 jours ouvrables de congés, il doit être multiplié par le nombre de jours de congés acquis et divisé par 30.

Exemple : Le 1/10 de la rémunération est de 2 744 € ; il correspond à 30 jours ouvrables de congés. Le salarié ayant droit à 32 jours de congés, l'indemnité de congés pour 32 jours est de : 2 744 X 32/30 = 2 926,93 €.

Lorsque l'entreprise est fermée

La fermeture de l'entreprise pendant la période de congés annuels ne modifie pas les règles relatives au calcul de l'indemnité de congés payés.

Régime social et fiscal de l'indemnité

L'indemnité de congés payés a la nature d'un salaire : elle est soumise à toutes les cotisations et contributions en vigueur et à l'impôt sur le revenu.

Affichage sur le bulletin de paie

L'employeur doit indiquer sur le bulletin de paye :

- les dates début et fin de la période de congés payés ;

- le montant de la retenue sur le salaire (l’absence) ;

- et le montant de l'indemnité de congés.

En cas de calcul de l'indemnité selon la règle de maintien de salaire, il est admis que seules les dates de congés figurent sur le bulletin.

Exemple

Un salarié est embauché le 1er juin 2018. Il perçoit un salaire brut de 2 000 euros par mois.

Le salarié a perçu du 1^er juin 2019 au 31 mai 2020 :

• un salaire de base :                                                                                             24 000 euros
• treizième mois versé en décembre 2019 :                                                          2 000 euros

Il bénéficie en outre d’un avantage en nature logement de 66.00 euros mensuel qu’il occupe même en période d’absence.

En octobre 2020, son salaire de base passe à 2 100 euros par mois. A cette même date, l’avantage logement passe de 66.00 à 94.00 euros par mois.

Périodes de congés prises par ce salarié :

• du 3 au 31 juillet 2020 inclus
• du 19 au 23 avril 2021 inclus

L’entreprise calcule l’indemnité de congés payés en nombre moyen de jours ouvrables (26). Elle maintient d’abord le salaire puis procède à la comparaison « dixième / maintien » lorsque le salarié solde ses congés payés.

Nombre de jours de congés pris du 3 au 31 : 20 jours

Déduction absence congés payés :                       2 000 x 20 / 26 = 1 538.46 euros

Indemnité de congés payés :                               2 000 x 20 / 26 = 1 538.46 euros

            Extrait du bulletin de juillet 2020 :

                        Salaire de base :                                      2 000

                        Absence congés payés :                           - 1 538.46

                        Indemnité de congés payés :                      1 538.46

                        Avantage logement :                                     66.00

                        Total du brut :                                          2 066.00

Nombre de jours de congés pris du 19 au 23 : 5 jours

Déduction absence congés payés :                        2 100 x 5 / 26 = 403.85 euros

Indemnité de congés payés :                                2 100 x 5 / 26 = 403.85 euros

Comparaison « dixième / maintien » :

-           Règle du dixième :                                  24 000 x 10 % = 2 400 euros

Le treizième mois et les avantages en nature logement ne sont pas pris en compte pour le calcul du dixième. Ils ne rentrent pas dans la base congés payés.

-           Maintien de salaire :                                2100 euros

-           Complément à verser :                            2400 – 2100 =   300 euros

            Extrait du bulletin d’avril 2021 :

                        Salaire de base :                                      2100

                        Absence congés payés :                           -   403.85

                        Indemnité de congés payés :                        403.85

                        Complément d’indemnité de congés               300

                        Avantage logement :                                     94.00

                        Total du brut :                                          2494.00

Dans l'application paie

Pour chaque dossier, il faut, avant toute chose, renseigner la règle retenue par l’employeur pour le calcul de l’indemnité de congés payés : maintien systématique, dixième ou calcul de la méthode la plus favorable pour le salarié à chaque prise de congé.

Accès : Paie | Paramètres | Préférences | Sociales | onglet CP

Dans la zone « Valorisation », une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de calcul de l’indemnité de congés payés. Les choix suivants sont disponibles :

• Non valorisé : seuls les jours de congés pris apparaissent dans les rubriques. Ils ne sont pas valorisés car l’employeur souhaite appliquer la méthode du maintien, sans afficher ni l’absence ni la valeur de ce maintien sur les bulletins.
• Maintien strict : à chaque prise de congés, l’indemnité se calcule sur la méthode du maintien. A noter que si la case « régularisation annuelle » au bas de ce même écran est cochée, l’application fera une vérification de la méthode la plus favorable entre dixième et maintien sur le dernier mois de l’exercice de congés payés (dans notre exemple, ce dernier mois est le mois de mai puisque nous avons renseigné dans ce même écran, que le début de l’exercice de congés payés avait lieu en juin). A la suite de cette vérification, si un écart est constaté en faveur du salarié, celui-ci sera automatiquement affecté dans la rubrique 3011 « Régularisation annuelle dixième CP » qui sera insérée sans aucune intervention manuelle, dans le bulletin de ce dernier mois de l’exercice de congés payés.
• Plus favorable : l’indemnité est calculée selon la méthode la plus favorable pour le salarié entre dixième et maintien, à chaque prise de congés. Aucune régularisation n’est alors nécessaire en fin d’année, même si la case « régularisation annuelle » est cochée.
• Maintien avec dixième : la méthode du maintien est retenue lors de chaque prise de congés payés par le salarié, sauf pour la dernière (c'est-à-dire sauf au moment où le salarié solde ses jours de congés payés annuels). Lors de cette dernière prise de congés, la comparaison entre le maintien jusque là appliqué et la règle du dixième est effectuée. Si un écart est constaté en faveur du salarié, cet écart apparaît sur le bulletin de la dernière prise de congés, dans la rubrique d’indemnité de congés payés versée.
• Dixième strict : à chaque prise de congés, l’indemnité se calcule sur la méthode du dixième. A noter que si la case « régularisation annuelle » au bas de ce même écran est cochée, l’application fera une vérification de la méthode la plus favorable entre dixième et maintien sur le dernier mois de l’exercice de congés payés. A la suite de cette vérification, si un écart est constaté en faveur du salarié, celui-ci sera automatiquement affecté dans la rubrique 3011 « Régularisation annuelle dixième CP » qui sera insérée sans aucune intervention manuelle, dans le bulletin de ce dernier mois de l’exercice de congés payés.
• Taux journaliers sur jours à travailler dans l'année : l'indemnité se calcul à partir de la valeur du dernier mois sans absence

Pour le calcul de l’absence :

En fonction du choix des jours ouvrés ou des jours ouvrables pour l’acquisition des jours de congés payés, le nombre de jours qui sert à déterminer l’absence de congés payés, s’affiche automatiquement dans la zone « Nombre de jours par mois ». Ainsi, dans notre exemple (coir copie d’écran ci-dessus), le mode d’acquisition a été précisé avec une gestion en jours ouvrables. De fait, le nombre de jours par mois pour le calcul de l’absence, est automatiquement 26.

En renseignant les jours ouvrés dans le mode d’acquisition, on aura automatiquement 21.67 jours par mois pour le calcul de l’absence.

A noter que pour valoriser le montant de l’absence, on retiendra tous les éléments du brut présents dans le bulletin qui entrent dans le calcul de l’absence. Pour que le montant salarial d’une rubrique du bulletin entre dans le calcul de l’absence, il suffit de cocher la case « Pris en compte en calcul Absence CP » dans les accumulateurs de la rubrique, comme ci-dessous, par exemple, pour une prime de nuit (on suppose que la rubrique est déclinée au niveau salarié).

Accès : accéder à la fiche salarié | onglet rubrique | sélectionner la rubrique souhaitée | onglet accumulateurs

A noter : l’accumulateur qui se trouve juste au-dessus dans cette liste (CP : Montant inclus dans la base dixième), permet de faire rentrer ou non le montant de cette prime dans la base congés payés (la valeur dont on se sert pour le calcul du dixième). En principe, et sauf exception, un élément qui entre dans la base congés payés, entre également dans le calcul de l’absence. L’une des deux cases sera donc rarement cochée si l’autre ne l’est pas.

Pour le calcul du maintien :

Attention : le maintien ne se calcule pas avec les éléments de salaire du bulletin en cours, mais sur la base du dernier salaire versé sans absence. Cette valeur (constituée des montants salariaux des rubriques dont la case « CP : Montant inclus dans le calcul du maintien » - voir écran précédent) est stockée dans un compteur accessible lorsque l’utilisateur est en train de préparer le bulletin en cours.

Préparation du bulletin de paie pour un salarié qui prend des congés sur le mois :

- Insérer la rubrique 3000 – « Absence congés payés » ;

- La rubrique 3010 – « Indemnité de congés payés » s’insère automatiquement sur le bulletin ;

- préciser le nombre de jours de congés pris, dans la colonne « Nombre » de la rubrique 3000. Inutile de saisir le signe négatif (dans notre exemple, notre salarié à pris 5 jours de congés sur le mois) ;

- les montants de l’absence et de l’indemnité de congés payés se calculent automatiquement en fonction du paramétrage mis en place. 

Montant de l’indemnité : 1600 / 26 x 5 = 307.69 – Dans notre exemple, le maintien est plus favorable que le dixième.