Le contrat d'apprentissage

Le contrat d'apprentissage permet à l'employeur d'embaucher un jeune qui prépare un diplôme tout en travaillant dans l'entreprise.

Particularités du contrat d'apprentissage

L'apprenti, malgré les heures passées en CFA, est un salarié à temps plein : il bénéficie de la réglementation concernant la durée du travail dans l'entreprise et peut, selon son âge, effectuer des heures supplémentaires en bénéficiant des majorations de salaire de droit commun.

L'apprenti suit le rythme de travail de l'entreprise dans laquelle il effectue son apprentissage, sous réserve des modalités spécifiques à son statut et à son âge.

Dans l'application paie

La date de début de contrat

Dans la fiche salarié de l’apprenti, c'est la date de début de contrat qui permet à l’application d'évaluer l'année d'exécution du contrat, un élément primordial pour le calcul du salaire minimum de l’apprenti.

La date d'ancienneté profession

Si elle est renseignée, la date d'ancienneté profession sera utilisée par l'application à la place de la date de début de contrat. Par exemple, si le salarié est exempté d'une année de contrat ou si la première année a été réalisée chez un autre employeur, il doit débuter avec une rémunération de 2ème année. Dans ce cas, renseigner la date d'ancienneté profession avec la date fictive de début de période d'apprentissage. Ce décalage permettra le déclenchement des taux de rémunération attendus.

Le contrat

Dans la fiche contrat du salarié, onglet « Période et Nature », préciser le type de contrat « Apprentissage », comme ci-dessous. 

Le montant du salaire doit être renseigné uniquement s'il est supérieur aux barèmes légaux ou conventionnels Il peut également être déterminé sur le bulletin en fonction d'une personnalisation du barème.

Dans le cas du respect des règles légales et conventionnelles, le bulletin est calculé conformément aux grilles en vigueur.

Si la rémunération saisie ou une grille de barème personnalisée venaient à être inférieures aux grilles légales et conventionnelles, c'est la rémunération minimum conforme à ces grilles qui sera calculée sur le bulletin.

Lors d'un changement d'année en cours de mois entrainant un changement de taux,  le bulletin calculera la rémunération au prorata des 2 taux.

Plusieurs cas possibles de contrats d'apprentissage peuvent être paramétrés:

Exemple: pour un apprenti âgé de 17 ans en 1ère année de contrat (27% du Smic).

1er cas : temps partiel, salaire mensuel renseigné plus favorable.

Saisir le montant de la rémunération, le nombre d’heures dans l’onglet « Salaire » et renseigner le calendrier.

Dans notre exemple, nous avons précisé une rémunération brute de 600.00 euros, supérieure au salaire minimum pour un apprenti de 17 ans en première année de contrat.

Exemple de bulletin pour notre apprenti à temps partiel

Calcul du salaire minimum effectué par l’application :

11.07 € X 60.66 X 27 % = 181.31€.

Le salaire saisi de 600.00 € est plus favorable.

2ème cas : temps complet, salaire mensuel renseigné inférieur au légal.

Saisir le montant de la rémunération et le nombre d’heures dans l’onglet « Salaire ».

Dans notre exemple, nous avons précisé une rémunération brute de 50.00 euros, inférieure au salaire minimum pour un apprenti de 17 ans en première année de contrat.

Exemple de bulletin pour notre apprenti à temps complet

Calcul du salaire minimum effectué par l’application :

11.07 € X 151.67 X 27 % = 453.33 €.

Le salaire saisi de 50.00 € est moins favorable donc non retenu.

En cas de redoublement

Si l’apprenti redouble l’une des années de sa formation, il doit conserver le taux de rémunération de l'année précédente. 

Pour cela, il convient de décliner la rubrique 0100, ou 0101 pour les forfaits jours, en suivant la procédure décrite ci-dessous.

Dans notre exemple, notre apprenti a débuté son contrat le 15 septembre 2022 et percevait en aout 2023 un salaire correspondant à 43% du SMIC conformément au barème (il a atteint les 18 ans en juillet 2023).

Redoublant, il doit continuer à percevoir cette rémunération

Il faut donc décliner au niveau de la fiche salarié la rubrique 0100.

Accès : Fiche salarié | onglet Contrat | sous-onglet Rubriques

Choisir Modifier et ajouter

Dans l'onglet Formules  :

1. Dans le cas d'un salaire appuyé sur le SMIC:

Modifier les champs:

• Taux salarial avec la formule : cstSmicHoraire()*taux de SMIC attendu. Si temps partiel, il convient d'ajouter le taux d'activité (exemple si temps partiel à 50%, à 43% du SMIC : cstSmicHoraire()*0.43*0.50 ).
• Montant salarial avec la formule : nbr_ln()*txs_ln()

        2. Dans le cas d'un salaire appuyé sur un minimum conventionnel:

Modifier les champs:

• Taux salarial avec la formule : mts_ln()/nbr_ln()
• Montant salarial avec le montant désiré.

La rubrique apparait dans la liste.

Attention : A partir de la première déclinaison, la gestion de l'évolution du salaire de l'apprenti cesse d'être automatisée.

Il conviendra alors de procéder à la modification de la rubrique de salaire de base à chaque échéance de revalorisation selon les modalités de déclinaison habituelles.

Ainsi, dans le cas d'un changement d'année en cours de mois, il conviendra également de changer le statut du taux et celui du montant en choisissant Imprimable-Modifiable.

Cela vous permettra de saisir sur le bulletin le montant global et le taux associé correspondant aux deux périodes du mois du changement de taux.

Exemple: Changement d'année au 15/09/2024 passage de 43% à 51% du SMIC (valeur 2023 pour l'exemple).

Montant : (11.27 x 151.67 x 0.43 / 30 * 14)+(11.27 x 151.67 x 0.51 / 30 * 16)=807.95 €

Taux :  807.95/151.67=5.3270

Calcul du bulletin

Passer en mode Modifier et saisir les valeurs calculées.

Personnaliser un barème de rémunération

Il arrive parfois qu’un salarié en contrat d’apprentissage bénéficie d’un barème personnalisé avec des taux de rémunération minimum spécifiques au contrat (par exemple pour un deuxième contrat après avoir déjà exécuté un contrat précédent) ou qu'une convention non modélisée définisse des taux plus favorables.

Dans ce cas, il est possible de renseigner des taux spécifiques directement dans sa fiche :

Accès : Fiche salarié | onglet Contrat | sous-onglet Période et Nature

Lorsque le Type de contrat  « Apprentissage » est complété, un bouton Personnaliser le barème apparait sous le champ. En cliquant sur ce bouton, une grille est affichée afin de saisir des taux différents des taux légaux ou conventionnels, taux qui ne seront affectés qu’à ce seul salarié :

Lors du calcul du salaire minimum, l’application recherche la présence de ce barème personnalisé au niveau de la fiche salarié. Si ce barème est renseigné, il est pris en compte en priorité pour le calcul de la rémunération minimum. Dans le cas contraire, ou si l’une des lignes de la grille est vide, l’application recherche cette donnée au niveau de la grille conventionnelle (ou légale si celle-ci n’existe pas).