Comment sont gérés les accès dans la GED ?

Les accès dans la GED sont gérés selon la hiérarchie suivante :

1. L'administrateur du gestionnaire de documents configurent les accès sur un type de document selon les profils métier.
2. Les managers ont la possibilité de créer des accès personnalisés pour un utilisateur sur un dossier client.
3. Les documents peuvent être confidentiels.

Qu'est ce qu'un profil métier ?

Un profil métier est une spécialité en relation avec le métier de l'utilisateur. Celui-ci est attribué à un utilisateur pour un dossier client.

Les profils métier par défaut sont déterminés sont lors de la création de l'utilisateur dans l'application Admin.

C'est également dans l'application Admin que les profils métier sont associés à un utilisateur pour un dossier client.

Puis ils synchronisés dans l'application Documents.

Liste des profils métier pour les collaborateurs :

• Manager (profil métier par défaut)
• Collaborateur (profil métier par défaut)
• Audit
• Comptabilité
• Conseil
• Fiscalité
• Juridique
• Paie
• Patrimoine
• Social

Liste des profils métier pour les clients : 

• Client administrateur
• Client standard
• Dirigeant
• DAF
• Responsable commercial
• Responsable financier
• Responsable fiscal
• Responsable juridique
• Responsable RH
• Service administratif
• Service commercial
• Service comptabilité
• Service finance 
• Service fiscal
• Service juridique
• Service RH

Exemple

L'entreprise "Lifeguard" a mandaté le cabinet comptable "Accounting" pour des missions comptables et paie.

Au sein de l'entreprise "Lifeguard", il y a :

• Jeanine Le Blanc : dirigeante (client administrateur)
• Alex Main : comptable (client standard)

Au sein d cabinet comptable "Accounting", il y a :

• Tom green : associé
• John Doe : manager
• Elise Lee : responsable client
• Thierry Plaz : collaborateur comptable
• Eric Dufour : collaborateur paie

Le cabinet comptable "Accounting" a défini l'arborescence et les accès de sa GED comme suit :

Afin de respecter les accès en fonction des métiers de chacun, un collaborateur leur attribue les profils métiers suivants :

• Tom green : manager (profil métier par défaut)
• John Doe : manager (profil métier par défaut)
• Elise Lee : manager (profil métier par défaut)
• Thierry Plaz : Comptabilité
• Eric Dufour : Paie
• Jeanine Le Blanc : Dirigeant
• Alex Main : Responsable comptable

Cette configuration implique :

• Tom green en tant que manager a accès à l'intégralité des types de document
  
• John Doe en tant que manager  a accès à l'intégralité des types de document
• Elise Lee en tant que manager  a accès à l'intégralité des types de document
• Thierry Plaz avec le profil métier "Comptabilité" a accès aux types de document suivants :
  • Achat
  • Vente
  • Relevé bancaire
  • Compte annuel
  • Document comptable permanent
• Eric Dufour avec le profil métier "Paie" a accès aux types de document suivants :
  • Bulletin de salaire
  • Dépôt de déclaration
  • Contrat
  • Déclaration annuelle du dossier "Paie"
  • Contrat de travail
• Jeanine Le Blanc avec le profil métier "Dirigeant" a accès aux types de document suivants :
  • Achat
  • Vente
  • Relevé bancaire
  • Compte annuel
  • Document comptable permanent
  • Document officiel d'enregistrement
  • Déclaration fiscale
  • Déclaration annuelle du dossier "Fiscalité"
  • Bulletin de salaire
  • Dépôt de déclaration
  • Contrat
  • Déclaration annuelle du dossier "Paie"
  • Contrat de travail
• Alex Main avec le profil métier "Responsable comptable" a accès aux types de document suivants :
  • Achat
  • Vente
  • Relevé bancaire
  • Compte annuel
  • Document comptable permanent
  • Déclaration fiscale