Achats permet la gestion de ses encours via l'ajout, l'édition et le paiement (ou remboursement) de factures et d'avoirs. Dans certains cas, un avoir est produit par un fournisseur pour qu'il soit déduit d'une facture émise par ce même fournisseur. Il est alors possible d'imputer un avoir sur une facture, action qu'il est possible de réaliser et suivre directement dans Achats.

Prérequis

En préambule, plusieurs conditions sont requises pour procéder à une imputation d'avoir : 

•  Les paiements doivent être activés sur le dossier concerné

voir l'article : "Activer les paiements dans Achats"

• L'utilisateur actif doit avoir un rôle de gestionnaire des paiements

voir l'article : "Paramétrer les gestionnaires des paiements"

• Le dossier doit comporter au moins une facture approuvée et à payer, ainsi qu'un avoir approuvé et à rembourser du même fournisseur

voir les articles : "Gestion des documents"

voir l'article : "Gestion des avoirs"

Imputer un avoir depuis une facture

Dans Achats, l'imputation d'un avoir se fait directement via la facture sur laquelle l'imputation doit être réalisée. 

En se rendant sur la vue d'une facture à payer (ou partiellement payée), si celle-ci est liée à un fournisseur pour lequel il existe également un avoir à rembourser (ou partiellement remboursé), l'action "Imputer un avoir" sera proposée aux côtés de la création de paiement.

Création d'une imputation

Cliquer sur "Imputer un avoir" permet d'ouvrir un formulaire de création d'imputation, similaire à celui de la création d'un paiement, à la différence qu'il est possible de choisir l'avoir à imputer, parmi ceux disponibles. 

Il est ensuite nécessaire de vérifier et corriger les informations pré-remplies de date de paiement (par défaut, à la date du jour), et de montant à imputer (par défaut, le montant maximum imputable, correspondant au plus petit des deux entre le montant disponible sur l'avoir, et le restant dû sur la facture). 

À noter : le formulaire de création d'une imputation est un raccourci de création de paiement traditionnel. Il est donc possible de changer de méthode de paiement depuis ce formulaire pour revenir à un paiement traditionnel. Inversement, il est possible depuis l'action "Créer paiement" de sélectionner le mode de paiement "Avoir", quand celui-ci est disponible, afin de créer une imputation

Une fois ces informations remplies, il suffit de valider en cliquant sur "Créer". Cette action entraîne la création d'une imputation, qui apparaît dans la liste des paiements du document.

Dans cette liste, il est possible de modifier et supprimer l'imputation, mais également d'accéder rapidement à l'avoir correspondant. Depuis l'avoir, l'imputation apparaît, en lecture seule. Il est possible de revenir rapidement à la facture depuis cette ligne d'imputation sur l'avoir afin de l'éditer ou la supprimer.