Il est important de bien comprendre les différents types de documents disponibles, afin d'assimiler les diverses interactions possibles au sein du CRM. Cette compréhension permet d'optimiser l'utilisation du système pour répondre aux besoins spécifiques des prospects et des clients.
| Répartition des types en fonction de l'état de l'affaire Une affaire cliente a accès à l'ensemble des types de document disponible. A l'inverse des affaires prospects qui sont limités à l'offre de service et la lettre de mission. |
Description des types de documents disponibles
L'offre de service
L'offre de service, couramment associée à un document de type devis, joue un rôle dans le processus de négociation avec le client. En proposant une offre sans passer immédiatement par la rédaction d'une lettre de mission, ce document facilite l'approche commerciale.
Une fois signée, l'offre de service initie automatiquement la création d'une lettre de mission au sein de l'affaire concernée, officialisant ainsi l'engagement entre le cabinet et le client.
La lettre de mission
A l'image de l'offre de service, la lettre de mission peut être considéré comme le contrat, qui formalise l'accord entre le cabinet et le client sur le périmètre, les objectifs et les conditions de réalisation de la mission confiée.
La lettre de mission est un document essentiel qui concerne nos clients et détaille les interventions récurrentes significatives, lesquelles peuvent être complétées par des interventions ponctuelles.
L'avenant
L'avenant est destiné aux clients, sa rédaction acte un changement récurrent du périmètre de la mission, qui nécessite une formalisation.
Cet avenant ne remet pas en cause le cœur de la mission en cours mais ajoute des modalités, qu'il faut prendre en considération, à des fins de continuité contractuelle. Utiliser les avenants assure la pérennité de la relation entre le cabinet et le client, permettant également de profiter de la fonctionnalité de renouvellement documentaire inhérente à CRM.
voir l'article : Renouveler un document"
La lettre de mission substitutive
La lettre de mission substitutive est utilisée pour annuler et remplacer, une lettre de mission précédente et ses avenants, afin de grouper l'ensemble du périmètre de la mission dans un nouveau document.
Ce document permet de mettre à jour les termes de l'accord en fonction des nouvelles attentes ou besoins du client, assurant ainsi que la collaboration reste alignée sur les objectifs mutuels.
Dans le cadre du renouvellement documentaire, ce type de document permet de manière simple et rapide, de faire signer périodiquement une lettre de mission actualisée au client et s'assurer de la mise à jour:
- des prestations proposées (mise à jour de l'équipement client en fonction des son activité, prise en compte des évolutions réglementaire,...)
- des tarifs associés, avec la possibilité d'appliquer un coefficient d'augmentation
- des Conditions Générales
voir les articles : "Renouveler un document" et "Appliquer un coefficient de réévaluation sur l'ensemble des missions"
Le bon d'intervention
Un bon d'intervention est prévue pour l'ajout de nouvelles missions simples et ponctuelles pour les dossiers clients.
Ce document spécifie les détails de l'intervention demandée, incluant la nature de la tâche, les conditions de réalisation et tout autre accord spécifique à cette intervention, assurant ainsi une gestion claire et efficace des demandes ponctuelles.
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