Créer un évènement

Modifié le Mer, 23 Févr., 2022 à 8:17 H

Créer un évènement est une action rapide proposées au niveau de la fiche Affaire

Un évènement se caractérise par : - 4 champs obligatoires (type, titre, date, participants)
- 4 champs facultatifs (heure et lieu de l'évènement, notifications, actions à mener)

Type d'évènements (obligatoire)

Il existe 4 catégories d'évènements :

Planifier un rendez-vous
Enregistrer une communication (téléphonique, email, courrier)
Déclarer un évènement (ex : vous apprenez une information sur votre client lors d'une manifestation à laquelle vous participez, ...)
Appel de courtoisie

Titre (obligatoire)

Le titre reste un texte libre.

C'est ce titre qui sera repris dans l'historique ainsi qu'au niveau de la page d'accueil du CRM

Date (obligatoire)

Cliquer sur le calendrier. Par défaut, vous êtes positionnés sur la date du jour.

Il est possible de spécifier un intervalle horaire en complément de la date (facultatif) :

Par défaut la case "journée" est cochée et vous n'avez pas à indiquer d'horaire.

Si la case "journée" est décochée, une heure de début et de fin est demandée en complémentPar défaut, lorsque l'utilisateur défini une date et heure de début la date de fin est calculée avec l'ajout d'une heure supplémentaire.

Participants et localisation

Contacts et collaborateurs (obligatoire)

Il est possible de sélectionner des collaborateurs mais aussi des contacts clients (dès lors qu'ils ont préalablement été créés dans le CRM).

Lieu de l'évènement (facultatif)

Plusieurs options s'offrent à vous, la sélection se fait en cliquant sur le bouton radio correspondant. Les précisions sont apportées via les listes déroulantes associées.

L'agence de rattachement de l'affaire (agence indiquée dans le pavé "Equipe" de l'affaire) proposée au niveau de la liste déroulante.
L'adresse personnelle du signataire de l'affaire ou celle de l'entité. Ces données sont également proposées au niveau de la liste déroulante.
Une autre adresse à saisir manuellement.

En complément si l'événement est un rendez-vous, l'information "Rendez-vous téléphonique" peut être renseignée.

Notifications (facultatif)

Les notifications s'utilisent dans le cadre de la planification d'un RDV. Cocher les cases correspondantes permet :
- d'envoyer un email d'invitation aux participants clients et collaborateurs au RDV
- d'envoyer un rappel SMS 24h avant le rendez-vous aux participants clients
Il est aussi possible d'informer du rendez-vous d'autres collaborateurs que les participants en renseignant leur nom dans le champs prévu à cet effet, ils recevront un email de notification.

Actions à mener (facultatif)

Une action peut être ou non associée à l'évènement créé.

Le cas échéant :

Cliquer sur le lien vert "+ Ajouter des actions" puis renseigner le libellé de l'action (le texte est libre).
Pour ajouter une action supplémentaire, cliquer à nouveau sur "+ Ajouter des actions".

L'envoi d'un mail

Une fois enregistré, l'évènement génère un mail à destination des collaborateurs concernés (les collaborateurs mentionnés dans l'évènement et ceux renseignés dans le bloc "équipe") avec un lien permettant d'accéder aux détails de l'évènement.